Case Study カガヤキ農園

――「サイボウズ Office」を導入される前の課題を教えてください。

「サイボウズ Office」導入前は、社内の情報共有に時間がかかっていました。
社内は主に、農作物を作る「生産部」と、生産部が作った野菜を直売所やネットショップで販売する「販売部」に分かれています。生産部は農作業のため外に出ていることが多く、業務が天候に左右されやすい変則的な働き方です。一方、農園に併設している販売所は日曜日も営業しているので、販売部のメンバーはシフト制で勤務しています。

社内全体の情報共有は毎朝の朝礼で行っていましたが、時間は毎日5分取るのがやっと。全員がそろう日は多くありません。毎朝朝礼をしても、社内情報の伝達に限界がありました。そのため、ちょっとした申し送りを全員に伝えるのに１週間以上かかる時もあったほどです。紙とホワイトボードでも社内の情報共有をしていましたが、事務所にいないと情報が確認できなかったり、必要な情報を探し出すのに時間がかかったりと、効率的ではありませんでした。

――「具体的にどうやって課題を解決されたのか、教えていただけますか？」

「掲示板」機能を活用することで、必要な情報を全員に伝える時間を大幅に削減することができました。
販売部では野菜セットを販売・発送しているのですが、季節によって出荷する旬の野菜の内容が変わります。セットの内容についてお客さまからお問い合わせをいただくことがあるのですが、すぐに回答できる担当者が限られている状況でした。そこで、野菜セットの他にも、新米の出荷時期など、毎日変化する作物の出荷予定を「掲示板」に記載するようにしています。今まで担当者が不在だと回答に時間がかかっていた問い合わせが、誰でも掲示板を見てすぐに回答できるようになりました。
また、電話対応や接客に入るメンバーが多いので、「今伝えたい」ことがあってもなかなかタイミングが合わず、伝えることを忘れてしまったり、メモをした紙を紛失してしまったりすることもありました。「サイボウズ Office」導入後は、手の空いたタイミングで伝えたい指示を書き込んでおけば、それぞれが見たいタイミングで確認ができます。休みを取っているメンバーにも漏れなく伝えたいことが伝えられるし、便利ですね。さらに、今までは一方通行だった指示にもグループウェア上で返事が返ってくるようになりました。導入当初はこんなシステム農園に必要なのか、と思ったこともありましたが、もう今では「サイボウズ Office」がないと仕事ができないほどに浸透しています。

後々振り返る情報は、「報告書」機能に残しています。例えば、毎年近隣の方に向けて行っているトウモロコシの販売会の記録です。特に多かったお問い合わせ内容や、「販売開始時間を遅らせたほうが良いのではないか」というような改善できそうなポイントを記載して、翌年の販売会に活かしています。

――「掲示板と報告書の他に、活用されている機能はありますか？」

カスタムアプリを使って日報アプリを作りました。何時から何時までどの作業に時間を使ったか入力しています。例えば特に人気のあるトウモロコシの、「タネを植える」作業に何時間、「収穫」作業に何時間、など、作業項目ごとにこまめに登録しています。集計すると、はっきりと誰がどの作業にどれだけ時間を割いたかが確認できます。農業は天候に左右される業界です。雨の日は想定していた作業ができなかったりするので、毎日きっちり8時間働く、というルールではなく、月全体の作業時間で残業手当を計算しています。月ごとに集計した勤務時間は、そのまま給与計算にも使えるので非常に便利ですね。 なるべく手入力する部分を少なくするため、ドロップダウンを使い、選択するだけで登録できる作りになっています。

「スマートフォンからアクセスされることはありますか？」

スマートフォンから閲覧、入力することも多いです。会社支給の端末だけではなく、個人のスマートフォンから「サイボウズ Office」へアクセスすることも許可しています。現在は利用する機能を絞って活用しているため、掲示板とカスタムアプリを見ることができればスマホからの接続のみで問題はありません。PCは使わず、スマホだけ使用するメンバーもいます。

やはり「社内の情報共有に使う時間を短縮できた」ことが一番の効果でしょうか。伝えるための手間や、伝言ゲームのような不安定な伝達もなくなりました。それぞれの業務内容が多岐に渡り、全員で話をする時間を持ちにくい、デスクワークでない業界だからこそ効果を実感しています。
例えば忘年会のお知らせを発信しても、誰が見ているのか、まだ見ていないのは誰なのかがすぐにわかるのが便利です。人前では指摘しづらいことも、やんわりと文字で伝えることができますし、グループウェアだからこそのコミュニケーションが取れるのもありがたいです。

――「ありがとうございます。今後の展開についてお聞かせください。」

今後は、カスタムアプリを使って納品アプリが作成できれば嬉しいです。小売店ごとにいつ何個納品するのか、など担当者しか把握していない情報も「サイボウズ Office」で管理できると、もっと便利になると考えています。