サイボウズ Office

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Function ファイル管理

世代管理で安心!
必要な書類がすぐに見つかるファイル管理機能

文書やデータを共有、最新のファイルを必要なときに見つけることができます。
ファイルのバージョン管理ができるので、誰がどのように更新したかも記録できます。

特長1

必要なファイルが
らくらく見つかる

「目的のファイルを探すのに時間がかかる……」ファイル管理はそんなお悩みを解消します。ファイル管理の検索機能を利用すれば、目的のファイルをかんたんに見つけることができます。

ファイルはフォルダごとに管理できます。ファイルの絞り込みや、プレビューの表示もできます。

リスト形式、またはサムネイル形式でファイルの一覧を表示できます。

ファイル共有に
便利な機能

  • ソート

  • 検索

  • プレビュー

  • トップに出す

ソート

ファイルの一覧を、タイトル、ファイル、更新者、更新日時、サイズで並び替えることができます。

検索

キーワードや条件を指定して、ファイルを検索できます。

プレビュー

ダウンロード前にファイルのプレビューを確認することもできます。画像ファイル、テキストファイル、PDFファイルでプレビュー表示を使用することができます。

トップに出す

重要なファイルをトップページの最新情報に表示させることができます。

特長2

大事な書類の
「うっかり上書き」ミスとおさらば!

複数のユーザー間でファイルを編集する場合でも、誰がどのように更新したかメモを残しながら、最大10世代までファイルのバージョン管理ができます。誤ったファイルをうっかり上書きしてしまった場合も、ワンクリックで1つ前のファイルに戻すことができるので、安心して使用できます。

誰がいつどんな変更を加えたか、変更日時やコメントを確認することができます。

バージョン管理を設定することで、安心してファイルを管理・共有することができます。

ファイルの
バージョン管理に
便利な機能

  • バージョンを
    戻す

  • 通知

  • 編集中のロック

バージョンを戻す

バージョン管理を利用すれば、過去のファイルを最新のファイルとして戻すことができます。ファイル名をクリックすると、過去のファイルをダウンロードできます。

通知

フォルダの更新通知を設定すれば、ファイルの追加や変更時に、更新通知を受信することができます。

編集中のロック

ロック機能は、ファイルの更新など作業中に、ほかのユーザーが編集できないよう、一時的に編集権限をファイルの編集者のみに制限する機能です。ファイル更新を同時に行ってしまうトラブルを防げます。

特長3

フォルダごとに
アクセス権を設定できる!

セキュリティを強化したいフォルダにアクセス権を設定すると、フォルダ内のファイル操作を制限できます。個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルもセキュアに共有できます。

フォルダごとに公開範囲を制限することができます。

アクセス権を設定すると、フォルダの閲覧、変更、追加、削除の操作を制限することができます。

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