サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study テープリライト株式会社

受注から納品までの進捗状況を
「スッキリ見える化」

テープリライト株式会社

業種
サービス業
利用規模
6人~50人
よく使う機能
スケジュール
掲載日
2016.03.30

音声をただテキスト化するのではなく、本当に「使える文書」にするのが当社のテープ起こし。創業以来、半世紀にわたって築き上げてきた、お客様の信頼を何よりも誇りに思っています。 年間平均6600時間ほどの録音を文書化していますが、その内容は、講演会・医薬関連・シンポジウム・裁判関係・会議など多岐にわたっており、それぞれお客様のニーズに沿った最適な文書を提供しています。また、当社スタッフが録音機材を持参して現地に伺い、録音からテープ起こしまで一括で行うサービスもお客様に好評です。 また、テープ起こし文書を用いた講演録冊子の制作など、デザイン・編集制作・印刷製本も当社にお任せください。

導入背景

お客様へ迅速な対応をするため、
黒板での案件管理を撤廃

柳井氏(現 代表取締役)が先代から業務を引き継いだ際、受注から納品までの管理を黒板一つで行なっていた状況を目にして、「社内の作業状況が全てひと目で見渡せなければ」と感じたそうです。

「1日 20 件程度新規案件が追加されるため、黒板での管理では誰がどの案件をどこまで作業しているのか、誰もわからない状態でした。その状況ではお客様から問い合わせがあった際、担当以外は対応できずに折り返し電話でお客様を待たせてしまう事が多くありました。」(柳井氏)

そこで柳井氏は「お客様に対しては、誰が応対しても担当者が直接、対応しているかのような統一感を作りつつ、社員全員が対応出来る状況を作ろう」と考え、グループウェアを利用し社内の「見える化」に取り組んだとのことです。

利用方法1

スケジュール機能で受注から納品までを
「見える化」

――「サイボウズ Office」導入後はどのように案件管理をしているのですか?

「今は「サイボウズ Office」のスケジュール機能を利用して、各案件の内容や進捗状況を見えるようにしています。スケジュールを見れば「顧客情報」「受注内容」「納期」「進捗状況」など案件に関する情報が全て把握出来るようになっているので、お客様から問い合わせがあっても、すぐに「この案件ですね。」という形で対応ができています。」(後藤氏)

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通常「サイボウズ Office」を利用する場合、社員一人につき 1 アカウントを用意しますが、テープリライトでは社員アカウントとは別に「進捗状況」毎にアカウントを用意して利用されています。

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「受注から納品まで数日から 1 週間程度と工程が短く、且つ 1 日に 20 件以上の新規案件が追加される状況だと、パソコンの画面ひとつで現在の案件状況が一覧できるのはとても便利です。」(後藤氏)

利用方法2

「クレーム」を重要データとして管理・共有

案件管理とは別に、お客様からの問い合わせ内容を「サイボウズ Office」に全て登録しているとのことです。

問い合わせがクレームだった場合、なかなか他の人に内容を共有するのは気が引けます。しかし柳井氏は「クレームだからこそ共有し、二度と同じ事が起きないようにするのが大切だ」と話す。

昔はお客様と納品物のやり取りを現物(プリントアウト・フロッピーディスクなど)で行なっていましたが、最近はメールなどデータでのやり取りが増えました。その事により、今まで以上にデータのセキュリティ対策を慎重に考えるようになったといいます。

「クレームを管理する事は、問題をしっかり把握し対策を立てる事に役立つ。」と柳井氏は話します。

導入効果

属人化をなくし、知識と情報の共有を実現

導入前は社員一人一人が職人的な感じでした。知識と情報が属人化されていたことは、会社としてとてもリスクが大きかったとのことです。「例えばその人が急に休んだ場合、担当しているお客様の作業は停止してしまい、お客様に多大な迷惑がかかってしまう。グループウェアを利用して業務を「見える化」した事により、属人化を防ぎ会社のリスクを回避する事ができたと思います。」(柳井氏)

Tips

バックアップ、メンテナンスの手間から
クラウド版へ移行

「サイボウズ Office」を選定した当初は、サーバーにインストールして利用するパッケージ版を導入していました。当時、バックアップやセキュリティソフトの更新など兼任の担当者が作業を行なっていました。そのために担当者の仕事が増え、通常業務に支障が生じたことや、社外からアクセスができないことなどの理由から、クラウド版への移行を検討したとのことです。「クラウド版への移行後は、バックアップやメンテナンス作業に追われることがなくなり、グループウェアの利用に関して、システム作業の手間は殆どなくなりました。」(後藤氏)

また、社外からアクセスが可能になり、お客様先から社内の状況を確認する必要が発生した場合でも、今までなら社内に戻らなくてはできなかったことが、その場ですぐに回答できるようになりました。これにより、「対応の質やお客様の満足度向上にもつながった」と柳井氏。

今後の展開

ペーパーレス化の推進

「サイボウズ Office」によって「見える化」された部分もありますが、まだまだアナログな管理を行なっているところもあるそうです。テープリライトでは社員とは別に専属ライターが 60 名程度おり、ライターへの作業の指示書はExcelの印刷とPDFで管理しています。「いずれはライターにもアカウント配付し、「サイボウズ Office」上で指示書を作成して、ペーパーレス化していきたいです。」と柳井氏は今後の「サイボウズ Office」活用の展開についてお話いただきました。

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「サイボウズ Office」 導入事例

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