サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study まくら株式会社

物流拠点と本社が1つに―― ネットショップを支える「サイボウズ Office」利用法とは

業種
卸小売業
利用規模
6人~50人
よく使う機能
カスタムアプリ
掲載日
2017.12.25

枕を中心とした寝具を企画開発・通信販売する、まくら株式会社。2004年に千葉県我孫子市で創業した後、事業拡大に伴って本社を千葉県柏市へ移動、我孫子には配送センター「我孫子ロジスティクスセンター」を設置する2拠点体制となった。経済産業省「中小企業IT経営力大賞2012」の認定事例にもなっており、評価の高いIT利用を強みに、良質な寝具の開発・販売を行っている。今回は、「サイボウズ Office」の選定・導入を行い、現在も中心メンバーとなって運用に関わる、専務取締役の雑賀 俊明氏に話を伺った。

Point

  • No Emailが実現! 気軽で効率的な社内コミュニケーションが可能に

  • 業種特有の仕事も、カスタムアプリで自由に効率化!

  • 「情報共有のツール」と「スタッフ全員の共通の居場所」として活用

導入背景

大量のEメールを処理する限界と、
カスタムアプリの可能性を感じた

――「サイボウズ Office」を導入されたのは2010年、創業から約6年後とお聞きしました。このタイミングで導入を決められたのは、どのような理由からだったのでしょうか。

この時期は、スタッフが年間で5~6人増えるなど、かなり会社の規模が大きくなっていた時期でした。「サイボウズ Office」を使うまでは、連絡は口頭かEメールで行っていたのですが、規模が拡大するに伴って、特にメールの確認漏れが多くなりまして。社内での連絡を中心に、何か皆で効率良く情報共有できる方法がないか、探し始めたのがきっかけです。

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専務取締役 雑賀氏

他の製品もいくつか検討していましたが、「最も見やすかった」という点で、最終的に「サイボウズ Office」を選びました。社内にはエンジニアなどもいますが、全員がパソコンに精通しているわけではないので、「視覚的に使いやすいか」が、選定基準として重要でした。
その後、プレミアムコースだけで使えるカスタムアプリの利用イメージも多く思いついたので、特に迷いもなく、プレミアムコースへの移行も決めて、現在に至ります。

利用方法1

各機能を使い分け、No Emailで効率的な
社内コミュニケーションを実現

――現在はどのようにご利用されていますか。

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社内メッセージや施設予約、スケジュール、ワークフロー、カスタムアプリ等を活用しています。
社内での連絡は基本的にこれらの中で行うようになったので、今はもう社内同士でのEメールは全くありません。社外の方へのメールのような、特別にかしこまったやり取りは社内ではあまり必要ありませんので、「サイボウズ Office」の各機能内で気軽にコミュニケーションを取るようにした結果、効率的に仕事を進められるようになりました。

――それだけでも導入した意義は大きいですね。最も使われているカスタムアプリはどのようなものでしょうか。

頻度としては「休日一覧」が最も利用されていますね。誰がいつ休むかが登録できるようになっていて、「今日はこの人がいない」ということが、簡単に確認できるようになっています。

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以前は、休みも各自のスケジュールに登録して、そして社内メッセージで全員に連絡をするというやり方をしていたのですが、とにかく手間がかかっておりました。
メッセージについては、確認する側も手間ですし、送る側も手間です。スケジュールについても、人数が増えるにつれて、誰がいつ休みかが、少し見ただけでは分かりにくくなりました。それなら、休日だけを登録するアプリを作ろう、ということになりました。

なので、急遽のお休みの場合は除きますが、今はこの「休日一覧」に登録しておけば、基本的にはそれだけで良く、連絡の必要はなし、スケジュールへの登録も必須ではない、という形にしています。

誰が今日休んでいるかを確認するのも、この方が分かりやすく、手間も少なくなりました。

利用方法2

小売業特有の業務も、カスタムアプリで効率化

――小売業ならではのカスタムアプリも多く並んでいるようにうかがえます。例えば「返金依頼」というアプリは…?

お客様から商品の返品希望・返金依頼があった際に、お客様への返金完了までの進捗状況を管理するためのアプリです。返金を受け付けた人が、このアプリに注文番号などを入力して登録するところから始まって、担当者が返金後に「返金済」とステータスを変更するまでが、このアプリを使う一連の流れです。

返金は、正しく商品が返ってきたことを確認してから行うので、返品・返金のご連絡を頂いて、返品を確認して、実際に返金して…といったそれぞれの作業の間で、どうしてもある程度のタイムラグが発生します。その中で作業漏れを防ぐために活用しています。

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――なるほど。「メディア掲載」についてもお聞きしてよろしいでしょうか。

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メディアから取材が入ったときに、登録しておくものですね。
例えばテレビで取り上げられるときは、電話で問い合わせされるお客様もいらっしゃるので、事前に情報共有しておくと、対応がスムーズにできます。
また、特に反響が大きそうなときは、商品を確保しておくといった対応もできます。

――良いですね。「ロジメッセ」はどういうものでしょうか。

我孫子に「我孫子ロジスティクスセンター」という配送センターを構えているのですが、そこにあるモニターに表示するメッセージを登録するためのアプリです。弊社のエンジニアが開発したシステムがそのアプリのデータを読み込み、モニターに表示する仕組みです。

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独自のプログラムで「ロジメッセ」に登録されたデータを表示

――「サイボウズ Office」の標準機能でトップページにお知らせを出すことはできますが、アカウントを持っていない方は見られないですし、ログインしていないと気がつかないですからね。

そうですね。本社側は基本的にパソコンの前での業務ですが、配送センターは出荷が主な業務なので、ほとんど全員が、パソコンがない場所での立ち仕事です。なので、情報共有というと大げさかもしれませんが、母の日、父の日、クリスマスなどの繁忙期には販売店のキャンペーン期間について表示したりしています。

あるいは、「今日も頑張りましょう」といった形で、文字通りのメッセージを登録するときもあります。例えば、少し前に退職される方がいたのですが、その日はそれまでの感謝を込めて、「○○さん、お疲れ様でした。GOOD LUCK!」と掲示することもありました。

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――なるほど、とても素敵な使い方だと思います。

導入効果

「サイボウズ Office」が「皆が繋がる居場所」に

――「サイボウズ Office」を導入して起きた、最も大きな社内の変化はどのようなものでしょうか。

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伊東温泉で開催される「全日本まくら投げ大会」で使われる公認枕

単純に情報共有が進んだのも、もちろんありますが、それ以上に「皆が繋がる共通の居場所ができた」というのが、1番大きいと思います。
我孫子の配送センター側も含めて、出社したら皆が必ず初めに「サイボウズ Office」を見ていますし、発信したいことがあれば誰でも発信できます。
「サイボウズ Office」がなかったら、全員が立ち寄って、情報を発信し、コミュニケーションを取る場って、今なかったかもしれません。

今後の展開

カスタムアプリを中心に、さらなる効率化を目指す

――「今後こういう使い方を検討していきたい」といったイメージはありますでしょうか。

非効率だったり、情報共有が上手くいっていなかったりする部分が業務で見つかれば、その都度、カスタムアプリを増やして改善していきたいとは思います。

また、社内にエンジニアがいる強みを活かし、ロジメッセのような「サイボウズ Office」内の情報を活用するアイデアがあれば、どんどん試していきたいと思っています。

――ありがとうございました。今後も業務効率化と素敵な社内コミュニケーション作りに、「サイボウズ Office」がお役に立てば幸いです!

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