サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社柏圭

グループウェアがスムーズに浸透!
社員が喜んで使う導入・運用のコツとは?

株式会社柏圭

業種
卸小売業
利用規模
101人~300人
よく使う機能
カスタムアプリ・メッセージ・ワークフロー
掲載日
2020.05.01

株式会社柏圭はダイヤモンドを日本に輸入し、製造・卸・販売を行うジュエリーの総合メーカー。3つのオフィス・4つの直営店・16の百貨店という事業所間の社内コミュニケーションを円滑にすることと、メールや申請・決裁業務の利便性を求めて「サイボウズ Office」を導入した。社内浸透の工夫や導入効果について、執行役員で管理部部長の相場氏、営業本部販促チーム課長の伊坪氏、管理部の馬籠氏にお話を伺った。

Point

  • システム専門ではない担当者が導入・運用

  • 社員に寄り添う導入促進策でスムーズに浸透

  • メッセージに集まった販売現場の声が新商品の販促活動の活性化に寄与

導入背景

クラウド化で社内コミュニケーションを円滑にしたい

――グループウェア導入のきっかけを教えてください。

以前は社内コミュニケーションにLotus Notesのメール機能を使っていたのですが、クラウドツールではなかったので社内サーバーにアクセスできない店舗勤務の社員との情報共有に壁がありました。また社内でサーバー管理をするのも負担でした。そこで社内コミュニケーションツールのクラウド化に向けて検討を開始しました。kintoneOffice 365など複数のツールを比較検討し、メールの移行が主な目的だったので「サイボウズ Office」を選びました。検討中にサイボウズの「働き方改革」の取り組みを知り、深く感銘を受けたことも大きな決め手となりました。(相場氏)

●導入前の課題

【以前の連絡ツール】Lotus Notesのメール機能(社内サーバー)
・社内ネットワークへ繋がなければメールの確認ができない
・出張や外出の多い営業の連絡手段が複雑
・社内の状況が見えない店舗勤務者からの問い合わせが多数

【以前の申請・決裁業務】紙回覧
・決裁業務は内勤時のみ。決裁者が外出や長期出張だと業務が中断
・申請から決裁まで最大2ヶ月の回覧期間が発生することも

――導入・運用のご担当として馬籠様を抜擢された経緯を教えてください

馬籠はシステム専門ではありませんが、「サイボウズ Office」はシステムに詳しくなくても運用管理ができそうなので、仕組みをつくっていくセンスがあると思い抜擢しました。ちょうど彼女は、育休取得後、復職してきたばかりのタイミングで、時短勤務しており、社内での仕事のやり方に悩んでいるのではないかと思いました。自ら課題意識を持っている彼女がグループウェアの導入・運用に取り組むことは、本人にも周囲にも良い成果につながると考えてのことでした。(相場氏)

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「サイボウズ Office」の導入の責任者である相場氏

――導入・運用を担当された感想と「サイボウズ Office」のスキル習得法を教えてください。

「サイボウズ Office」は、設定や操作がわかりやすいので、私自身、使うのが楽しかったです。私は人前で話すのが苦手なのですが、導入促進のために開催した勉強会では、業務が劇的に改善されるのが嬉しくて積極的に説明することができました。

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馬籠氏は「サイボウズ Office 管理者向けレベルチェックテスト」カスタムアプリコースで高得点を獲得している。

「サイボウズ Office」についての知識は、自分が疑問に思ったり、社内から問合せを受けるたびに、webサイトにあるマニュアルやFAQで調べて身につけています。「サイボウズ Office」のホームページに載っている資料はほぼ全部見ましたし、サポートへの問い合わせも利用しました。それから管理者向けのレベルチェックテストにもチャレンジしました。クイズ感覚で楽しみながら、使い方も理解できて、とてもおもしろかったです。(馬籠氏)

浸透方法

社員に寄り添う運用ルールと勉強会でスムーズに浸透

――導入、運用にあたって工夫されたことがあれば教えてください。

導入・運用にあたって4つのことに取り組みました。

1つ目はスモールスタートです。「サイボウズ Office」を導入することで、業務上の利便性が上がりそうな部署から運用をスタートしました。具体的には、稟議や申請の多い営業部署です。そして「サイボウズ Office、いいね!便利だね!」と喜んだ社員が他部署のメンバーに口コミする形で人気が広がっていきました。口コミのおかげでメールとワークフローの導入が約3ヶ月で完了しました。

2つ目は既存のシステムとの併用期間を設けることです。「サイボウズ Office」とLotus Notesの併用期間を設け、それぞれで出来ることやかかる手間の違いを分かりやすく伝えました。「サイボウズ Office」は会社でも外出先でもメール送受信可能ですが、Lotus Notesは会社にいるときのみ可能、といった具合です。

3つ目はユーザーである社員に寄り添った設定と運用ルールにすること。稟議申請方法に3つの選択肢を設け、各自が使いやすい方法を選択できるようにすることで社員がなるべく抵抗感を感じずにすむようにつとめました。

●3つの稟議申請方法
1)今まで使っていたエクセルの申請書を印刷し、紙で回覧
2)今まで使っていたエクセルの申請書を「サイボウズ Office」のワークフローに添付して回覧
3)「サイボウズ Office」のワークフローに入力して申請し、ワークフローで回覧

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申請内容ごとに申請方法をまとめたカスタムアプリ

ワークフローでは、申請フォームの項目名や並び順などが、できる限りエクセルの申請書と見た目が同じになるように設定することで、社員が混乱しないように工夫しました。

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エクセルとワークフローの申請画面

このように運用した結果、申請する社員も承認する管理職も利便性を実感して、自然と「3)ワークフローに入力して申請し、ワークフローで回覧」を選ぶようになり、最終的にこの方法に集約されました。3種の申請方法があることで一時的に私たちの管理部側は業務が複雑になりましたが、会社全体の業務効率化を優先しての決断でした。

4つ目は勉強会の開催です。内容は、メール/スケジュール/メッセージなど「サイボウズ Office」の基本的な使い方についてです。このための事前準備はしっかり行いました。東京と名古屋で計10回実施し、会場ごとに内容にばらつきが出ないように東京と名古屋の勉強会の担当者間で資料や実際にあった質問などを共有しました。

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掲示板での勉強会の開催告知

半年後には基本機能をほぼ全員が使えるようになったので、応用編の勉強会も開催しました。応用編では、4種類あるスケジュールの登録方法の使い分けや、「トップに出す」機能、詳細検索の方法など、使うと業務がより便利になる機能に着目して伝えました。(馬籠氏)

勉強会に参加した側から見ると、高度な質問にも躊躇なく答える馬籠さんの様子には感動しました。準備の周到さと誠実さを参加した社員が感じ取って、会場の空気が一変していました。日時を変えて何度も開催してくれたので、参加しやすかったですし、「サイボウズ Office」使いやすいね!わかりやすいね!決裁が早いね!という評価が重なり、気がついた時には全社に浸透していました。(伊坪氏)

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伊坪氏。利用者としての実感を教えてくれた。

利用方法

メッセージで広がった販売現場の声

――活用されている機能について教えてください

社内のやりとりは主にメッセージ機能を利用しています。支店や店舗スタッフとのやり取りもクラウド化されたことでスムーズになり、特定のテーマで議論が白熱することもあります。最近盛り上がっているのは「フォーエバーマークベビーダイヤモンド」という商品の販売現場の声を共有するスレッドです。赤ちゃんが生まれた時に贈ることをコンセプトに開発した商品で、イニシャルのアルファベットにダイヤをあしらったジュエリーです。

この商品の反響や売れ行きを知りたくて「ベビーダイヤのスレッド」で情報共有を始めたところ、店舗のスタッフから「ひな祭りに祖父母からお孫さんへのプレゼントとして購入されました」「子育てを終えた兄夫婦に妹さんからおつかれさまの気持ちを込めて贈られるそうです」「こういうのが欲しかったと涙を流すお客様がいらっしゃいました」など、270件以上の感動的なエピソードが寄せられました。(伊坪氏)

message_01.pngベビーダイヤモンド 情報共有のためのメッセージの本文
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メッセージに各店舗から販売エピソードが寄せられる

とても素敵なエピソードばかりだったので、B to B向けの展示会でパネルにして紹介したところ、非常に好評で、「フォーエバーマークベビーダイヤモンド」のイメージアップにもつながりました。(伊坪氏)

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BtoB向け展示会の様子
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販売エピソードを元にしたパネル展示

業務の報告書だと売上の金額や件数ばかりが取り上げられがちです。このように現場の声が伝わり、さらにその共有の輪がどんどん広がり、販促活動が活性化したのは、「サイボウズ Office」のメッセージならではの出来事だったと思います。(伊坪氏)

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店舗での声を元に販促アイデアが生まれた

今後の展開

より情報活用できる状態をつくりたい

ーー営業などの現場ではどのような効果を感じますか?

社内コミュニケーションが円滑になりました。社内外問わず連絡手段が「サイボウズ Office」に一本化されたことで社内コミュニケーションの場面が広がりました。インターネット接続があればメッセージ確認ができるので情報共有がリアルタイムになりました。自ら必要な情報を探せる環境になったので店舗からオフィスへの問い合わせも減少しました。(伊坪氏)

ーー今後の展望は?

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今後は「サイボウズ Office」を発信者・受信者の特定が無く自由自在にコミュニケーションができる情報共有プラットフォームとして発展させ、より情報活用できる状態に引き上げたいと考えています。(相場氏)

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