サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社 五十嵐電機製作所

国内拠点と海外拠点間の情報共有を
グループウェアの導入で実現

株式会社 五十嵐電機製作所

業種
製造業
利用規模
51人~100人
よく使う機能
スケジュール
掲載日
2016.04.13

五十嵐電機製作所は1952年の設立以来、60年にわたりお客様のご要求に応えるべく、小型モーター、DCモーターの開発・製造・販売を行い、IGモーターの名称で国内外に広く提供しております。日本はもとより海外でも幅広く活躍しています。海外の販売拠点はアメリカ・ドイツ・韓国・香港に、また生産拠点も中国・インド・韓国に構え、世界中のお客様の要望にスピーディーに、またカスタマイズや小ロット生産などフレキシブルな対応に努めています。 海外の有力な自動車部品メーカーとの取引実績も多く、世界の名だたる自動車で”IGブランド”が活躍しています。

導入背景

導入前の課題は「電話による所在確認の煩雑さ」

サイボウズ Officeの導入は2003年。当時はパッケージ版でした。課題は「社内情報の一元管理」。総務全般の業務とともに社内のシステム管理を兼任する、経営管理グループ総務チーム係長 澤野和知さんは、次のように語ります。

「社員のスケジュール管理は、部署ごとにホワイトボードに書き込む、昔ながらの方法で行っていました。本社と新潟工場が離れているため、拠点間の連絡は電話のみ。電話で予定を調整していたので時間がかかりました」

また、同社は、欧米はもちろん中国、韓国、インドなどアジア諸国にも海外拠点を置いています。社長を筆頭に役職員の海外出張の頻度はかなり高く、品質管理や開発エンジニアはもちろんのこと、要望があれば営業だけでなくも他部門のスタッフも海外に出かけることが多いとのこと。

「電話で所在を確認しなければならない上に、役員の承認が必要な書類は、帰国したときをねらって依頼が殺到します。この煩雑さを何とかできないかと考えて、グループウェアを導入しました」

利用方法1

パッケージ版からクラウド移行の理由は
「海外出張時の情報共有」

一元的な情報管理の課題を解決するために導入したグループウェア。しかし、会社で扱う情報には、新製品に関する機密性の高い情報もあります。したがって、基本的に社外からパソコンを使って社内のシステムにアクセスすることを禁止していました。サイボウズ Officeも、社外から一切利用できないようにしていたそうです。

「ただ、海外出張が多いため、サイボウズ Officeを使って海外から日本のメンバーの予定を押さえたい、Web会議のスケジュールを共有したいという要望がありました。そこでクラウド版に移行を決めました」

社員が積極的にグループウェアを活用し始めた背景には、社長が自ら利用して「私のスケジュールを知りたいなら、サイボウズ Officeを見なさい」と声をかけたことにあったようです。

「社長や役員がサイボウズ Officeにスケジュールを書き込むので、社長いますか?と電話で確認するより、グループウェアで予定を見た方が早い、と。社員も使わざるを得ない状況になりました」

トップダウンで活用が拡がり、スケジュール確認、会議の予定を入力する、会議に必要なプロジェクターなど備品を予約する、という「サイボウズ Officeを中心とした仕事の習慣」が根付きました。人事異動や健康診断などは壁に貼り紙をしていますが、短期間の告知は掲示板機能で告知しています。

利用方法2

他社製品と比較検討して
「メール文化から脱却」を重視

クラウド版に移行する際、他のグループウェア製品も比較検討しました。マイクロソフト社のOffice365、SharePointもトライアルした製品のひとつ。しかし、次のような理由からサイボウズ Officeを継続することに決めたそうです。

「Outlookでは、あらゆる情報をメールで受け取らなければなりません。役職が上がると必然的に受け取るメールの量が増えます。すると、本業に関わりのないメールに埋もれて重要な情報がキャッチできなくなります。サイボウズ Officeなら、必要な情報をCybozu Desktopでピックアップ可能です」

煩雑なメール処理は最低限に抑えたいもの。重要な予定のリマインダーや新着通知を教えてくれるCybozu Desktopが好評のようです。

「パソコンのデスクトップにポップアップで通知されるので、情報の見落としを防ぐことができます。これは便利ですね」

メール文化からの脱却は、今後、あらゆるビジネスの現場で重視されるのではないでしょうか。

現在の利用者は、デスクワークの社員80~90名。メッセージ機能、メールと同時に、社内にあるファイルサーバーを使い分けています。電話メモも活用しているそうです。

「メールにしたくない個人的な人事関連の話や経営判断に関わる内容、IDやパスワードの通知は通常のメールや添付ファイルは使わずに、サイボウズ Officeや文書管理システム等で代替することを勧めています。さらに重要な情報はファイルサーバー上で管理します。また、セキュリティ委員会を設けて、情報の管理は厳しく行っています」

導入効果

部門間を横断した「情報の可視化」を実現

社内では常時、複数のプロジェクトが進行しています。1つのプロジェクトは、営業、開発、品質、製造という最低4部門の担当者が関わります。サイボウズ Officeを導入したことによって、組織を横断した情報共有が可能になりました。

「スケジュールを見れば、トップはもちろん全社の社員が、いまどこで何をしているのか一目瞭然です。まだ100人程度の規模なので、会社全体の動向をひとつの画面で見渡せます。予定を書き込んでいたホワイトボードは、要らなくなって外しました」

会議のダブルブッキングがなくなったこともメリットです。不確定なスケジュールは、一定期間の予定としてバナー表示にしたり、時間を指定せずに書き込んだりしています。会議の書き込みがあると「この日は出られない」とすぐに返答があるそうです。

会議のタイトルや議事録を見て「このプロジェクトの担当者に相談すれば、何か解決の糸口を教えてくれそうだ」というように、部署の壁を越えたコミュニケーションのきっかけを生むようにもなりました。それも可視化の恩恵のひとつです。

さらに、営業や工場の担当者のようなライン部門だけでなく、総務や人事などのスタッフ部門にとってもメリットがあったそうです。

「全社の会議が分かると、総務としてもありがたいです。部長から報告を受けることはあっても、総務、経理、人事などのスタッフ部門は直接会議に出ることはありません。しかし、スケジュールを見れば、現在どのようなメンバーで、どんな会議をしているのか分かります。社内の動きを把握できるわけです。その唯一の情報源がサイボウズ Officeです」

中堅規模だからこそ、社員全体の動きをリアルタイムで把握できるグループウェアは、重要なツールといえるのではないでしょうか。

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