サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社伊予鉄髙島屋

大手デパートがはじめてのグループウェアに「サイボウズ Office」を選んだ理由

株式会社伊予鉄髙島屋

業種
卸小売業
利用規模
101人~300人
よく使う機能
メッセージ・ワークフロー・掲示板
掲載日
2017.06.06

いよてつ髙島屋は昭和46年7月5日、松山市の交通の拠点である松山市駅に誕生したターミナルデパートです。オープン時より「愛媛に生まれた地元の百貨店」として地域の皆様から愛され、創業6年目にして年間売上高四国No.1を達成。現在では売上・売場面積ともに四国最大を誇る百貨店です。

Point

  • 社内の情報共有の強化、コミュニケーションの強化のためにグループウェアを導入

  • 「メッセージ」「掲示板」「ワークフロー」を活用して情報共有の電子化を実現

  • メール文化ならではの二度手間がなくなり、情報共有がスピーディーに

導入背景

情報共有の強化、コミュニケーションの強化を
「サイボウズ Office」で

――サイボウズ Officeを導入された背景を教えてください。

社内の情報共有の強化、コミュニケーションの強化のためにグループウェアの導入を検討しました。過去に事例はありませんが、内部の情報が外に漏れてしまうことを防いだり、危機管理の目的もあります。グループウェアを検討する中で「サイボウズ Office」がいいなと思ったのは、導入シェアが一位という安心感と、あとは使いやすさでしたね。クラウド版を選んだ理由は、やはり 1 ユーザー 500 円という安さです。自前でサーバーを構えるとなると、それだけで費用もかかりますので。

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「サイボウズ Office」のご導入を担当された、情報システムグループ 渡部様

社内浸透の工夫

試用期間中から勉強会を開始

――導入時苦労したことを教えてください。

はじめてのグループウェアだったので、やはり現場への浸透には時間がかかりました。まずどうやってログインしたらいいかもわからない、そんなところからスタートしました。お試し環境を利用し始めてから正式な運用までの間に各売り場に行って機能の説明をしたり、各売り場の責任者を集めて勉強会を行いました。この間に、基礎的な部分は習得できたのではないかと思います。
始めは「今までどおり紙と電話がいい」といった声もありましたが、徐々に慣れてくると「今まで紙でやっていた業務をグループウェアで管理したい」といった要望も出るようになってきました。

――浸透のために工夫されたことはありますか?

必ず毎日ログインしましょう、というルールを設けました。
朝会社に来て、今までならメールソフトを起動していたのを、まず「サイボウズ Office」にログインする、という習慣をつけるところからはじめましたね。

利用方法

「メッセージ」「掲示板」「ワークフロー」を
活用して情報共有の電子化を実現

――利用されている部署を教えてください。

今は、後方支援の事務部門のメンバーは全員がアカウントを持っています。売り場は、マネージャー以上の役職者のみ個人のアカウントを持っており、その他、売り場ごとに共通で使用しているアカウントがあります。

――具体的な利用方法を教えてください。

「サイボウズ Office」を導入する前はメール文化だったので、「メッセージ」が馴染みやすく便利だと感じています。「メール」とは用途を分けて、社内のやりとりは「メッセージ」で行っています。今までのようにメールだと、基本的に一対一のやりとりが多かったのですが、「メッセージ」を活用するようになってからチャット感覚で複数人でのやりとりができて便利ですね。

今まで紙と判子でやっていたワークフローも、少しずつ電子化を進めているところです。現在は、ワークフローを活用して休暇の取得等の届け出を提出しています。導入してすぐは販売代理店の方に雛形を作っていただきましたが、今では各部署の要望を聞いて情報システムグループのメンバーがフォームを作成しています。現在は総務系の物品購入のフォーム等を作成中です。
「掲示板」では毎朝の朝礼伝達用の資料を共有しています。こういったお客様がいらっしゃいます、新しいフェアが始まります、等です。人事部が資料を作成して、掲示板にあげています。売り場担当者がそれぞれ必要な資料をダウンロードして、朝礼を行っています。

導入効果

二度手間がなくなり、やりとりがスピーディーに

――導入効果を教えてください。

やはり、一番の効果は情報共有のスピードがあがったことです。通達関係でもメールよりスピーディーに確認できますね。今までだと、会議の予定を組むのにも、メールで参加者それぞれの予定を確認して、会議室の予約ひとつにも内線で管理部署に連絡を入れてました。メールを送ったので見てください、と電話をかけることもあったり。「サイボウズ Office」にログインする習慣がついてからそういった二度手間がなくなり、やりとりにスピードがつきました。スピードがついただけでなく、ワークフローを電子化したことでペーパーレスも進み、コスト削減にも繋がっています。

また、社内のやりとりもメールで行っていると社内情報を誤送信する、というリスクがあったのですが、グループウェアを導入して社内の情報を「サイボウズ Office」にまとめることでリスクも少なくなりました。

今後の展開

情報の電子化の推進

――今後の展開についてお聞かせください。

まだ全ての機能が活用しきれていないので、まずは今まだ活用できていない機能を使い倒すところからはじめていきたいと思っています。あとはワークフローですね。まだまだ電子化を進めていきたいと思っています。

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「サイボウズ Office」 導入事例

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