Case Study 千葉ジェッツふなばし

――サイボウズ Office導入以前の状況についてお聞かせください。

2011年のシーズン開幕直後に私が経営コンサルタントとしてクラブに参画したときは、経営的に厳しい状態にあり、あらゆるリソースが不足していました。ビジネスを運営するための業務システムも、無償で利用できるメール機能としてのGmailやGoogleカレンダーのみ。決裁業務などは紙の申請書を回すというアナログ的な方法で行われていたのです。
業務において必要な機能が十分満たされておらず、不便さを感じていたのが正直なところです。（島田氏）

――紙の申請書に押印……。アナログな運用で、現場ではどんな状況になっていたのでしょうか。

紙の申請書で上長に押印の依頼が上がってくるため、例えば最終決裁者である当時の社長が外出しているときにはなかなか決裁してもらえず、未承認の案件が山積みになることがよくありました。実際に業務が停滞してしまう場面も多く、こんなやり方ではだめだと痛感しました。

そこで、情報共有、決裁に関連した申請・承認、そしてファイル管理など、業務において必要なシステムを整えるべきだと考えたのです。（島田氏）

――そしてサイボウズ Officeを導入されたわけですね。なぜサイボウズ Officeだったのでしょうか。

実は前職でサイボウズ Officeを利用していたこともあり、私にとって使い慣れたツールだったのです。どんな機能があるかもおおむね理解していましたし、直感的に使えるツールだと考えていました。

私と同じタイミングで入社した石井も、前職でサイボウズ Officeを利用していたため、検討から間もなくして導入を決断することになりました。（島田氏）

――サイボウズ Officeには多くの機能があります。どんな機能を利用していますか。

スケジュールやワークフロー、アドレス帳、施設予約、ファイル管理、報告書など、さまざまな機能を活用しています。

なかでも業務の多くは決裁から始まるため、ワークフロー機能はしっかり活用しています。全ての機能が社外でも利用可能なので、申請が上がってきてもすばやく確認して、承認できます。（島田氏）

――業務の起点となるワークフローの使い方について教えてください。

直行直帰申請や物品申請、残業申請など、承認が必要なものはすべてサイボウズ Officeのワークフロー機能で行っています。

特にお金が動くものは、ワークフロー機能で承認されていることが確認できないと、どんなに急ぎの内容でも経理は出金しません。「ちょっとサイボウズを見て、承認してもらえませんか」とよく言われるんです。口頭での受け答えではダメというわけです。利用が浸透している証拠と言えますよね。（島田氏）

――アドレス帳はどのように使われているのでしょうか。

営業管理システムとして利用しています。以前はExcelを使って、顧客名や訪問日、契約確度といったものを社員に個別に報告してもらっていましたが、外部からアクセスするためにはVPNを用意するなどの環境整備が必要で、大変です。
そこで、サイボウズ Officeのアドレス帳に登録している顧客情報のなかに、「最終訪問日」「訪問回数」「既存契約金額」「目標」といった項目を追加し、ここに入力させるようにしました。訪問後、すぐに情報を更新することができ、帰社してから改めて進捗状況を報告する必要がなくなっています。（島田氏）

――他の機能はどのようにお使いでしょうか。

掲示板は、チケットに関する売上状況の報告や、「スポンサーの方からお土産をいただいたので、お会いした人はお礼を伝えるように」といった業務連絡など、全体への情報共有に利用しています。

報告書は、全員から日報の形で利用してもらっており、何か気になることがあれば、コメント機能でコミュニケーションを図るようにしています。「行き当たりばったりの仕事はしない」という文化を作りたいため、今日の行動報告と明日の行動予定の2本立てで、記載してもらう運用です。その情報をもとにマネジメントを行っています。（島田氏）

――導入したことでどんな変化が生まれましたか。

情報を集約したことで、日々の業務をしっかりチェックできるようになったのは大きな変化です。

例えば、直行直帰のため姿を見かけなかった社員でも、アドレス帳の商談情報を見ることで、本当に仕事をしたのかどうか、しっかりチェックできます。1つの基盤に情報を集約することで、効率的にマネジメントが行えるようになっています。（島田氏）

――石井様は初めてシステム担当になったとお聞きしていますが、設定や項目追加などは難しい作業でしたか。

いえ、さほど難しいものではなく、設定しやすいものでした。前職ではユーザーの立場で使っていたこともあり、「きっとこういう設定ができるはずだ」というのがイメージしやすかったのは大きいですね。前職の担当者に相談することもできたため、IT管理者の経験がない私でも、自力で作業することができました。（石井氏）

――導入したことで得られた効果について教えてください。

決裁スピードが格段に向上したのは大きいです。以前は承認者が会社に帰ってこない日数分、申請書が机の上に放置されることになり、業務が停滞してしまう場面もありました。今は朝一番に申請すれば、午後には決裁が下りるため、その日のうちに業務に着手できるようになっています。立替経費などもすべてワークフロー機能で行っているため、紙の削減にもつながっています。今では印鑑を使った承認作業もほとんどありません。（石井氏）

――サイボウズ Officeを使って今後はどんなことを始めたいですか。

当社はISO9001（品質マネジメントシステム）を取得しており、日頃から組織やサービスの品質を改善していく文化が根付いています。何か改善したいことが出てくるたびに、サイボウズ Officeのさまざまな機能を駆使して、理想を実現していきたいですね。（石井氏）

現時点だと例えば、労務管理などの面からタイムカード機能は使ってみたいと考えています。現在は紙のタイムカードを利用しており、押し忘れや修正などは直接書いて修正印を押すような、ある意味“昭和”な運用がいまだに続いています。サイボウズ Officeを使って、集計業務の効率化と、労務管理としての見える化に挑戦していきたいですね。（島田氏）