サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 株式会社ミナト国際コンサルティング

メールで共有していた売上情報と商談内容をカスタムアプリでシステム化
ロシアと日本で働くチームの情報共有

業種
士業
利用規模
~5人
よく使う機能
カスタムアプリ
掲載日
2014.07.02

今回ご紹介するのは、ロシアに進出する日本企業を支援しているミナト国際コンサルティング様です。「日本企業のためのロシア専門の会計事務所」をコンセプトに、ロシアCIS諸国への進出支援及び同地の税務・会計コンサルティングを専門とする会社です。東京とロシアに拠点があるミナト国際コンサルティング様で、「サイボウズ Office」はどんな役割を果たしているのでしょうか。
ミナト国際コンサルティング様は2009年に創業され、今年で創業5周年を迎える企業です。サービスは大企業向けだけでなく、ロシアに進出したい、またはしている中小企業に対して、ビジネス全般、また会計税務等に関するアドバイスを提供しています。社員数は(日露グループ合わせて)10名(2014年7月現在)です。
現在「サイボウズ Office on cybozu.com」(プレミアムコース)をご利用いただいています。代表取締役 公認会計士・税理士の上村 雅幸様とコンサルタントの小川 弘美様にお話を伺いました。

導入の決め手

事業の拡大で不可欠となった情報共有の基盤

ミナト国際コンサルティング様が「サイボウズ Office」を導入したのは、2013年12月のことです。お客様が多くなると共に、事業を拡大することを決め、ロシア側に日本人スタッフを常住することにしました。

"資源大国のロシアは、資源を売って外貨を稼ぎ、良いものを高く買います。特に2000年以降、Made in Japanの価値が評価され、高価な日本製品が買われるようになりました。ただ、ロシアへの進出にはロシア語の「言語」の壁とともに、「膨大な紙の手続き」という壁があります。それに重ね、ロシアは資本主義を取り入れるようになってわずか20年の国ですので、法律も頻繁に変わります。このような背景により、ロシアに進出するまでのお手伝いをしたお客様から、会計に限らず幅広いサポートを求められるようになってきました。そこでリーガル部門を作り、現地にも日本人スタッフを常駐させることにしました。" (代表取締役 上村様)

"それまでは「いってらっしゃい」とロシアへ進出するまでのサポートを行っていたのですが、今では「いらっしゃい」とロシアへ進出後のサポートもできております。"(コンサルタント 小川様)

人・拠点が増え、事業が拡大すると共に、情報共有の基盤は不可欠となりました。そこで、サイボウズの検討が始まり、導入が決まりました。

〈 導入の決め手 〉
「サイボウズ Office」は中小企業向けに作られているソフトだったこと
5名から使える手軽さだったこと
1ヶ月のお試し期間で自分たちが必要なことがカスタムアプリで実現可能だとわかったこと

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利用方法

リアルタイムに情報を共有。
集計はカスタムアプリで自動化が実現

メールとエクセルで管理していた売上げ情報と商談内容をカスタムアプリに移動

ミナト国際コンサルティング様が初めに使い始めたカスタムアプリは、売上げ情報管理と商談進捗管理でした。それぞれカスタムアプリの利用後に得られた業務の変化をみていきましょう。

売上情報アプリ

〈 カスタムアプリ利用前 〉
・ビリング(決済ソリューション)で出した情報を日本の分は日本で、ロシアの分はロシアで エクセルを利用して集計していた
・ロシアでまとめたエクセルを日本のスタッフへメールで送り、日本のスタッフが1ヶ月に1回エクセルでまとめていた
・誰が、どこまで情報を更新し、誰に共有されているのか、進捗や状況が追えなかった
・出張の人がいると確認が滞ることがあり、メールで売上情報を共有する人が増えていくことで、エクセルでの運用に限界を感じていた

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〈 カスタムアプリ利用後 〉
・リアルタイムに情報を更新し、全員の売上げ情報をいつでも確認できるようになった
・1ヶ月に1回売上げをまとめる必要がなくなった
・ソートで月ごとやクライアントごと、色々な角度でデータをみることができ、便利になった
・何度も色々なファイルをメールで送る必要がなくなった

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商談進捗管理アプリ

〈 カスタムアプリ利用前 〉
・今まで管理をしてこなかったため、何かある度、そのお客様とのメールを読み返して確認する必要があった
・案件の数が増えていくと、メールでの確認に限界を感じた
〈 カスタムアプリ利用後 〉
・コンタクトした日を残し、ステータスを変えながら運用を行っている
・案件がリストで表示されることで、長い間コンタクトしていないお客様に気付けるようになった

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ミナト国際コンサルティング様が利用中のアプリにダミーデータを入れたイメージ

導入の経緯

運営開始までのスピードの速さは
カスタムアプリのテンプレートが鍵

――システム専門家ではない小川様が「サイボウズ Office」の導入、運営を担当しているとのことですが、導入から運営開始までのお話をお聞かせください。

まず、最初の1ヶ月のお試し期間で、自分たちのやりたいことがあったので(売上情報管理、商談進捗管理)、それっぽいカスタムアプリのテンプレートをこれかな?これかな?と試してみました。結果、売上情報と商談進捗というカスタムアプリのテンプレートを使うことに決めました。便利なことに、売上情報管理のアプリは、もとからソートができる機能がついており、月ごとやクライアントごとに案件を見れるようになりました。使ってみて、弊社向けに使い勝手が良いので問題なく使い始めることができました。

――使うと決めたカスタムアプリのテンプレートにカスタマイズを加えましたか?

カスタマイズはほとんど行わず、必要な項目を追加したくらいです。設定は感覚的に行えました。カスタムアプリのテンプレートはプロの方が使いやすい形に作っているため、手を加えて複雑化しないように気を付けました。おかげで、新しい社員も「サイボウズ Office」の教育をせずにカスタムアプリも直感的に使えています。

――社員に使ってもらうために、工夫など行いましたか?

スタッフが使い方をイメージしやすくするため、はじめは自分でどんどん情報を登録していきました。そのうえで、スタッフに使い勝手をヒアリングし、見やすいビューを作りました。実際の業務で使っていくことで、カスタムアプリによる売上情報と商談内容のシステム化を実現するまで時間がかかりませんでした。

導入効果

カスタムアプリの簡易性で生まれた業務の効率化

小川様は目的の売上情報と商談内容のシステム化を実現後、他の業務にも使える可能性に気が付き、行動に移りました。それぞれの業務をシステム化した後の効果をみていきましょう。

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日報
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社名ロゴ管理データ
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社内Q&A
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今後の展開

頭の中に在る情報をサイボウズに登録 - チームに共有される案件情報とノウハウで業務を標準化

"今後は、自分の頭の中に在るノウハウや案件情報をカスタムアプリに登録し、情報の見える化を実現したいです。ITインフラが整わないと多くの案件をこなせず、成長の妨げとなります。「サイボウズ Office」(ITインフラ)を活用し、業務を標準化することで、今後案件が増えた際もロシアと日本で多くの案件に対応できる体制ができます。ロシアに進出を考えている、また進出中の日本企業を今後も満足していただくサポートができるように努めていきます。"(代表取締役 上村様)

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