Case Study 株式会社 エス・ピー・シー

私は、住まい情報の専門誌や建設系雑誌の編集と営業を担当しています。
毎日、営業日報をサイボウズの報告書機能を利用して書いたり、スケジュールの管理を行なっています。
営業日報には、クライアントさんの特徴や課題、その日どのような提案をしたのかなど、細かく色々な情報を書いています。

サイボウズ導入前は、手書きの営業日報を書いて、帰りに課長に口頭で１つ１つ読み上げながら報告するという少し手間なことを行なっていました。手書きの日報だった頃は、毎日時間に限りがある中で十分に報告を書くことができずにモヤモヤしたり、自分の上司しか報告を見ていなかったりしたのですが、導入後は、思う存分書くこともでき、他部署の色んな方が見てくれてコメントを書いてくれるので、仕事のやる気にもつながっています。

また、外出が多いので、移動中などでiPadを利用して、すきま時間にどこでも報告が書けるようになったことも、とても便利になった点だと思います。

私が所属している部署には、『タウン情報まつやま』の編集チーム、ランチパスポート（日本全国80エリアで展開しているランチブック）のセールスと編集チームという３つのチームがあり、私はそのチーム全体を統括する業務を行なっています。
サイボウズを利用する中で非常に重宝しているのは、３チームの報告書を見るという点です。今どんな問題が起きていて、業務がどれくらい重なっていて、スムーズに進捗しているのかどうかは、報告書を見れば全て把握できるようになっています。
サイボウズ導入前は、毎日個人面談をして各人に報告をしてもらっていたのですが、報告書に書くようになってからは、本人達の時短にもなりましたし、私自身の時短にもつながっていると思います。

また、面談ではわざわざ私に言わなかったようなことを、報告書で文字にすることにより、細かい情報まで報告してくれるようになりました。そのような情報は、本人達はそこまで大切と思っていないのですが、管理する立場からするととても大切なのです。
チーム全体で情報をリアルタイムに共有できるという点は、サイボウズを利用して本当に助かったポイントだと思います。

私はランチパスポートを作っている部署にいて、掲載していただけるお店の開拓や掲載内容の編集を行なっています。
サイボウズでは、チームメンバーのスケジュール管理や日々の報告の確認をしています。
報告には、一日何件くらいお店を回って、その中で何件が返事待ちなのかなど、案件毎の細かい数字を記載するようにしています。
また、ランチパスポートチームで得た情報を資料にまとめ、それを他部署にも共有するためにファイル管理機能を利用しています。
以前は報告や資料の共有など、全てメールで行なっていたので、大切な情報を見落としてしまったりと、課題がありました。

また、メールによる報告では自分のチーム内と上司にしか報告が共有されないのですが、サイボウズで共有するようになってから、他部署の方やさらに上の上司の方にも、今自分たちがやっている現場の状況を把握してもらい、それに対してコメントをいただけるので、やりがいにつながっていると思います。

売上の数字にはなっていないけれど、断わられるまでの活動や、将来数字になるだろうという動きが、報告書から見えてきます。どういうところに主眼を置いて営業しているのかなどがわかるようになりました。なので、結果だけでなく、プロセスを見ながら人事評価ができるようになっています。

サイボウズを導入して一番効果があるのは、報告書機能だと思います。今までは、受注や活動の共有は、部署やチーム内だけでしか知ることができていませんでした。しかし、サイボウズを導入したことによって、全社の状況がみんなでリアルタイムに共有ができるようになりました。報告している本人としても、一部の人にだけ知られているよりかは、全社のみんなから見られている方が、非常にモチベーションも上がっているのではないかと思います。
これは、一人ひとりからすると小さな効果かもしれないですが、全社になると大きな力になると思います。
また、我々は社員110名が全員、得意分野が異なります。編集であったり企画、デザインの専門家であったり色々あります。それぞれの立場でお客様から聞いてきた情報がサイボウズ上に集まってきます、そしてその情報に対して、それぞれの立場での意見を出すことができるようになっています。このようなこともサイボウズの魅力だと思っています。