サイボウズ Office

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Case Study 株式会社スポーツフィールド

導入後、社員のITスキルが向上! 成長する企業のカルチャーを支える活用法

株式会社スポーツフィールド

業種
サービス業
利用規模
101人~300人
よく使う機能
カスタムアプリ・スケジュール
掲載日
2020.07.15

株式会社スポーツフィールドは、スポーツ人財に特化した就職・採用支援事業を展開する企業。イベント開催や人財紹介のほか、体育会学生のための就職支援サイト「スポナビ」を運営しており、登録者数は2万人を超える。「全従業員の物心両面の幸福を追求すると同時に、スポーツが持つ可能性を様々なフィールドで発揮し、個人、法人、地域社会そして日本の発展に貢献すること」を経営理念に掲げる同社のグループウェア活用法をうかがった。インタビューは、Web会議システムを利用して、経営戦略本部 高橋幸江様をはじめ、東京・関西・東海・九州から9名のスタッフの皆様にご参加いただきました。

Point

  • 規模が拡大しても企業カルチャーを大切にするためにカスタムアプリが活躍

  • 楽しく運用することで、社員のITスキル習得への意欲が向上

  • 運用管理ができる人財が増加。引き継ぎもスムーズ

導入背景

拠点と社員が増えても円滑にコミュニケーションしたい

――グループウェア導入のきっかけを教えてください。

設立は2010年ですが、まだ当初は社員数が少なかったので顔の見える範囲で情報共有をしていました。その後、徐々に拠点と社員が増加し、対面だけではコミュニケーションが困難になってきたため、2014年に「サイボウズ Office」を導入しました。2020年現在の社員数は200人を超え、拠点数はサテライトオフィスを含めて日本全国に17ヶ所です。(広報:上野氏)

利用方法1

企業文化を支える「誕生日メッセージアプリ」

――活用されている機能について教えてください

カスタムアプリ機能がとても便利です。社員紹介や誕生日メッセージなどコミニュケーションツールとして活用しています。

――カスタムアプリで誕生日メッセージを贈るというのはユニークですね

当社には創業当初から福利厚生として「社員誕生日お祝い制度」があり、社員全員の誕生日をお祝いするカルチャーが根づいています。誕生日には、お祝いの品とともに社員同士でお祝いのメッセージを贈り合うのが恒例です。

以前は色紙を利用し、各社員が直接色紙に書き込んでメッセージを集めていましたが、社員の増加に伴って、「Googleフォーム+スプレッドシート」で運用するようになりました。一方で「誰にメッセージを送ったのかわからなくなる、でも他の人に送ったメッセージを見られないようにできないか?」という要望が出てきました。

スプレッドシートだと、シート全体へのアクセス権の設定はできるもののデータ(行)ごとに閲覧可否を設定することはできません。それを解決するツールとして選んだのがカスタムアプリ。カスタムアプリなら、登録するデータ(レコード)ごとにアクセス権を設定できるので、自分の書いたメッセージを他の人に見られないようにできます。そこが決め手になりました。いまでは社内の重要なコミニュケーションツールとして欠かせない存在です。(高橋氏)

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全社員(約200人)にお誕生日を祝うメッセージが贈られる。例えば30人の拠点では30人✕30メッセージ=900だ。これが拠点の数だけある。膨大なメッセージを集約する機能をカスタムアプリが担っている。

現在は、最初にアプリを導入した私の手を離れて後任の松本に引き継いでおります。アプリをさらに改善しながら運用している段階です。(高橋氏)

――カスタムアプリの管理・運用ができる方が社内に複数いらっしゃるのは心強いですね。 松本様、どのように運用されているかお話をうかがえますでしょうか。

はい。まず私が「誕生日メッセージアプリ」に誕生日・お祝いされる人の名前・入力締切日を全社員数CSVデータにしてアプリに一括登録します。各社員は近々誕生日を迎える人に対してお祝いメッセージを入力します。(松本氏)

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アプリではお誕生日を迎える人のリストが表示される。未入力のエリアをクリックすると入力画面が開く。

アプリに集まったメッセージをCSVでダウンロードした後は、拠点の担当者がメッセージを印刷し、冊子やアルバムに加工してお誕生日の社員にプレゼントします。ここからは拠点によってつくり方がちがいます。(松本氏)

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メッセージは拠点を関係なく送信できるため、普段会えない他拠点の社員にも感謝の気持ちとともにお祝いを贈る社員もおりますし、役員全員、全社員にメッセージを贈る創業からの慣習も引き継がれています。異動で拠点を離れていても前拠点の仲間からメッセージが届いた時はとてもうれしかったです。(広報:河村氏)

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――これはもらうとうれしいですね。

当社は「スポーツが持つ可能性を様々なフィールドで発揮する」ことを経営理念として掲げ、行動指針としてチームワークや信頼関係を大切にしています。お誕生日メッセージの文化は互いに興味を持ち、感謝の気持ちを伝えるのにぴったりです。これからも大切にしていきたいと思っています。(高橋氏)

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ある社員さんに贈られたメッセージ。「尊敬の念」や「もっと会話したいという想い」が伝えられている。

利用方法2

スケジュールでタスクの締め切りをかんたん管理

――その他に活用されている機能を教えてください

締め切りがあるものは、タスク管理にスケジュール機能を利用しています。経費精算や誕生日メッセージ入力などの締切日に終日予定を入れ、参加者にはタスクの関係者を登録します。例えば誕生日メッセージの場合は拠点ごとのとりまとめ担当者が、入力するメンバーを参加者に入れて一括で登録します。対象者全員のスケジュールに表示されるのでとても分かりやすいです。タスクが完了すると、「この予定から抜ける」という運用なので、タスク管理の対応状況もわかりやすいです。(松本氏)

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スケジュール機能でタスク管理

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メッセージ入力〆のタスク登録は本部が行う

――かんたんでわかりやすい管理方法ですね。

はい。管理するだけでなく、誕生日アプリのURLをクリックすれば今日の誕生日者が強調されて見られるので「今日は誰の誕生日なのだろう?」と同僚のことに興味を持つきっかけにもなっています。(松本氏)

導入効果

社員のITスキルが向上

――導入効果について教えてください

誕生日メッセージアプリを中心に、楽しく「サイボウズ Office」を運用することで、カスタムアプリを作れるようになりたい、システム管理ができるようになりたい、などの声が出てくるようになりました。おかげで「サイボウズ Office」以外のシステムについても社員が積極的に使うようになりました。システム経験のない社員のITスキル向上につながっている点が大きな効果だと思います。(高橋氏)

――サイボウズ OfficeIT活用のきっかけになっているとしたらとてもうれしいです。

最近、Web会議システムZoom50アカウント契約しました。会議室を予約する感覚で気軽に使ってほしいと思ったので「サイボウズ Office」の施設予約機能を利用してZoomアカウントの利用予約を取れるように設定しました。予約はスムーズに行えており、Zoomの活用も進んでいます。(Zoomの運用担当:矢ケ崎氏)

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テレビ会議システムZoomの複数のアカウントを「施設」グループとして登録。予約状況がひと目でわかる。

――今後の展望をお聞かせいただけますか?

「サイボウズ Office」は社員が増え、ますます活用されており設計次第で引き継ぎがいらずに完了する点も助かっています。今後もコミュニケーションツールとして「サイボウズ Office」を使い続けていきたいと思います。(高橋氏)

――スポーツフィールドのみなさま、ありがとうございました。

<インタビューにご協力いただいたスタッフの皆様>
経営戦略本部 高橋幸江様
管理本部 松本知樹様
関西オフィス管理本部 中井美保様
東海オフィス管理本部 鬼頭柚衣様
九州オフィス 体育会事業部 西井茉子様
九州オフィス体育会事業部 木幡安李様
事業企画室 矢ヶ崎瞬様 
経営戦略本部広報 上野良太様
経営戦略本部広報 河村優里様

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