サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社スキャンインター

「カスタムアプリ」で業務の効率化から
売上アップへ

業種
卸小売業
利用規模
6人~50人
よく使う機能
カスタムアプリ・スケジュール
掲載日
2014.05.29

今回ご紹介するのは、北欧の伝統ある製品を日本に輸入、販売している株式会社スキャンインター様です。専任の情報システム担当がいないスキャンインター様で、「サイボウズ Office」はどんな役割を果たしているのでしょうか。
スキャンインター様は平成元年に創業され、今年で創業26周年を迎える企業です。スウェーデンのLVI社のオイルパネルヒーターやカナダのパシフィックリムキャビネットのキッチンなど、使う人や地球環境に優しいことを併せ持つ製品を日本に紹介しております。社員数は12名(2014年5月現在)です。
現在「サイボウズ Office on cybozu.com」(プレミアムコース)をご利用いただいています。営業としてバリバリ働きながらシステムまわりも担当している影山 潤様にお話をうかがいました。

導入経緯

導入きっかけはカスタマイズ性、手厚いサポート、
リーズナブルな価格

"以前はスケジュールの管理はエクセルで行っており、そのエクセルファイルをサーバー上で管理していました。他のメンバーが更新している間は自分のスケジュールを登録できなかったりと不便に感じておりました。また、社外から簡単に確認できない点も問題に感じており、ウェブ上でスケジュールが管理できるラクスさんをまず導入しました。スケジュールの共有は楽になったものの、機能のわりには価格が見合わないと感じており、インターネットでより良い製品を探していたところ、「サイボウズ Office」に出会いました。

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「サイボウズ Office」を利用した営業部の1週間のスケジュール。
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スキャンインター株式会社 営業部 影山 潤 様

まず、30日のお試しを申し込んだのですが、スケジュールの共有だけでなく、自社の用途にカスタマイズできる「カスタムアプリ」がある点にとても惹かれました。お試し期間中に、さっそくカスタムアプリを使い始めたのですが、私にはシステムの経験がさほどなかったため、電話の手厚いサポートは大変助かりました。日本語でのサポートがあることってすごく安心しますね。これほどの機能がそろって、(カスタムアプリつきで)月額800円はとても安いと感じました。"

利用方法

「カスタムアプリ」はテンプレートとサポートを
有効活用しながら始める

必要な用途に沿って無料のテンプレートをインストール後、自分でオリジナルなアプリにカスタマイズ

――「カスタムアプリ」をどのように使い始めましたか。

サイボウズさんが提供しているテンプレートから使い始めました。テンプレートは出来上がりのイメージが湧くため、まず利用したい用途のアプリをインストールしました。その後、自分でオリジナルなアプリにカスタマイズしていきました。

――カスタマイズすることに問題はありませんでしたか?

電話でサポートしてもらいながら作りたいアプリが出来上がりました。ある時期、(何度も問い合わせしていたため)とってもお世話になっていたのですが、どの方もサポートのレベルが高かったのを覚えております。

――どちらのアプリから使い始めましたか?

まず、営業部で「商談進捗管理」から始めました。以前はエクセルでテンプレートがあったのですが、各営業マンが使いやすいように変えながら使っていましたため、形がどんどん変わっていきました。

――「カスタムアプリ」に移行してからの効果はありましたか?

カスタムアプリで運用してからは、フォームが一つに統一でき、月ごと、担当者ごとに案件をすぐに確認できるようになりました。以前もエクセルでできましたが、カスタムアプリでできるようにワンクリックでほしい情報をだすことができなかったため、いまは時間を有効的に使えています。また、朝礼では、商談進捗管理アプリを見ながら行うため、漏れがなく確認することができています。

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商談進捗管理アプリ

導入効果

「Before」、「After」で見る?カスタムアプリ利用

影山様は「商談進捗管理アプリ」に続き、全社員で使うアプリを3つ作成されました。それぞれカスタムアプリを利用する前の運用方法と、カスタムアプリを使った効果をみていきましょう。

日報

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Before
・以前、日報はメールで運用しており、業務が終わった後、「CC:全社員」で日報を日々送りあっていた。
・バラバラにくる日報のメールが散乱している状態。
After
・一つの画面で全員の日報を確認できるようになった。
・絞込を利用して、部署ごとに日報をリスト化できるようになった。
・日報が一方的に送るものではなく、コメントを利用することによって、相互のコミュニケーションの場となった。

勤怠管理(お休みの申請など)

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Before
・紙で行っており、社長が全てサインをしていた。
・外出している際、確認できない状態が続いた。
After
・社長が社外からアクセスできるようになり、どこにいても確認してもらえるようになった。
・メンバーのお休みが簡単に一覧で確認できるようになった。
・集計機能で、それぞれ何日お休みをとったか確認できるようになった。

共有タスク管理

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Before
・各自タスクを管理しており、共有のルールがなかった。
・電話の問い合わせは紙のメモ、メールの問い合わせはそのままメールで管理をしている人が多かった。
After
・新規問い合わせやプロジェクトのタスクをカスタムアプリに登録していくことで、タスクを忘れることがなくなった。
・「未着手」、「作業中」といった状況ごとのタスクを一覧で確認できるようになった。
・担当者ごとにどれほどタスクを持っているか集計して見れるようになり、お互いの状況を見える化できた。

商談進捗管理

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Before
・エクセルのテンプレートで運用していた。
・各営業マンが使いやすいように変えながら使っていたため、形がどんどん変わっていった。
After
・フォームが一つに統一でき、全体的の案件管理が便利になった。
・案件を月ごと、担当者ごとにワンクリックで確認できるようになった。
・予定の履歴が蓄積できるようになった。
・集計で状況ごとの毎月の売り上げがグラフで見える化できた。

今後の展望

今後の展望

――今後試したいカスタムアプリはありますか?

久しぶりに新しくカスタムアプリを作ろうとしたところ、使い始めた当初と比べてテンプレート数が増えましたね。これからは「契約書管理」アプリを試してみたいと思います。今は、紙ベースでファイルやPDFで契約書をファイルサーバーで共有しているのですが、カスタムアプリを利用することによってより便利になるかと思いまして。あとは「飲み会日程調整」アプリも試してみたいですね。何気にメールで飲み会の日程を調整するのって大変なんですよね。

――製品・サービスに対してのご要望がありましたら教えてください。

他社と気軽に使えるようになりたいですね。弊社は代理店様と多くのファイルの共有が発生するため、「サイボウズ Office」で管理ができると良いなとおもっております。あとは電話のサポートが5時半以降もあると嬉しいですね。

最後に、スキャンインター様から新たな事業についてお話を伺いさせていただきました。北欧を中心とした輸入建材や輸入雑貨のネット通販事業を新会社、株式会社ベストワンとして展開されるそうです。さっそくネットショップ北欧の森を見に行くと、北欧のあたたかみのあるフローリングに癒されました。ベストワン様も「サイボウズ Office」をご利用いただくとのこと。影山様はそれぞれの「サイボウズ Office」のスケジュールを相互に同期する便利ツール「Cybozu CrossSync」で、より効率的に使っていくことをお考えです。

取材を通して、業務の効率化はもちろん、ノウハウの蓄積や売上げに関わる顧客への対応スピードや漏れ防止にも「サイボウズ Office」をご利用いただいていることが伝わってきました。これからもスキャンインター様の躍進を楽しみにしています!

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