サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社 プラスワンオート

iPadを利用したサイボウズの導入で
情報伝達のスピードは2分の1に

業種
卸小売業
利用規模
6人~50人
よく使う機能
カスタムアプリ
掲載日
2015.07.23

千葉県野田市を本拠地とする株式会社プラスワンオートは、中古車や事故車の買い取り、販売を事業の柱としている。 同社ではオーナーや保険会社から連絡を受け、迅速に廃車や事故車を査定し、高額で買い取る。買い取られた自動車は業者向けのオークションにかけられ、ディーラーや部品業者などに販売される。本社には自社工場を完備し、さまざまな自動車が修理とオークション販売のために並ぶ。フェラーリのような高級外車が持ち込まれることもあるという。 もとはといえば千葉県野田市に車両置き場、埼玉県越谷市に事務所を設置していた。しかし、工場と事務所の連携に時間的なロスが大きかった。査定から買い取り、販売までのスピードを重視する同社は、事務所を野田市に移転して業務の時間短縮化を図った。グループウェアを導入して、現場の従業員の情報共有を徹底することにした。 グループウェア導入時には、外資系メーカーによるツールも検討した。その結果、最終的に英語版を翻訳したような製品より「日本人の心がよくわかっている」「サイボウズ Office」を選択。しかも「最初からカスタムアプリの重要性に着目していました」とパーツ・サービス担当の鈴木隆司氏は語る。

導入背景と導入効果

サイボウズ導入で情報伝達のスピードは2分の1に

かつて千葉県野田市と埼玉県越谷市に拠点があったときには、持ち込まれた事故車の査定などの情報は、配送の従業員に書類を渡して越谷市の事務所に届けていた。あるいは、電話でやりとりをしてメモを残していた。

「いまでは考えられませんが、配送の人間に書類を託すと、1時間から2時間半ぐらい時間がかかりましたね。当時はそれが当たり前と考えていました。電話で伝達する場合は、言った、言わない、というコミュニケーションロスが発生しました」(鈴木氏)
コミュニケーションロスの解消には、それぞれの社員の現状をリアルタイムで把握し、お客様の車両情報をデータベース化して共有する必要がある。

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通常、グループウェアを導入する企業はスケジュール管理の機能から使い始める。

同社も最初に使い始めたのはスケジュール管理だった。しかし、導入当初から鈴木氏は、「サイボウズ Office」に「車両情報を管理するデータベースを構築し、現場や営業で共有すること」の実現を求めていた。明確な目的があった。

Microsoft OfficeのAccessを使ったこともあったが、業務に活用できるデータベースの構築は簡単ではない。情報システムに不慣れな営業が使いこなせるとはいえなかった。そんな情報化の壁を乗り越える可能性を、クラウド版「サイボウズ Office」のカスタムアプリに見出したようだ。

「最初に取り組んだのが車両管理・買取申請のデータベース。車両番号をキーにして、あらゆる情報を紐付けられるようにしたいと考えました。ところがヒアリングしていくうちに、登録しなければならない情報は230項目にも膨れあがりました」(鈴木氏)

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途方もない苦労を経て構築したが、効果も絶大だった。鈴木氏は、業務のスピードアップに貢献したことを強調する。「業務のスピード感は、従来と比較して2分の1という印象です。すべてデータとして残るので、うっかりしたミスもなくなりました」と語る。

利用方法 1

独学で作成したカスタムアプリは23個

カスタムアプリの作成に鈴木氏は情熱的に取り組んだ。「お試し期間から、後には戻れないぐらい作り込んでいました」と言う。勉強会に参加して学ぶこともあったが、ほとんど独学である。試行錯誤をしながら作り込んでいった。

コツコツと作ったアプリのデータベースは、現在では8,998レコードにも渡る。もちろんすべてのレコードがアクティブというわけではない。トライアルで作成して使っていないものもある。アプリ自体は現在23個。トップページにずらりと並ぶアイコンは盛観だ。それぞれが同社の業務を支えている。

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「設計書はないですね。作りながら方針を決めていきました。ただ、そんな風にフレキシブルにデータベースを作成できるのが、サイボウズ Officeのカスタムアプリのよさ。自由度が高いから、さまざまな用途に使えます」(鈴木氏)

5月から「残業管理」のアプリを運用し始めた。従来はワークフローの機能を使っていたが、4月に提供された配布テンプレートから、使わない項目を減らしてカスタムアプリ化した。このように最新のテンプレートをいち早く業務に取り入れることもあるという。当初は買取車の販売管理が中心だったが、いまやカスタムアプリは業務管理にとどまらない。労務管理の分野にまで及んでいる。

営業に対しては「商談・進捗管理」のアプリを作成した。お客様との会話など詳細を記録、情報を共有している。現在、このアプリは標準テンプレートとして提供されているが、鈴木氏はテンプレートが提供される前にゼロから作った。必要なものは自分で作る。カスタムアプリのDIY感覚が鈴木氏にはある。

利用方法 2

クラウドと紙を使い分けるハイブリッド主義

カスタムアプリによってあらゆる業務の効率化に着手しているが、すべてをクラウドによる「電子」的なデジタル処理にしているわけではない。場合によっては、手書きのアナログで処理した方が効率的なこともある。

「サイボウズで効率化できる部分はサイボウズで、プリントアウトした出力紙で処理したほうが早い部分はアナログで処理しています。つまり、デジタルとアナログを使い分けたハイブリッドによる活用です」(鈴木氏)

たとえばナンバープレートの有無など二次利用が求められない業務上の情報は、わざわざ「サイボウズ Office」のシステムに入力する必要はない。印刷用のチェックシートを作成して、プリントアウトした紙に「レ」を書き込んで作業を進めるようにした。その方が現場がやりやすかったからだ。

工場のどこに車両が置かれているかという入庫情報は、紙の地図を読み込んで使っている。データ化もしているが、直感的に場所を把握できない。しかし地図なら、一目瞭然で車両が置かれている場所が分かる。

視覚的な情報活用の面では、事故車の写真は現場でiPadで撮影した写真を掲載している。また、査定証などの画像ファイルをアップロードしている。
「写真に関しては、サイズによっては画面で開いたとき横になってしまうことがあるので、適切なサイズを試行錯誤しました。その結果、事故車の写真は200×200ピクセルに加工してアップロードしています」(鈴木氏)

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オークションで販売した車両の価格情報は経理部門に情報を渡しているが、ここでも経理のデータと連動させるのではなく、経理担当者が手入力でデータを打ち込むようにしている。というのは、すべて連携させると何かの不具合が生じたときにリスクが高まり、業務システムが止まってしまいかねないからだ。

「サイボウズ Office」上のデータと経理の台帳は、項目が重複している部分もある。しかし、あえて統合せずに分散させることで、リスクを回避している。

利用方法 3

現場ではiPadやiPhoneを端末として利用

「サイボウズ Office」の導入にあたっては「なぜ、これでやらなきゃならないのか?」という現場からの声もあった。パソコンの操作に不慣れな社員もいた。そこで同社ではiPadを営業担当者や配送ドライバー、メカニックに配布。パソコン操作の障壁を解消し、クラウドサービスの利点を最大限に活用している。

「工場はもちろん、出先でお客様との商談時にもiPadあるいはiPhoneで情報を確認できます。理想を言えば、モバイルプリンターでドライバーに引き渡しの伝票を手渡せるような帳票出力ができるといいですね」(鈴木氏)

車両の情報からお客様とのやりとりまで、すべて「サイボウズ Office」上に情報が蓄積され、いつでもどこでも確認できるようになった。営業個人の売上げはもちろん、勤怠についても営業担当者は社外からモバイルで確認できる。

「とりあえずカスタムアプリで可能なことはやりつくしたかな、という感じはあります」

鈴木氏はそう語る。しかしアイデアマンの鈴木氏は、今後も新たな機能追加やテンプレートの提供があれば、すぐにでも業務改善に着手するのではないだろうか。こうしてプラスワンオートの躍進は続く。

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