Case Study 株式会社 なまあず本舗

「サイボウズは年々新しいウェブの技術を取り入れながら進化していますが、いいなと思うのは、昔から変わらない優れた操作性。誤動作も少ないし、年輩の方にも使いやすくて分かりやすい。ボタンの並び順がどのアプリでも同じで、自然にマウスが動く位置にボタンがあります。ユーザーインターフェースに気配りを感じます」
建築関連の仕事では、70代でも現役で働いている方がいらっしゃるそうです。そんな方にも直感的な操作ができるサイボウズ Office。石塚さんは、ユーザーに優しいデザインを高く評価しています。
建築設計で重要な作業は、工事監理報告書の作成。カスタムアプリに現場の履歴を蓄積することで、工事監理報告書の作成を効率化しました。

「工事監理報告書の作成は手間がかかるのですが、カスタムアプリに集約した情報をWordの文書にコピー＆ペーストすれば、簡単に工事監理報告書を作ることができます。ただ、写真だけはデータの容量が大きくなるので別にしています」

先代の社長が経営していた頃には、お客様の情報は紙の台帳で把握していました。しかし、40年もの膨大な顧客情報を管理することが困難になったため、サイボウズ Officeを導入。情報のデータ管理に着手して、現在もそのデータベースを活用しています。

「新規顧客は毎年 130件程度です。年間を通して実際に会うお客様は限られています。データベースは個人と法人を分けていませんが、件数は少ないとはいえ、法人のお客様は案件の規模も大きく重要です」

顧客データベースは、まず電話やメールで問い合わせがあった時点で、問い合わせ管理のデータペースに情報を入力します。以前はアドレス帳を使っていましたが、カスタムアプリに変更しました。再び問い合わせがあったときに「雨漏りで困っている」というような問い合わせを検索して、参照しやすくするためです。

その後、発注があった場合は業務管理のデータベースに情報が引き継がれ、案件ごとのアプリと、年度と番号の5ケタでひもづけされた日々の業務を管理するアプリの２つで使い分けています。リレーショナルデータベースとして情報を扱うことで、検索性を高めています。

「お客様によっては、名前や住所以外には何も入力していないデータもあります。業務に必要のない情報は入力しなくてもよいことにしています」

データベースの情報は未入力の空欄のレコードがないようにデータの補完を徹底する企業もあります。しかし、不要な情報はあえて入力しないというシンプルな運用管理は、データ容量を圧迫しない顧客情報管理のコツと言えそうです。

建築業界では、お客様に記入いただく書類がたくさんあります。必要な書式を探し出して、書類を作成する作業は繁雑です。この書類作成の効率化に、サイボウズ Officeのファイル管理が貢献しています。

「お客様に書いていただかなければならない書類の書式が100～200種類もあり、必要に応じて種類は現在進行形で増えています。この書類をファイル管理で整理しています。よく使うもの、緊急時に必要なものなど分類して、ファイル管理を充実させてきました。一元管理しているので、お客様が訪問したときにサイボウズ Officeから書類をピックアップして、すぐに印刷してお渡しできます」

ファイル管理の機能によって防ぐことができるミスもあります。

「社内サーバー上にファイルを置くと、うっかり上書きして更新することがありますよね。サイボウズ Officeの場合は、一度アップロードしたファイルは更新できません。再びアップロードしなければファイルを書き換えられないことがいいと思っています。人為的な上書きミスを避けられるからです」

また、設計事務所でありながら、株式会社なまあず本舗には設計図の図面庫がありません。というのは、NASで構築した社内サーバーとクラウド上のストレージに、スキャニングした図面を保管しているからです。しかし大量な図面を探すために、各業務の年数などを記録したサイボウズ Officeのデータベースを活用しています。

特定の人だけ情報を知っていて、その人に聞かなければ仕事が進まない情報の「属人化」や「点在化」は、著しく業務効率を低下させます。サイボウズ Officeの最大の導入メリットは、情報共有による作業の時間短縮にあります。

「以前はお客様から電話がかかってきても、お客様のことを把握している人に聞かなければ事情がわかりませんでした。ところが現在ではサイボウズ Officeで検索すれば、住所からどんな案件なのか瞬時に分かる。時間短縮の効果は絶大です」

情報が共有されると確認に時間がかかりません。「担当者が不在だから分からない」ことがなくなり、結果として作業時間を短縮できます。

「サイボウズ Officeの機能を熟知して、業務効率を高める機能、あまり使わなくてもいい機能を把握することも大切でしょう。自動計算は最低限の機能だけ使っていますが、グラフのような分析機能は使っていません。情報システム部門があれば別かもしれませんが、中小規模の企業では、通常業務以外でグループウェアに割く時間は限られています。使い方は昔よりシンプルになっていますね」

グループウェアは多機能になりつつあります。しかし必要な機能を見極めて、使い方を単純化することも業務の効率化には必要かもしれません。