Case Study 株式会社ミナト国際コンサルティング

ミナト国際コンサルティング様が「サイボウズ Office」を導入したのは、2013年12月のことです。お客様が多くなると共に、事業を拡大することを決め、ロシア側に日本人スタッフを常住することにしました。

"資源大国のロシアは、資源を売って外貨を稼ぎ、良いものを高く買います。特に2000年以降、Made in Japanの価値が評価され、高価な日本製品が買われるようになりました。ただ、ロシアへの進出にはロシア語の「言語」の壁とともに、「膨大な紙の手続き」という壁があります。それに重ね、ロシアは資本主義を取り入れるようになってわずか20年の国ですので、法律も頻繁に変わります。このような背景により、ロシアに進出するまでのお手伝いをしたお客様から、会計に限らず幅広いサポートを求められるようになってきました。そこでリーガル部門を作り、現地にも日本人スタッフを常駐させることにしました。"　（代表取締役 上村様）

"それまでは「いってらっしゃい」とロシアへ進出するまでのサポートを行っていたのですが、今では「いらっしゃい」とロシアへ進出後のサポートもできております。"（コンサルタント 小川様）

人・拠点が増え、事業が拡大すると共に、情報共有の基盤は不可欠となりました。そこで、サイボウズの検討が始まり、導入が決まりました。

〈 導入の決め手 〉
「サイボウズ Office」は中小企業向けに作られているソフトだったこと
5名から使える手軽さだったこと
1ヶ月のお試し期間で自分たちが必要なことがカスタムアプリで実現可能だとわかったこと

メールとエクセルで管理していた売上げ情報と商談内容をカスタムアプリに移動

ミナト国際コンサルティング様が初めに使い始めたカスタムアプリは、売上げ情報管理と商談進捗管理でした。それぞれカスタムアプリの利用後に得られた業務の変化をみていきましょう。

売上情報アプリ

〈 カスタムアプリ利用前 〉
・ビリング(決済ソリューション)で出した情報を日本の分は日本で、ロシアの分はロシアで エクセルを利用して集計していた
・ロシアでまとめたエクセルを日本のスタッフへメールで送り、日本のスタッフが1ヶ月に1回エクセルでまとめていた
・誰が、どこまで情報を更新し、誰に共有されているのか、進捗や状況が追えなかった
・出張の人がいると確認が滞ることがあり、メールで売上情報を共有する人が増えていくことで、エクセルでの運用に限界を感じていた

〈 カスタムアプリ利用後 〉
・リアルタイムに情報を更新し、全員の売上げ情報をいつでも確認できるようになった
・1ヶ月に1回売上げをまとめる必要がなくなった
・ソートで月ごとやクライアントごと、色々な角度でデータをみることができ、便利になった
・何度も色々なファイルをメールで送る必要がなくなった

商談進捗管理アプリ

〈 カスタムアプリ利用前 〉
・今まで管理をしてこなかったため、何かある度、そのお客様とのメールを読み返して確認する必要があった
・案件の数が増えていくと、メールでの確認に限界を感じた
〈 カスタムアプリ利用後 〉
・コンタクトした日を残し、ステータスを変えながら運用を行っている
・案件がリストで表示されることで、長い間コンタクトしていないお客様に気付けるようになった

――システム専門家ではない小川様が「サイボウズ Office」の導入、運営を担当しているとのことですが、導入から運営開始までのお話をお聞かせください。

まず、最初の1ヶ月のお試し期間で、自分たちのやりたいことがあったので（売上情報管理、商談進捗管理）、それっぽいカスタムアプリのテンプレートをこれかな？これかな？と試してみました。結果、売上情報と商談進捗というカスタムアプリのテンプレートを使うことに決めました。便利なことに、売上情報管理のアプリは、もとからソートができる機能がついており、月ごとやクライアントごとに案件を見れるようになりました。使ってみて、弊社向けに使い勝手が良いので問題なく使い始めることができました。

――使うと決めたカスタムアプリのテンプレートにカスタマイズを加えましたか？

カスタマイズはほとんど行わず、必要な項目を追加したくらいです。設定は感覚的に行えました。カスタムアプリのテンプレートはプロの方が使いやすい形に作っているため、手を加えて複雑化しないように気を付けました。おかげで、新しい社員も「サイボウズ Office」の教育をせずにカスタムアプリも直感的に使えています。

――社員に使ってもらうために、工夫など行いましたか？

スタッフが使い方をイメージしやすくするため、はじめは自分でどんどん情報を登録していきました。そのうえで、スタッフに使い勝手をヒアリングし、見やすいビューを作りました。実際の業務で使っていくことで、カスタムアプリによる売上情報と商談内容のシステム化を実現するまで時間がかかりませんでした。

小川様は目的の売上情報と商談内容のシステム化を実現後、他の業務にも使える可能性に気が付き、行動に移りました。それぞれの業務をシステム化した後の効果をみていきましょう。

〈カスタムアプリ利用前〉
・ロシアで駐在している日本人の仕事の状況(負荷)が見えなかった
・そのため、日本からロシアのスタッフに仕事を依頼するときに状況の確認が生じた
〈カスタムアプリ利用後〉
・ロシアで駐在している日本人が、ロシアスタッフに依頼されている仕事の内容が見えるようになった
・その仕事量をみて、日本から依頼する仕事量の確認をせずに、バランスをとれるようになった
▶︎使ったテンプレートアプリ：日報アプリ

〈カスタムアプリ利用前〉
・日本国内からアクセスできるファイルサーバーに保管していた
・ロシア側でデータが必要な際、都度メールでデータを共有していた
〈カスタムアプリ利用後〉
・ロシアのスタッフもアクセスできるデータベースが作られた
・頻繁に使うロゴデータをすぐに見つけられるようになった
▶︎使ったテンプレートアプリ：素材集アプリ

〈カスタムアプリ利用前〉
・各スタッフの頭の中に情報があり、共有されていなかった
〈カスタムアプリ利用後〉
・ロシアの生活情報を含め、初めてロシアで暮らし始める人や出張で行く人が便利に使えるようになった
・新しい社員が増えた際、説明・紹介する内容が減り、時間を有効活用できるようになった
▶︎使ったテンプレートアプリ：社内Q&Aアプリ

"今後は、自分の頭の中に在るノウハウや案件情報をカスタムアプリに登録し、情報の見える化を実現したいです。ITインフラが整わないと多くの案件をこなせず、成長の妨げとなります。「サイボウズ Office」（ITインフラ）を活用し、業務を標準化することで、今後案件が増えた際もロシアと日本で多くの案件に対応できる体制ができます。ロシアに進出を考えている、また進出中の日本企業を今後も満足していただくサポートができるように努めていきます。"（代表取締役 上村様）