Case Study 社会保険労務士事務所リンク・サポート

書類作成・申請業務時間を50％削減した
カスタムアプリによる業務管理術

業種: 士業
利用規模: 6人～50人
よく使う機能: カスタムアプリ
企業HP: http://office-link.jp/
掲載日: 2017.06.28

愛知県岡崎市の社会保険労務士事務所リンク・サポートは、2007年に開所。代表取締役の平野謙吾氏は、IT系専門学校卒業後に、社労士資格を取得。社労士事務所に4年間勤務した後、独立。1人でスタートした事務所は着実に業務を拡大し、現在は正社員７名、パート社員６名の計13名（内、社労士４名）の規模に成長。事業規模が拡大する中、ペーパーレス化・電子申請を推進する目的で「サイボウズ Office」を導入。カスタムアプリで構築した業務管理体制を同業者勉強会で紹介したところ、全国の社労士事務所から見学者が訪れている。

Point

案件・スタッフ増大で業務管理が課題に。スムーズな操作性とカスタマイズ性で選んだサイボウズ Office
新しいスタッフへの教育や急なお休みのフォローもスムーズ！大量の手続き業務をカスタムアプリで進捗管理
書類作成・申請業務時間を50%削減。問い合わせ対応も迅速化。さらなる業務拡大へ

INDEX

導入背景: 案件拡大に伴うスタッフ増で業務管理が課題に

利用方法: 11個のカスタムアプリで業務管理

導入効果: 書類作成・申請業務時間を50%削減、さらなる業務拡大へ

波及効果: 社労士間での情報交換が活発。全国からカスタムアプリ見学に来る方も

今後の展望: カスタムアプリで働き方改革を提案

導入背景

案件拡大に伴うスタッフ増で業務管理が課題に

――まず、社労士事務所でシステムを導入しようと思われた経緯をお聞かせください。

一般的に社会保険労務士は下記のような仕事をしています。
○就業規則・諸規程の作成・改定業務
○労働保険・社会保険・労災保険の手続業務
○給与計算業務
○労使トラブル相談業務
○助成金申請
どれも書類を作成して申請する業務です。とにかく大量の書類を作成するので、それらをどう管理するかがとても重要になります。
開業当初は私一人だったので、頭の中で管理できていましたが、案件数の増加にともなって、スタッフを雇うようになりました。するとそのスタッフに対して業務の指示を出す書類が必要になり、ますます書類が増え始めました。

処理を進めている途中で顧客から「あの件は今どうなっていますか？」「お願いしていた件、変更点が出てきました」といった連絡を頻繁にいただきます。そのたびに大量の書類の中から該当のものを探し出して、返答したり、修正・確認したりという作業が発生します。ここにも時間が相当かかっていました。私は朝出社して指示を出したらすぐに外回りに出て、戻るのは夜になります。パートさんは日中業務を進めて夕方には退社。進行状況を共有したり、相談事があっても、やりとりする時間がとれないために、案件の進行に遅れが発生してしまいます。そこでシステムを導入しようと決心しました。

――「サイボウズ Office」を選んだ理由は？

まずは社労士向けの業務管理ソフトを中心に検討していたのですが、操作がわかりにくかったり、スムーズに動かない、項目変更などのカスタマイズはできないなど、満足できるものが見つかりませんでした。そんな時にたまたま「サイボウズがいいらしい」という評判を聞いて、試してみることにしました。それまでExcelで業務管理をしていたので、カスタムアプリのステータス管理と一覧ビューの表を見た時、「コレだ！」と思いました。

利用方法

11個のカスタムアプリで業務管理

――「サイボウズ Office」でどのように業務管理されているのですか？

業務が発生すると、まずマスタアプリに登録します。マスタアプリは2種類作成しており、雇用保険や社会保険の登録・更新など、比較的短期間で終わる業務は、【手続管理】アプリに登録します。一方、コンサルティングも含めた数ヶ月スパンでの対応が必要な業務は、【業務管理】アプリに登録します。

＜案件番号＞が入ったマスタアプリの詳細画面を印刷し、クリアファイルに入れて管理します。私たちはこれを「カルテ」と呼んでいて、このカルテとマスタアプリをベースに、手続き・申請内容別に作成しているアプリで具体的な業務や手続きを進めていきます。

現在私の事務所では13人のスタッフがいますが、入退社の手続きだけでも常時200～300件くらいの案件を抱えています。それに加えて、労災申請など突発的に発生する案件もあるので、Excelや紙だけでは管理しきれず、カスタムアプリでの進捗管理のおかげで生産性が向上していると思います。

――カスタムアプリはどのように作成されていますか？

カスタムアプリはすべて私が作成しています。それぞれの業務ごとに、行う作業の順番通りに項目を設定しています。新しく入社したパートさんにもカスタムアプリで仕事をしてもらうと、理解が早く、業務内容を伝えるツールにもなっています。また、パートさんの誰かが急にお休みになった場合、入力されている項目を確認すれば、どこまで進んでいるかが一目瞭然なので、他のメンバーへの引継ぎがスムーズです。

導入効果

書類作成・申請業務時間を50%削減、
さらなる業務拡大へ

――運用してみていかがですか？

カスタムアプリのレコード検索機能のおかげで、資料を探す手間が劇的に減り、問合せに対するレスポンスが早くなりました。本当に助かっています。また、私が外出している時でも業務状況が確認でき、指示を出せるので、業務が滞ることがなくなりました。

以前は、書類作成・申請業務に７割、各種相談・コンサルティング業務に３割程度の業務時間を費やしていました。「サイボウズ Office」を導入したことによって、書類作成・申請業務にかかる時間をおよそ50％削減することができました。おかげで以前より、各種相談やコンサルティング業務に注力できるようになりました。その結果、さらに新規案件を獲得できるようになり、業務の拡大につながっています。

波及効果

社労士間での情報交換が活発。
全国からカスタムアプリ見学に来る方も

――同じ社労士のみなさんとの交流も活発だそうですね。

全国の社労士の有志と集まって、勉強会を開催したり、個別に情報交換をしています。勉強会に参加する社労士の方はそれぞれ得意分野をお持ちで、それらを共有しています。社労士業務に関わる法令は改正が多いので、それに伴って顧問先にどんな提案をしていくべきか議論したり、今後の事務所経営を考えるヒントをいただけることも多いので、とても大切にしています。

私は勉強会の場で、カスタムアプリでの業務管理方法を紹介しています。みなさん同じ課題意識をお持ちなので、関心が高く、沖縄や北海道など遠方からこの岡崎まで見学に来られる方もいらっしゃいます。またご要望をいただいた方には、カスタムアプリのテンプレートを差し上げています。