Case Study 株式会社アーキテックプランニング

「社長が急にサイボウズをいれるぞ！って(笑)」

ありがとうございます(笑)。どんな課題があってグループウェアに興味を持っていただいたのでしょうか。また比較検討した製品はありましたか？

「業績も安定してきて、人も毎年3人ずつ増えている状況でした。そうした中、一昨年に現在のオフィスに引越しました。人数も増えて、オフィスも拡大してきているのに当時はいまお話している打合せスペースの予約管理すらできていなくて、予定がバッティングすることが多々ありました。そうした中でグループウェアに関心を持ったのですが、ちょうどその時転職してきた弊社のスタッフが前職でサイボウズを利用していて、それならサイボウズがいいよって話になったのです。ですので特に比較検討ということはなかったですね。そのあとは社長が取引のある業者を呼んで見積もりをとって...、社員はある日突然サイボウズを利用することになりました。」

当初はパッケージ版を導入されたんですよね？

「そうです。当時はまだクラウド版がなかったですよね。それでサーバを購入してそこにインストールして利用することにしました。今年の3月にクラウド版へ移行しました。サーバのメンテナンスや外部からの接続を考えるとやっぱりクラウドだろって。」

ところで少し話がかわりますが、納村さんは工事部リーダーとありますが、サイボウズOfficeの運用をされているのですか？
「そうなんです。社長からのご指名で担当することになりました。数年前までは現場で施行していたのですが、そこから営業に移り、いままた工事部に戻って来ました。そのタイミングでサイボウズをクラウドにすることになり、その時点で運用を引き継ぎました。ITが好きなんです、社長も好きそうだからやれって。実際このカスタムアプリは楽しくって。」

「スケジュールを中心に利用しています。当初課題であった打合せスペースバッティングやミーティングの調整などで確実に効果は出ていますね。

ある日突然サイボウズを使いなさいという感じで始まりましたので、当初はみんな戸惑いましたね。ただ当社は若い社員が中心ですので使っていくうちになんとなく慣れてきました。私も運用を引き継いだ当初はユーザー追加やいろんな設定で迷うこともありましたが、Webで調べたりサポートセンターに聞いたりで覚えて行きました。」

Webサイトやサポートセンターの印象はいかがですか？

「よく利用させていただいています。わからないことがあるとサポートセンターに電話してちょっとここが...という感じで気軽に連絡させてもらっています。ただもう少し遅くまで電話を受けてもらえるとありがたいなと。私も主業務が別にあり、昼間は現場で作業しています。そうすると実際にサイボウズを研究したり、カスタムアプリを作りこんだりするのは夜になります。

その時すぐに聞きたいなと思うこともあるのですが、サポートセンターが17時半でクローズしてしまいます。クラウドで少人数で利用している企業さんであれば、私と同じように現場の業務を持たれながら、サイボウズの管理をしている方もいると思います。24時間とまでは言わないですが、遅めの残業時間の22時ぐらいまで相談に乗ってもらえると助かります。

Webサイトもちょっと情報が少ないですね。少ないというより、目的の情報が探しづらく感じます。実際にカスタムアプリを作っていて、わからないことがあるとWebサイトで調べるのですが、機能マニュアルはあるもののイメージが湧きづらい。利用方法と機能紹介がもう少し連動していると理解しやすいです。『こんな風に使えます、そのためにはここを設定します』というようになっているとわかりやすい。」

確かにカスタムアプリの使い方の提案は足りていないですね。他のお客様からも同様のご指摘を頂きます。

「サイボウズ Office の画面を眺めているとワクワクします。すごい可能性が秘められていて、いろんな業務を効率化できそうで。なのにスケジュールしか使い切れていない現状に余計にストレスを感じたり...。もっと発想のきっかけを与えて欲しいです。

他社事例をそのまま自社に適用できるわけではないですよね。当然会社ごとに課題や欲しい情報は違う。だからあくまで『きっかけ』なんです。そして事例と機能マニュアルが連動してくれていると、きっと『よし作ってみるか』という気持ちになれると思うんです。」

ご指摘ありがとうございます。実はカスタムアプリの使い方はデヂエ時代から溜め込んだいいコンテンツをたくさん持っています。もっとわかりやすいところで提案させていただくように変えていきます。そして事例と機能マニュアルの連動はいいですね。これ使ってみたいと思った時にダイレクトに使い方とつながっている。これはぜひ実現したいです。

「カスタムアプリをいかにして有効活用出来るかだと考えています。いま我々の売上は9割が新築工事です。まもなく設立から10年を迎え、新築工事を注文くださった方のリフォームが必要になる時期を迎えます。リフォームのご依頼をまた我々に頂くためにはこまめなフォローや継続したコンタクトが必要です。

顧客台帳をカスタムアプリで運用し始めましたが、いまはまだ台帳として登録されているに過ぎません。今後は顧客台帳の機能を充実させて、人の記憶だけに頼らないお客様フォローの体制を作れたらと考えています。そのためには今以上にカスタムアプリの機能を身につけて、何に使えるか研究をしたいと思います。

あとは人も増えてきました。リーダーがメンバーのタスクを管理するツールを提供してあげたいなと思っていろいろ触っています。プロジェクト機能が適しているかなと今思っているのですが、なにかいい機能はありませんか。」

カスタムアプリのステータス管理機能はご存知ですか。共有To Doやタスクの状況を複数人で確認するための機能です。これを使えばマネージャーから部下への指示や、進捗を管理することができる機能です。

「これは面白い機能ですね。知りませんでした。もっといろんな提案をしてくださいよ！(笑)。まだまだ知らない素晴らしい機能があるんでしょうね。時間を見つけて勉強します。

先程もお伝えしましたが、もっと提案コンテンツを充実させて下さい。例えば、業種別・目的別と言った感じで建築業で顧客満足度を上げる使い方、みたいに。期待しています！」

はい、提案コンテンツはより充実させて参ります。本日はありがとうございました！

アーキテックプランニング様をあとにして、手稲駅まで歩いてみることにしました。
付近はすごくおしゃれな一戸建てが並ぶ町並みが広がっていて、「もしかするとこれもアーキテックプランニング様の仕事かなあ」などと思いを馳せつつ、ゆっくりと歩いてかえりました。