Case Study 株式会社un.

契約は倍増、残業は削減！「サイボウズ Office」が会社を成長させる理由

業種: サービス業
利用規模: 6人～50人
よく使う機能: カスタムアプリ
企業HP: http://c-b-un.com/
掲載日: 2018.06.29

病気やケガなどで外出が困難な方向けに、自宅や介護施設、病院等で訪問美容サービスを提供する株式会社un.。従来の「ただ画一的に髪を切るだけの訪問美容」では満たせなかった、「何らかの理由で美容室に行けない人たちの、自分らしく生きたいという思い」に応えられる訪問美容を展開している。代表取締役CEOの湯浅一也氏は、当初は社内のスケジュールと掲示の共有ツールとして、「サイボウズLive」を導入。その後、カスタムアプリ機能を搭載する「サイボウズ Office」へ乗り換えたところ、契約倍増と残業削減を同時に実現するという、鮮やかな業務改善に成功した。どのような利活用が行われているのかを聞いた。

Point

スタッフの営業の進捗が「カスタムアプリ」で常に見える化
過去の作業の所要時間を「カスタムアプリ」に記録し、精度の高いスケジュール調整が可能に
契約倍増と1人20時間/月の残業が同時に実現、サービスの品質向上により時間を割ける働き方が実現

INDEX

導入背景: 表計算ソフトで行っていた営業管理なども「カスタムアプリ」で効率化できる点が決め手に

利用方法: カスタムアプリで各種情報を簡単に入力、リアルタイムに確認

導入効果: 新規受注数が倍増、残業も削減、新しい仕事もどんどんやっていける体制が整った

導入背景

表計算ソフトで行っていた営業管理なども
「カスタムアプリ」で効率化できる点が決め手に

――導入に至った経緯をお聞かせください。

もともとは、無料グループウェアの「サイボウズLive」（※）を利用していました。「サイボウズLive」では、お客様の予約状況、スタッフのスケジュール、売上データ、営業資料や契約書のひな形などを共有していました。

しかし、ファイルの保存容量が上限に達したので、同じサイボウズ製の「サイボウズ Office」を検討することにしました。調べてみると、「サイボウズLive」と使い勝手が近そうで、スケジュール機能や掲示板機能はもちろんある。カスタムアプリの豊富なサンプルも便利そう――。

そして決め手は、自社の業務に合わせて徹底的に作り込みもできる、カスタムアプリのポテンシャルでした。

※「サイボウズLive」は2019年4月15日をもってサービス終了予定です。

利用方法

カスタムアプリで各種情報を簡単に入力、
リアルタイムに確認

――現在、主に使われているカスタムアプリについてお聞かせください。

まずは「営業情報」アプリです。未契約の施設を訪問し、訪問美容の内容を説明して、サービスを利用する契約をいただく営業活動を行っているのですが、これがものすごく効率的になったんですよ。

これを見れば、いつ、誰が、どこに営業に行ったかをしっかり把握できます。営業に行った件数をスタッフごとに集計できるので、あまり営業に行けていないスタッフは、みずから動くようになりました。

また、再度営業してみる施設については、次回の訪問予定日を入力しておくと、期日前に担当者に通知されます。もし忘れていても、「もう1度行かないと」と思い出せるようになりました。

――なるほど。「売上情報」アプリも拝見できますか？

その名の通り、売上に関する情報を入力しているアプリですね。いつ、どこの施設に、誰が行って、いくら売り上げて、などを一覧で簡単に見られます。

集計も活用しています。月ごとの売上推移や、担当者別の売上状況をリアルタイムに見られるようになりました。

――「在宅顧客情報・カルテ」アプリというのは…？

施術内容を記録するアプリです。カットやパーマなどの施術メニューや、指名の有無、施術時間などを入力しています。
例えば、施術にかかった時間の記録があれば、2度目の訪問以降は所要時間を予測できます。スケジュールを立てやすくなりましたね。

導入効果

新規受注数が倍増、残業も削減、新しい仕事も
どんどんやっていける体制が整った

――何か変化や結果は出ていますか？

まず、営業は明らかに結果が出ていますね。これまでは、新規契約が月0～1件のときもよくあったのですが、今は2～6件ほどで安定するようになりました。
「誰が今月、何件の営業に行ったか」などが見えるようになったので、各自が空いた時間で考えて動くようになったのが特に大きかったです。何でも見えるようにしたら、いい動きが生まれるんだなと、すごく感じました。

そして営業以外では、仕事の効率が上がりました。今までは各施設で施術をした後、まずはその場で「サイボウズLive」のスケジュールにメモを残していました。そして事務所に帰ってから、メモした情報を集計用のファイルに手作業でコピーする必要があったので、「仕事が終わった後の仕事」が多く、大変でした。

そういった仕事を「サイボウズ Office」のカスタムアプリで行うようにしたところ、訪問先で直接データベースに記録を入力できるようになり、記録の集約や、集計して活用する手間が著しく減りました。また、入力作業もすべてを手打ちする必要はなく、選択式で簡単に入力できる部分も作れるので、楽になりました。

定時で帰れる人が増えましたね。１人あたり20時間/月くらいは残業が減ったと思います。

――1人20時間/月！ 1人1日１時間ほどと考えると、非常に分かりやすい変化ですね。

そうですよね。それだけではなくて、こうした営業や事務作業を効率化できた結果、サービスの品質向上により時間を割けるようになったのも大きいです。

私たちの仕事は、ただ訪問美容を行うことだけではありません。例えば私たちのお客様の中には、今まで歩けず、もう諦めていたのに、カットやカラーをして「なりたい自分」に近づけた結果、「やっぱり自分で歩きたい」という気持ちになる人もいます。そうして、そこから頑張って、実際に歩けるようになる……ということも本当にあるんです。その瞬間はこの上なく嬉しいですよね。

なので、ただ訪問して言われた通りに施術するだけではなく、どうすればもっと良いサービスを提供できるか、お客様に喜んでいただけるかは、どんどん考えたいと思っています。そのため、「サイボウズ Office」で、サービスそのものについて考えられる時間が増えたのは、本当に大きな効果です。