サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study オーリンク社会保険労務士法人

4年で売上1億円達成した社労士法人が
開業当初から実践する活用法

オーリンク社会保険労務士法人

業種
士業
利用規模
6人~50人
よく使う機能
メッセージ・掲示板・電話メモ
掲載日
2017.02.23

オーリンク社労士法人は千葉県船橋市を拠点とする事務所。開業当初に掲げた5年で売上1億円という目標を4年で達成。現在は、東京・日本橋にオーリンクグループ東京オフィスもオープンし、22名のスタッフを抱える事務所に成長。 代表の小田切朋子所長には、社労士向けの講演依頼も多く、開業塾なども主催している。私生活では2女児(4歳と1歳)の母として育児にも奮闘しながら、現在、MBA取得に向け、大学院にも在学中。そんな多忙を極める小田切朋子所長にお話を伺った。

導入背景

開業時に導入し、スムーズに所内浸透

――「サイボウズ Office」を導入したきっかけは?

前職の法律事務所で導入されていて、とても使いやすかったので、開業当初から導入しています。採用したばかりのパートさんも迷いなく使えるので助かっています。

――「サイボウズ Office」を選んだ理由は?

導入前に比較したわけではないですが、他の社労士事務所にどんなシステムを使っているか聞くと、googleカレンダーなどを使っているという話を聞きます。私も試してみましたが、「サイボウズ Office」は「見やすい、使いやすい、伝えやすい」と三拍子が揃っているので、気に入っています。

利用方法1

スケジュール活用で、短時間勤務のスタッフと連携

オーリンク社労士法人では、朝出社するとスタッフ全員「サイボウズ Office」にログインして、「スケジュール」や「掲示板」をチェックすることをルールにしています。

――就業スタイルの異なるスタッフ間でどのように連携して業務を進めていますか?

パート社員は出勤する曜日や時間がそれぞれ違うので、出勤予定を「期間スケジュール」に入力しています。

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相談で来所されるお客様からのアポイントも、相談内容によって担当者が決まっているので、「スケジュール」を確認して、空いていれば予定を入れていいルールにしています。予定はどんどん入ってくるので、みんな自身の予定を「スケジュール」にちゃんと入力しておくことが定着しています。

利用方法2

多忙で外出が多い所長とスタッフとの
コミュニケーション

顧問先への訪問や大学院への通学をはじめ、とにかく多忙な小田切所長。外出先や業務時間外にスタッフに伝えたいことを思いつくことも多いそうだ。

――「サイボウズ Office」でのコミュニケーション方法は?

私がひらめいたことや伝えたいことを「メッセージ」に個別に入力しておくと、朝には確実にスタッフに確認してもらえるので、助かっています。
事務所メンバーでのボーリング大会のお知らせなんかも「掲示板」で連絡しているんですよ。

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また、週に1回全員で行う全体ミーティングのときに伝えたいことを「ToDo リスト」にメモしておいて、伝え忘れのないようにしています。
それから特に便利なのが「電話メモ」ですね。外出中でも着実に伝言を受けられるし、確認したかどうかの履歴も確認できるので、とっても重宝しています。

利用方法3

アドレス帳を活用して潜在顧客のフォローも

――実務上の「サイボウズ Office」の活用方法は?

当事務所では新規で相談に来られた方は、すべて「相談カード」に記入していただいています。

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相談カードの顧客情報は、「サイボウズ Office」の「アドレス帳」に登録し、「入力処理」という項目にチェックを入れるのが運用ルールです。こうすることで受任(事務所として業務を正式に請け負うこと)に至ったお客様との連絡がスムーズになります。それだけではなく、受任には至らなかった相談者の方も「アドレス帳」に登録するようにしています。そういうお客様にもお知らせや年賀状などをお送りして、今後の依頼につながるよう努めています。

その他、文書管理はオンプレミス型の他社サービスと併用していますが、「サイボウズ Office」はクラウドなので災害など万が一の時でも安心ですね。実はオンプレミスサーバーが一度故障したことがあるんです。それ以来、スタッフに一斉に共有したいものは「サイボウズ Office」で管理するようにしています。

今後の展開

次の目標は全国展開

開業当初の目標を達成した小田切所長に今後の展望について伺った。

――今後の展望についてお聞かせください。

採用活動をしていると、子供がいるというだけでなかなか採用してもらえないという話を聞きます。私自身も2児の母なので、子育て中の女性も働きやすい環境を整えて、もっと多くの人を雇用していきたいですね。
(2016年12月の時点で、オーリンク社労士法人ではスタッフ22名中現在3名が育休中だそう。)

そのためにも案件は常に複数人数で担当して、進捗状況はタイムリーに共有できる体制をつくり、だれかがフォローできる状態を整えています。

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いろんな人が入ってくると、新しい発想も生まれるので、もっともっと雇用を広げていきたいですね。そのためにも今後は拠点を増やしていくことも考えています。目指すは全国展開です!

――この度はありがとうございました。益々のご発展をお祈りしています。

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