Case Study 株式会社ダイヤ昭石

ワークフローを活用して社内決裁をスピード化。自作のマニュアルで社内浸透を推進

業種: 卸小売業
利用規模: 101人～300人
よく使う機能: スケジュール・メッセージ・ワークフロー
企業HP: http://www.dia-s.co.jp/
掲載日: 2020.03.26

株式会社ダイヤ昭石は1972年に設立。40年以上に渡って石油製品の仕入れと販売を行っており、全国約46ヶ所のサービスステーションを運営しています。「もっと楽しく！もっと便利に！もっと安心安全に！」をモットーに、時代と共に変化するニーズに適合した商品やサービスの拡充に努めています。2000年にサイボウズ Office 3を導入。以来19年間に渡って全社で活用しているサイボウズ Officeの利用方法について伺いました。

INDEX

導入背景: スケジュール管理や作業進捗の共有のためサイボウズ Officeを導入

利用方法１: 申請フォームを作り込んで、誰でもスムーズに申請できるよう工夫

利用方法２: 充実した予定メニューを活用して、予定をどんどん登録

利用方法3: 社内のやり取りはメッセージに集約し、新機能も積極的に活用

活用Tips: 自作のサイボウズ Officeマニュアルで社内のお困りごとを解消

導入背景

スケジュール管理や作業進捗の共有のため
サイボウズ Officeを導入

2000年にサイボウズ Office 3を導入し、2013年にはクラウド版サイボウズ Officeへ移行した株式会社ダイヤ昭石。導入当時からサイボウズ Officeの管理者を務める中村さなえ氏にお話を伺いました。

――サイボウズ Officeを導入したきっかけを教えてください。

スケジュール管理や、作業進捗の共有などのためグループウェアを導入しました。サイボウズ Office導入前は、外出・出張等のスケジュールをホワイトボードで管理していたので、パソコンでスケジュールを共有できることはとても画期的でした。ワークフローも少しずつ使い始めました。当初は出張伺いのみで使用していましたが、前職でサイボウズ Officeのワークフローを使用していた営業統括部副部長の提案で、紙で捺印回付していた各種申請書をワークフローに移行しました。

――クラウド版に移行した理由は何ですか？

災害やトラブルが起こった際のBCP対策として、社内には各種サーバーを置かないという方針になりました。バージョンアップやバックアップなど、サーバー管理やメンテナンスにかかるコストを削減するためクラウド版に移行しました。

実は、クラウド製品に移行する機会に、サイボウズ Office以外の製品も検討したのですが、ワークフロー機能があるグループウェアがサイボウズ Officeのみだったこと、社内に馴染んでおり、使い勝手も良かったため、結果、「サイボウズ Office」を選びました。

利用方法１

申請フォームを作り込んで、
誰でもスムーズに申請できるよう工夫

――ワークフローの使い方について教えてください。

決裁が必要な申請は全てサイボウズ Officeのワークフローで運用しています。今では130種類ほどの申請フォームがあります。代表的な例としては下記のようなものがあります。

○物品の購入申請
○新規取引の申し立て
○社内で利用しているシステムの新規ユーザー登録・変更の申請

――申請フォームを作成する際に工夫されていることはありますか？

同じ経費を申請するフォームでも、申請者の所属部署によって承認経路が違います。本社のユーザーだけでなく、支店や店舗のユーザーもスムーズに申請できるように、部署ごとに申請フォームを作り分けています。申請経路も既に設定された状態になっているので、迷うことがありません。こうすることで、ユーザーは画面に表示された通り入力するだけで、簡単に申請することができます。人事異動などで承認者や決裁権限が変わった際には、手間はかかりますが、ひとつずつ申請経路を変更しています。

――ワークフロー申請導入前と比べてどのような変化がありましたか？

決裁業務のスピードが速くなりました。サイボウズ Officeのワークフローを導入したことによって、急ぎの場合はスマホからでも申請や決裁ができるようになりました。出張先や外出先からも申請・承認できるので、店舗を見て回るエリア担当など外出の多い社員は特に重宝しています。

また、決裁書類の保管も楽になりました。導入前は決裁書類をファイリングして保管していたので、大量のファイルを保管するためのスペースを確保しなければなりませんでした。今では、決裁に関する書類はサイボウズ Officeに保管し、決裁済みの申請一覧のみを紙に出力してファイリングしています。

資料を保管する手間だけでなく、探す手間も省けるので、監査への対応も効率化できました。監査法人用にもアカウントを作成しているので、監査の時期にはそのアカウントでサイボウズ Office内を見てもらうだけで済んでいます。検索機能を利用して過去のワークフローも簡単に確認することができるのでとても便利です。

利用方法２

充実した予定メニューを活用して、
予定をどんどん登録

――スケジュール機能の使い方と効果を教えてください。

サイボウズ Officeのスケジュール上で空いている時間は、自由に予定を登録して良いというルールで、社員同士で予定をどんどん登録し合っています。登録後、画面で見やすいように、会議系は青、外出系は紫、タスク系は水色、休暇関連はピンクといった形で予定メニューの色分けを工夫しています。社内からの要望に応えて予定メニューを追加することもあります。
スケジュール管理以外に、施設予約も活用しています。施設予約では、会議室や応接室などの施設に加え、プロジェクターや共用のパソコン、駐車場、営業車などを管理しています。施設予約は基本的に早い者勝ちです。
サイボウズ Office導入前はホワイトボードや会議、口頭でスケジュールを共有していましたが、今では先々まで予定が登録できるだけでなく、過去のスケジュールも確認できるので便利になったと思います。

利用方法3

社内のやり取りはメッセージに集約し、
新機能も積極的に活用

――メッセージ機能はどのように使われていますか？

メッセージは、社内メールという名前に変えて利用しています。個別のやり取りはメッセージ、全社向けの連絡は掲示板、と使い分けています。

最近気がついたのですが、総務のメンバーがメッセージにアンケート機能があるのを見つけて活用しているようです。具体的には、インフルエンザの予防接種に関するお知らせで、「会社近くの提携病院で受けますか？自分のかかりつけの病院で受けますか？」というアンケートをとっていました。アンケート結果から提携病院での接種を希望する人数を病院に参考としてお伝えしていたようです。ほかにも、「懇親会は○○で開催する予定ですが、皆さんいかがですか？」と選択肢を○と✕にしたアンケートをしているのも見かけます。

――社内で自発的に活用が進んでいるところが素晴らしいですね！

活用Tips

自作のサイボウズ Officeマニュアルで
社内のお困りごとを解消

――サイボウズ Officeの管理者として何か工夫されていることはありますか？

グループ会社から出向してくる人もいるため、その度にサイボウズ Officeの利用方法を説明しており、社内から使い方をまとめて欲しいという要望がありました。そこで、仕事をする上でよく使う機能や問い合わせの多いポイントをまとめた資料を少しずつ作り始め、2014年頃に社内用のマニュアルとして共有しました。

――マニュアルにはどのような内容が書かれているのですか？

ログイン方法やトップページの説明といった初歩的な内容から、スケジュール、掲示板、メッセージなど、社内でよく使われている機能について解説しました。マニュアルはいままでサイボウズ Officeに触れたことがない社員でも馴染み深いエクセルで作成し、目次のシートで使い方を知りたい機能をクリックすると、該当の機能の説明シートへ飛べるようにしました。マニュアルを見るだけで操作イメージが伝わるように、サイボウズ Officeの画面キャプチャをたくさん載せています。

――マニュアルがあることで、社内での活用に変化はありましたか？

サイボウズ Officeに関するお困りごとの多くはこのマニュアルで解決しているようで、社内から問い合わせが来ることはほとんどありません。画面のキャプチャを載せているので、マニュアルを見て同じように操作すれば、使いこなせているようです。

――マニュアルはどのように共有していますか？

普段はファイル管理で保管しており、誰でも閲覧できる状態にしてあります。特に新入社員には目を通してもらうよう伝えています。最近、スマートフォンアプリのサイボウズ KUNAIのインストール方法をマニュアルに追加して、KUNAIを利用しているメンバーにメッセージで配布しました。使い方の勉強会をすることもあるので、そのときにもマニュアルを利用しています。

――どのユーザーでも問題なく利用できるように、申請フォームの作り込みからマニュアルの配布まで様々な工夫がなされていました。きめ細かい運用がサイボウズ Officeの社内活用を支えているのではないでしょうか。この度は誠にありがとうございました。

サイボウズでは、よく使われる12個の機能について基本のきを解説した、「サイボウズ Office」ユーザー様向け利用の手引きをご用意しています。PowerPoint形式の資料もございますので、直接編集していただきオリジナルマニュアルに仕上げることも可能です。社内浸透・教育にぜひお役立てください。