Case Study 株式会社豊田スタジアム

――まずは事業内容を教えてください。

愛知県豊田市の公共施設である中央公園とその敷地内にある豊田スタジアムの指定管理者として管理運営を行っています。豊田市と地元企業の共同出資によるいわゆる第三セクターの法人で、街づくりの進展に寄与し、スポーツ文化醸成や健康寿命社会の推進、さらには世界との交流拠点にするなど、豊田市民だけでなく訪れるすべての方に喜んでいただける施設を目指しています。

――サイボウズ Office導入前は、どのような課題を抱いていましたか。

私は導入1年後にサイボウズ Officeの管理担当になったので、導入そのものには直接かかわっていなかったのですが、それまではグループウェアはもちろん、メールソフトなども導入しておらず、社員同士のコミュニケーションがうまくいっているとは言えない状況でした。

当社は社員17名、常勤役員3名ほどの小さな会社ですが、土日祝日にイベントが入ることも多く、シフト勤務制のため、1ヶ月の出勤日のうち全員が顔を合わせる機会は限られています。直属の上司と数日顔を合わせないこともあります。職場で会える機会が少ない中で、口頭や紙の資料でやり取りしていると、ちょっとしたことの確認や相談にも数日かかったり、滞ったりしてしまうケースがあったのです。

――シフト勤務だとコミュニケーションは工夫が必要そうですね。そして広大なスタジアムと関連施設を少人数で運営されていることに驚きました。業務分担などはどのようにされているのですか？

業務内容は、施設管理はもちろん、イベントや施設利用の貸出調整、芝生の管理、スタジアム内の広告、特別観覧室の販売、施設内のレストラン運営など、多岐にわたります。少人数なので、一人ひとりが大きく異なる業務を担当しています。かつシフト勤務なので、担当が不在の時に他の社員がお問い合わせを受けることも多くなります。だからこそ、みんなの業務の状況や予定をお互いが知りたい時にさっと確認できる情報共有のためのツールが必要でした。

特に課題だったのが、開催イベントについて一般の方から電話などでお問い合わせがあった時です。複数のコンテンツが用意される大規模イベントなどの時は、その情報が他の社員に共有されていないと十分な回答ができません。以前は紙で情報を共有していたため、該当イベントの資料を探すのに時間がかかる、そこに書かれている情報も印刷時点のもので最新ではないということがありました。

基本的に私たちはイベントの主催者ではなく、あくまで施設をお貸ししている立場です。そのため、細かなお問い合わせは主催者のお問い合わせ先をご案内するような対応を基本としていますが、とはいえ、こちらにその場で回答を求められることも多々あります。可能な範囲で私たちも円滑に対応できればと考えていました。

――そのような中で、なぜサイボウズ Officeに行き着いたのですか。

当時お付き合いのあったパートナー様からの紹介で導入に至りました。複数のグループウェアが選択肢に出ていましたが、比較した上でサイボウズ Officeを選んだとのことです。
私もその後いろいろなグループウェアを見てきましたが、サイボウズ OfficeはITツールに慣れていない人でも始めやすく、馴染みやすいと思いますね。画面に出てくる1つ1つのボタンを押したらどうなるのか、細かな説明がなくても何となくわかりますから。

――具体的なサイボウズ Officeの利用方法について教えてください。

すべての役員・社員がサイボウズ Officeを使っています。とりわけ頻繁に利用している機能は「スケジュール」ですね。
入力内容の細かな部分は社員の自主性に任せていますが、私が社員に推奨しているのは、来客やアポイントの予定と、「公休」や「B勤」といったシフトの情報を入れるほか、その日行う業務を予定として入力することです。完了した業務の予定は色を付けてわかるようにしていますね。
これにより、この社員がどんな業務をしているのか、今日はどのくらい忙しそうなのかが大まかに把握できるようになります。たとえ終日アポイントがない社員でも、今日はやらなければならない業務がたくさんありそうなので、ミーティングは別日に設定しようと配慮することもできます。各自の担当業務が大きく異なるからこそ、その人の状況がわかるのはとても便利です。

入力する項目の冒頭には「重要」「注意」「期日」などの目印も入れられるようにしました。私は総務グループで、サイボウズ Officeの管理のほか、経理や人事労務も担当しているので、みんなに期限を守って提出してほしい書類などがある時には「期日」と冒頭に入れて、全員を参加者にして予定を登録することもあります。

――期日忘れを防げそうですね。他にはいかがでしょう？

施設の貸出予約の状況や、レストランや室内プールのなど営業状況も「スケジュール」で管理しています。スタジアムはピッチ利用だけでなく、公園のイベント広場、観客席、コンコース、会議室など、貸出している施設は多岐にわたり、スポーツイベントや市民イベント、フリーマーケットなどのイベント開催や企業・団体の研修などでの会議室利用、結婚式の前撮り写真の撮影など、いろいろな目的でご利用いただいております。
その予約状況を「スケジュール」に登録して、全社員が見られるようにしていますね。ピッチの芝生養生期間や設備点検など、施設を利用できない日もわかるようにしています。

以前は各施設の予約状況を1つの大きなファイルにまとめて紙で管理しており、確認や更新に手間がかかっていました。サイボウズ Officeで管理するようになってからは見たい時にすぐ確認できますし、予約が入るとそれぞれの担当者が「スケジュール」に登録するので、施設全体の状況を把握しやすくなっています。

――貸出施設が多いからこそ、こうした情報共有はメリットが大きそうですね。

そうですね。このほかに、私たち社員が業務で使う会議室や社用車の貸出予約にも「スケジュール」を活用しています。
社用車は4台あり、その日利用する社員の名前を一目でわかるようにしています。サイボウズ Officeを使う前は社用車の取り合いになることがあったり、点検の日時に使用されてしまっていたり、いろいろな不都合がありました。それらが解消されましたね。

――その他にはどのような機能を使っていますか。

先ほど話したお問い合わせ対応のため、月ごとのイベント情報を一覧化する「イベント情報」アプリを「カスタムアプリ」で作成しています。
当月のイベント名と日時、主催者、主会場、問い合わせ先などを社員全員のトップページに一覧形式で表示されるよう設定してあります。イベントの運営マニュアルがある場合は、ここに添付して見られるようにしていますね。

お問い合わせを受けた際に、社員はひとまずここを見ればイベントの基本情報を確認することができます。イベントがあると時間帯によって混んだり、交通規制が発生したりする場合もあります。そのため、周辺の市民の方から、「今月、周辺道路が混雑しそうなイベントの開催日を教えてほしい」とお電話がくることもあります。そういった時にもこの一覧が役立っていますね。

イベント終了後の報告欄も作っており、来場者数や当日の様子などを記入できます。記録を残しておくと、昨年度のイベント実績を振り返るのに便利ですし、お問い合わせで質問を受けた時も、昨年度の様子をもとにお答えできるようにもなっています。

――「カスタムアプリ」はこれ以外にも作成されているのでしょうか。

そうですね。たとえば「請求書発行管理」アプリも作っています。各担当者からの請求書発行依頼について、現在の進捗状況がわかるようにしています。
以前は営業担当者から請求書発行担当者へ個別のメッセージで発行依頼を受け、発行した請求書への押印承認は紙で管理していたため、状況確認が煩雑でした。このように発行依頼と押印承認を分けて管理していたため、受け渡しがうまくいかないことがあったのです。依頼に基づいて請求書を発行し、営業担当者に戻したものの発送されずに止まっているなど。特に繁忙期ではこうした事象が多かったですね。今はこのアプリを見ればいつだれがどのようにかかわったか全体の状況が把握できるので、管理が楽になり、請求書発行にかかる時間も短縮されました。

――シンプルで見やすいページになっていますが、どのように作ったのですか。

サイボウズ Officeが公式に出しているサンプルアプリや、Webサイトに載っている他社様の事例を参考にしながら作りました。
▼サイボウズ Officeが提供しているサンプルアプリ一覧 https://office.cybozu.co.jp/function/customapp/sample/

――社員の方がサイボウズ Officeに慣れるよう、何か工夫したことはありますか。

特別に行っていることはないですね。新入社員が入社するとサイボウズ Officeのレクチャーを行うのですが、一度教えればほとんどの人はひと通り使えるようになっています。
当社では「メッセージ」を社員同士の連絡や各種依頼によく使っています。レクチャーの際には、新入社員の初仕事として、社員全員宛の挨拶メッセージを送ってもらうようにしているんです。そうするとその投稿に、たくさんの返信やリアクションがつきます。入社直後からサイボウズ Officeを通じて会社に馴染む良いきっかけになっていると思います。

――板倉様は管理者として、サイボウズ Officeの使い心地をどう感じていますか。

もともと私はITが得意ではなく、恥ずかしい話ですが、昔はATMの操作さえも手こずるタイプでした（笑）。しかしサイボウズ Officeについては、操作に苦労したことはありません。
最初の頃はITの展示会に行って情報を得たり、書籍などを読んだりして勉強しました。何か困った時は、ユーザー向けサイトが充実しているのも心強いと感じます。

――サイボウズ Officeの導入効果をどう感じていますか。

導入から20年以上経っていますが、全社員が日常的に使っており、当社の業務になくてはならないツールだと思っています。もし業務時間中に緊急メンテナンスが入ったりして使用を制限されたら事務所内がザワつくと思います。それほどこのツールが重要な位置を占めていますし、これこそが導入効果ではないでしょうか。
また、お問い合わせの対応がスムーズになるなど、市民の方やイベントの主催者様・ご利用者様との関わりを考えても重要なツールになっていると思います。

――最後に、今後の展望を教えてください。

デジタルと対面のコミュニケーション、その両方の良い部分を適切に使い分けられる環境にしていきたいですね。記録に残すべき情報を口頭の連絡だけで済ませずにデジタルで残し、対面で伝えるべき内容はツールで済まさずちゃんと対面で伝える、というように、場面に応じて良い方を選べるようにしたいですね。
加えて、現状は社内で「カスタムアプリ」を作っているのは総務グループのメンバーだけなので、いろいろな社員が自分の業務や会社のために必要なアプリを自ら作成できるようになればと思います。そういう雰囲気を醸成していきたいですね。
今は事務所で一箇所にまとまって業務を行っていますが、もし個々の部署、個々の社員が離れた場所で業務を行うことになっても不便がないくらい、情報共有を進化できればと考えています。災害時の事業継続という面でも、こうした仕組みづくりは大切でしょう。

これからも市民生活を支える役割を担う企業として、情報を上手に活用しながら豊田市の発展に寄与していければと思います。

――いろいろなお話をありがとうございました。