サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社 観光企画設計社

建築設計事務所の業務ツールとして
「サイボウズ Office」が活躍

業種
建設業
利用規模
51人~100人
よく使う機能
カスタムアプリ
掲載日
2014.07.10

ホテルのリノベーションに欠かせない、過去の設計図面の管理に「サイボウズ Office」を採用している大手建築設計事務所がある。 業界では珍しい「ホテル専門」の建築設計事務所、観光企画設計社だ。
日本、中国、アジアのホテル・シニアリビング等のホスピタリティー施設の設計を専門に、企画・調査・立案、建築設計、インテリアデザイン、リノベーション提案を事業としており、「ザ・キャピトルホテル東急」、「大阪マリオット都ホテル」、「シャングリ・ラホテル曲阜」といった5スター級ホテルを200以上手がけている。
今回お話を伺ったのは、企画情報推進部次長の玉井みどり様。 プロジェクトの企画業務やコンサルティング業務、そして社内のITシステム全般の面倒をみる自称「なんでも屋」だ。 大学時代に汎用機を扱っていた経験からIT知識の下地は強固である。加えて最新の情報収集も欠かさない。 最近では、移動中に原稿の執筆をすることの多い社長のために、OneDriveの設定や使い方のレクチャーをされたという、一社に一人欲しい"スーパー兼任情シス"である。

導入の決め手

国内外4拠点をセキュアに繋ぐには
クラウドが最適だった

2013年12月、同社は1998年から15年間利用していたパッケージ版「サイボウズ Office」からクラウド版の「Office on cybozu.com」へ移行した。

「サーバー入替えのタイミングでコスト比較をして導入を進めました。100ユーザーで利用しているとコスト的にはとんとんかクラウド版の方が高いのですが、電気代やサーバーメンテナンス工数を含めたコスト比較表を作り稟議を挙げたところすんなり通りました。ちょうど移行キャンペーンがあったのもコスト比較に有利でした。」

「セキュリティの問題については、BCPの観点からも社外にサーバーを置くべきだという考えが支持されました。また、国内外4拠点を結んでいるので、グローバルアドレスの管理や費用、セキュリティ対策を考えると、オンプレミスの方が大変でした。」

利用方法1

プレビュー画像付きデータでも
「サイボウズ Office」は検索スピードが早かった

構造計算書偽装問題以来、設計図面の保管期間は10年から15年に延びた。
ただ、法律の問題だけではなく、建て替えよりもリノベーションが多いというホテル業界の特性から、過去の図面の保管は15年どころでは無いのが実情だ。

この設計図面の管理に「サイボウズ Office」のカスタムアプリ機能が使われている。
実際のデータは別のクラウドストレージに保管されており、カスタムアプリには保管場所へのリンクが記載されている。
また、CADデータをpdfにしたものや紙図面をスキャニングしたものを添付することで、探していた情報かを簡単に確認してから本データを取得することができている。

「Microsoft Accessで作り込んでみたこともあるのですが、添付をつけると検索が遅くなってしまって実用的ではありませんでした。カスタムアプリは、画像を添付していても検索速度が早かったので利用することにしました。」

「なによりカスタムアプリはcsvから読込ができるのが良いですよね。使い慣れているエクセルに近いイメージなので1から設計とか考える必要がなくスルスル作れます。」

利用方法2

カスタムアプリの利用で、新人でも
詳細見積書が作成できるように

5スター級ホテルのインテリアはカスタムメイドである。
しかしながら、人間工学的に考えるとたいてい仕様は決まっている。

また、ホテルは常にどこかをリフォームしているもので、5スター級のホテルだと、カーペットや壁紙はもちろんのこと、客室の家具も5年程度で入れ替える。つまり常に案件が発生している状態だ。

このような背景から「初めて担当する人でも、簡単に見積書や企画書のたたきを作れる」事が求められていた。 そこで「Interior Details」というカスタムアプリを作成し、テーブル、椅子等のインテリアの仕様書や、ホテルのレセプションカウンターの図面を利用ホテル名と共に管理。初めて担当する人でも、過去の仕様書を元に見積書や企画書が作成できるようになった。

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リレーション機能で英語表記と日本語表記を取り込む工夫をしている

編集後記

建築設計事務所の「業務ツール」であること

観光企画設計社様の事例は、スケジュールや掲示板といった社内の情報共有ツールとしてだけでなく、設計事務所の業務ツールとして「サイボウズ Office」が利用されていることを知っていただく機会になったのではないか。
同社では今後も「プレゼン資料用写真素材管理」など、業務で必要なツールをカスタムアプリで作成する予定だという。
2020年の東京オリンピックを前に活気づくホテル業界で「サイボウズ Office」が業務ツールとして利用されていることを心から嬉しく思う。

(文責/いずみ)

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「サイボウズ Office」 導入事例

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