Case Study 株式会社ユーキャン

株式会社ユーキャン様が「サイボウズ Office」を導入されたのは、7～8年ほど前。
それ以前は別のグループウェアを導入していましたが、デザインや操作性から移行を決めたといいます。
今回は、ITサポートグループでシステムインテグレーションを担当されている取締役の加藤英生さんと、事業支援グループを統括されている総務センター取締役の佐藤健生さんにお話を伺いました。

「導入当初、『サイボウズ Office』は10ユーザーでスケジュール管理の利用がメインでした。外部公開用のデータベースを構築するためにデヂエも20ユーザー契約していました。しかし、サイボウズ Officeの機能が導入当初より充実し、利用者も100ユーザーに増加したことから、デヂエよりカスタムアプリを使うことが多くなりましたね。カスタムアプリは業務に合わせてアプリを作成できるので、業務のあらゆることに対応できてしまいますから。」（加藤さん）

カスタムアプリはもちろん、スケジュール機能や掲示板など、基本的なグループウェアの機能もフル活用されています。特に業務の効率化に貢献したのは、申請書類を処理するワークフローの機能です。

「紙の書類で行っていた交通費の申請を『サイボウズ Office』のワークフローに切り替えました。オフィスが分散していても、書類を本社に送らずにオンラインで申請、承認できるので便利です。」（佐藤さん）

ユーキャン様の学校向けサービスのひとつ「Simple Mail BBS」は、学校から保護者にメールを配信したとき、同時に専用掲示板に書き込むシステムです。約500校に導入され、エンドユーザー数としては20万人にも及びます。

掲示板の利用で困ったときのサポートとして、保護者からの問い合わせ専用のコールセンターを設置しています。コールセンターでは、「サイボウズ Office」のカスタムアプリを使って、問い合わせ内容をデータベースに蓄積。一部の学校担当者にも内容を公開しています。

コールセンターに問い合わせがあると、10人以上のオペレーターがお客様ごとのカスタムアプリの問い合わせフォームに入力します。入力項目は、受付番号、受付日時、対応、受付者、対応状況、学校名、問い合せ者区分、問い合わせ内容などです。

通常、グループウェアは社内の情報共有のために利用しますが、社内のオペレーターやシステムエンジニアだけでなく、社外のお客様にも情報を公開するエクストラネット的な活用方法といえるでしょう。

コールセンターの問い合わせアプリをはじめとして、ユーキャン様では様々な業務をカスタムアプリが支えています。

「営業顧客管理やプロジェクト管理、社内のシステム障害の管理にもカスタムアプリを使っています。その総数は約100個。2万5,000件もの情報が入力されているカスタムアプリもあります。」（加藤さん）

――カスタムアプリを使い込んで下さっていますが、このようなアプリは誰が作成するのでしょうか。

「『サイボウズ Office』の使い方は社員におまかせです。テンプレート自体は私が提供しますが、あとは自由に使ってもらっています」（加藤さん）

グループウェアの運用もきっちりルールを決めるのではなく、ある程度のベースを作ったら、それぞれの部門でカスタマイズして使用しているといいます。 社員の自発的な活動を奨励するのが、ユーキャン様のスタイル。プロジェクトは、スタート時に担当役員がスタッフを決めて流動的に進めています。

「好きなようにやりなさい、という社風があります。小学生たちに風船で遊んでもらう『SchITバルーン』という事業も、ユーキャンらしい地域活性化の試みです。このプロジェクトも社員の自由な発想から生まれたものなんです。」（佐藤さん）

そのような自由な社風は、働き方からも見受けることができます。ユーキャン様では、今年度から在宅勤務のワークスタイルも取り入れ始めました。

「在宅勤務は、今年度から就業規則に定めたばかり。現在はパート1人ですが、学校HPサービスの作成業務をお願いしています。『サイボウズ Office』で情報を共有しています」（佐藤さん）

「サイボウズ Office」を使用することによって、働く「場所」の制約が消え、働き方の選択肢が広がったといいます。

――「サイボウズ Office」のよさとは何でしょうか？

「いちばん良いところは、カスタムアプリですね。無制限に作ることができるので、とりあえず作ってみて、業務に合わなければ消すこともできるので、幅広い使い方が可能で重宝しています。それから、あらゆる機能が何でも入ってこの価格というコストパフォーマンス。機能が充実しているのがうれしい。」（加藤さん）

こうした「サイボウズ Office」のよさを生かしつつ、学校や自治体のお客様のために、BCP（事業継続計画）の観点から災害などがあっても停止しないシステムやバックアップの分散化、あるいはモバイルで仕事ができる仕組みづくりに取り組んでいます。