Case Study 株式会社 栄住産業

昭和51年創業以来、独自で開発した木造住宅の防水工法を元に、研究を続けてきた「株式会社 栄住産業」。案件管理や施工予定など、全国にある営業所間が連携して業務を行う上で、「サイボウズ Office」は欠かせない存在となっている。
本日は、福岡本社 情報システム部 部長 田中 弘幸 氏にお話を伺いました。

――「サイボウズ Office」を選ばれた理由を教えてください。

弊社では「サイボウズ Office」を導入する前に、Webデータベース「サイボウズ デヂエ」を利用していました。そのため、グループウェアを導入する際に全く別の企業のサービスを利用するよりかは、使い慣れている同じ企業のシステムを使う方が、社員にとって混乱がなく利用できると考えたため、同社の「サイボウズ Office」を検討しました。
ただ、念のため他社製品も一通り情報収集し、確認を行いました。しかし、操作性や画面のデザインで、「サイボウズ Office」は一番使い勝手がよかったため、導入に踏み込みました。

――具体的にどのような点で使い勝手がよいと思われましたか？

企業やユーザー個人に合わせて、自由度が高くカスタマイズできるところです。例えばトップページです。全社員共通の画面ではなく、社員一人ひとりに合わせてトップページに表示させる機能をカスタマイズできるところです。ユーザー毎に、必要な情報だけを表示させることができるので、みなそれぞれ使い勝手よく利用できています。

その他にも、企業毎やユーザー毎に使い方や画面の変更を制限することができる機能は、「サイボウズ Office」の使い勝手の良さが出ているところだと思います。

――「サイボウズ Office」の使い方を教えてください。

メインで利用している機能は「カスタムアプリ」です。元々「サイボウズ デヂエ」を利用していたこともあり、グループウェア本来のスケジュール管理や掲示板機能といったコミュニケーションツールとしてではなく、業務アプリケーションに特化して利用しています。

――具体的にどのような業務アプリケーションを作成し、利用されていますか？

弊社には全国に営業拠点があるのですが、ほとんどの拠点で利用しているのが「物件管理」アプリです。誰がいつどの案件を対応しているのか、売上の見込み額はどのくらいなのかなど、案件に関わる様々な情報を一元管理しています。

ユーザー毎の対応件数や、案件の進捗状況別に情報を絞り込んで確認できます。また、自分の案件だけでなく、営業所内全ての案件を一覧で確認できるため、対応漏れを防ぐこともできています。

また、少し前に利用を開始したアプリとしては「事故車両管理」アプリがあります。一時期、業務中の車両事故が多発した時がありました。その時に、具体的に数字で見えた方がみんな意識するようになるのではないかと、事故の発生状況を管理するアプリを作成しました。結果、総務部として情報共有の必要性と視覚的に把握することが重要だと気づいていただけました。

その他にも、以下のように様々な業務アプリケーションを作成して利用しています。

【メーカー発注管理アプリ】

メーカーに対して、いつどのような商品を注文したのかなどを管理しています。
見積書をPDF化して管理しています。

【行動実績管理アプリ】

案件に対して、どのくらいの期間、誰が対応したのかという数値的な実績を管理しています。

【下請け業者管理アプリ】

拠点毎に、どのような下請け業者がどこにいるのかなどを管理しています。

――複数の拠点や社員がいる中で、皆さんに同じように活用してもらうための工夫などはありますか？

一番気をつけているところは、「親しみをもってもらうこと」です。元々ITやシステムに疎い業界です。また、私も元々営業出身のため、現場の目線に立ち、まずは抵抗なく利用してもらうことを第一に考えました。抵抗なく利用してもらうためには、遊び心を入れる必要があると思っています。
実際に、実行していることとしては「カスタムアプリ」のアイコンです。例えば、鹿児島営業所で利用しているアイコンは名産物にちなんで、「桜島大根」のイラストにしてみたり、熊本営業所であれば「くまモン」のイラストにしてみたり、みんなで楽しみつつ親しみを持って利用してもらえるようにしています。このアイコンを色んなイラストにしたことは、とてもよい結果となりました。みんな電話などで「桜島大根の件なんだけど・・」といった形で、親しみを持って、利用できていると実感しています。

また、「サイボウズ Office」を選んだ理由でもある「カスタマイズの自由度」も、社内浸透のために活きています。弊社のカスタムアプリ内には、同じようなアプリが複数あります。なぜかというと、各拠点、地域営業所という考えではなく、１つの企業のようにとした独立した業務体制を取っているため、それぞれが求める情報、管理したいデータというのは異なってきます。そのため、同じような利用用途のアプリだとしても、以下のように入力項目等に差があります。

このように、拠点や部門、人に合わせて使い方を自由に変更して、みんなが平等に使いやすくなるように心がけています。

――「サイボウズ Office」導入により感じる効果を教えてください。

弊社では、外出が多い社員には基本的に iPadを配布しています。「サイボウズ Office」をiPadで利用し始めたことにより、双方の活用頻度が高くなったように感じています。今までは社内に戻らないと入力できなかった案件情報が、営業活動の隙間時間で入力できるようになりました。また、商談中に質問されたことに対して、社内に電話で確認していたことが、今ではその場でiPadを利用してすぐに確認できるようになりました。今まで以上に時間を有効活用できているように感じます。

そして、「サイボウズ Office」に様々な情報が集約されるようになったことで、時間と場所が制限されずに仕事をすることができるようになりました。そのことにより、少しずつではありますが、在宅作業を行う社員が増えてきました。これは弊社のワークスタイル変革にもつながっています。

――御社にとって「サイボウズ Office」とはどのような存在ですか？

正直、社内のコミュニケーションツールとしてはあまり利用できていないかなと思います。ただそれ以上に、サイボウズが止まってしまうと業務が止まってしまうくらい、コンプライアンスに関わる重要なツールになっています。
また、管理されるためのツールではなく、自分たちがより業務をやりやすくするために、自分たちが必要だと思って使っています。その理由として、通常社内システムの多くは、外注して仕様変更等を行ってもらいますが、「サイボウズ Office」の場合は、自分たちにあったシステムを自分たちで協力し合って、よりよいものを作り上げていくことができるシステムだからだと思います。
これからもどんどん「カスタムアプリ」には新しいアプリが増えていき、活用の幅が広がっていくと思います。今後もただのコミュニケーションツールとしてのグループウェアではなく、商売に必要なツールとして利用し続けていきたいと思います。