サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社 ヤマノビューティメイトグループ

日本美容界のパイオニアがCSRの観点から選んだ「サイボウズ Office」

業種
製造業
利用規模
101人~300人
よく使う機能
スケジュール・ファイル管理
掲載日
2014.12.02

今回は、株式会社 ヤマノビューティメイトグループ様の導入事例をご紹介いたします。 ヤマノビューティメイトグループ様は、日本美容界のパイオニアとして献身され、「どろんこ美容・琥珀美容」を日本で確立させた山野愛子氏が創業した会社です。「美容を通して人を幸せにする」という企業理念のもと活動する美容メーカーで、なかでも「美道4点セット」は国際的にも評価されており、モンドコレクションの最高金賞を3年連続で受賞しています。 「サイボウズ Office」は、同社が統括するグループ会社5社を含めたグループ全体でご利用いただいております。今回は同社の総務・人事戦略本部 グループ総務部 部長の渡辺 道和様と、同グループ社主秘書の藤本 桂子様にお話を伺いました。

導入背景1

グループウェア導入前は、東西に置いた
ホワイトボードでスケジュールを確認

同社は2006年、全社で一人一台のパソコンを導入することになったのをきっかけに、パッケージ版「サイボウズ ガルーン」を導入、その後、2014年5月にクラウド版の「サイボウズ Office」へと移行しました。

「2006年にグループウェアを導入する以前は、大きな部屋の東西に置いたホワイトボードでスケジュールを確認する方法で情報共有をしていました。『サイボウズ ガルーン』を導入したことで、Web上で情報共有が出来るようになり、いちいちホワイトボードを確認しに行く必要もなくなりました。」(渡辺氏)

「グループ会社がすべて同じビル内に階を渡って存在するので、Web上でスケジュールや施設・備品予約が出来るのはとても便利です。予定の種類ごとに細かく背景色を設定して、一目で把握できるよう工夫して運用しています。」(藤本氏)

――実は、2014年10月のマイナーバージョンアップで背景色に設定できる色として、緑、黄緑、黄色の3色が追加されます!

「それはとても嬉しいです!ぜひ使わせていただきます!」(藤本氏)

■予定の種類のイメージに合わせて色分けし、一目で把握できるよう工夫

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設定画面
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スケジュール画面

導入背景2

CSRの観点から、クラウド版へ移行

Q:掲示板機能についてはいかがでしょうか?

「まずクラウド版へと移行した理由としては、安心感があります。災害などが起きた場合でも、安定したサービスを提供するためには、自社でサーバーを置くよりも、バックアップなども事業者に任せることのできるクラウドサービスで運用した方がデータ破損の心配もなく、安心できると思いました。また、1ユーザーあたり月額500円という低価格で利用できることもあり、「サイボウズ Office」へと移行しました。」(渡辺氏)

※CSRとは:corporate social responsibilityの略称。企業の社会的責任。収益を上げ配当を維持し、法令を遵守するだけでなく、適正な雇用・労働条件、消費者への適切な対応、環境問題への配慮、地域社会への貢献を行うなど企業が市民として果たすべき責任を指す。

利用方法1

「外出先からも社内の様子が分かる」と
営業部が絶賛!

――クラウド版へと移行してどうでしたか。

「自社運用していたときもVPNで『サイボウズ ガルーン』にアクセスできるようにはしていたのですが、出張の多い社員に限っていました。クラウド版にしたことで、全社員が外出先から『サイボウズ Office』にアクセスできるようになったので、なかでも営業部の社員が大絶賛しています。全社に支給しているスマートフォンからも、いつでもどこからでもアクセスできるので大変喜んでいます。」(藤本氏)

――外出先からどんな情報を確認されるんですか。

「スケジュールを確認するのはもちろんなのですが、『ファイル管理』に日々あげている"日計表(※)"を確認しています。外出で1週間社内に戻れず社内の様子が分からなかった社員も、『締日近くの出張でも売り上げ管理がしやすくなった』と喜びの声をあげています。社員全員が毎日の細かい数字の変動リアルタイムで数字をチェックできるようになりました。」(藤本氏)

(※)日計表:日々の売上を管理している表

利用方法2

目的ごとにフォルダを分けて、
商品のPR写真なども保管

――日計表のほかには、どのようなものを「ファイル管理」で管理していますか?

「各グループ会社ごとに大量に保管データがある為、各グループ会社、各部署、各製品など、目的ごとにフォルダをわけ、それぞれにアクセス権をかけ、私たち総務部が管理しています。保管するものは、規定類や商品データなどです。各自が必要に応じてデータをダウンロードして使用しています。具体的に、商品データは「商品データ」フォルダの中で、更に商品名ごとに 23 個のフォルダを作成し、それぞれの商品知識や画像、説明マニュアルを保管しています。」(藤本氏)

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ファイル管理

今後の展開

最後に

肌のターンオーバーを促進し、美しい肌をつくりあげるという「美道4点セット」を愛用されている藤本様は、透き通るような美しい肌で同性の私も思わず見惚れてしまいました。
伝統ある同社が「サイボウズ Office」を用いて情報共有し、これからも活躍されていくのが楽しみです。

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