Case Study 株式会社ザ・リッツ商業施設士事務所

――ホテルに特化したファシリティーマネジメントとはどのようなことをされているのですか？

実は、ホテルに特化したファシリティマネジメントサービスを行っているところはまだ少ないのです。多くのホテルは取引している建設業者やビルメンテナンス業者に設備などの修理を委託しています。ですが、今やホテルや旅館は古くからの家族経営ではなく、会社として運営していくものに変わってきています。私が担当しているホテルも、もともとあったホテルをリノベーションして造られました。そのため、頼れる付き合いのある業者がいる訳ではありません。そこで、私がファシリティマネジメントを行い、ホテルとホテルの運営会社、あるいはホテルと様々な業者のパイプ役を担っています。そうすることで、ホテルの全面的なサポートを行い、効率的な管理を目指しています。

――なるほど！これからのホテル業界を支えて行く土台とも言える役割を担っているのですね。

是非、そんな存在になっていきたいですね。ホテルの効率的な管理や円滑なサポートを行うには、ホテルの従業員とのコミュニケーションが大事になってきます。そこで導入したのが「サイボウズ Office」でした。
初めは、自社でシステムを構築するつもりでしたが、コスト面で断念しました。そんなときに、関わりのある業者の方からサイボウズを勧められたんです。
クラウドで手軽に使えて、ホテルの従業員にも使いやすいインターフェイスが気に入りました。また、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも使える点も導入の決め手の一つです。

――どのように製品を使ってらっしゃるのですか？

まず、掲示板でトラブル時のやりとりを行っています。ホテルの従業員が壊れた箇所や傷を見つけ、持っているスマートフォンでそれを撮影し、掲示板にアップするのです。こうすることで、状況をきちんと把握した上で指示を出したり、業者に連絡を取ったりと、効率的に次の動きが取れるようになりました。
以前は状況がわからないまま、夜中に電話で呼ばれて駆けつけてみたら大きなトラブルではなかったということもあったので...また、従業員の方も時間に関わらず何か気づいたことがあればすぐに書き込めるので、小さな不具合の見逃しも減りましたね。

――掲示板でやり取りを残せば、どのようなトラブルのときにどのように対応したかが残りますしね！

そうなんです！トラブルが起きたらただ対応するということを繰り返していても意味がありません。大事なのは、そのトラブルに対して何が原因で、どのように対処すればいいのかをきちんと共有し、トラブルの再発を防ぎ、再度起きても迅速に対応できるノウハウを残すことです。
また、クリスマスなどの季節もののレイアウトをプロジェクトで管理しています。 プロジェクトを使用するまでは、担当や責任者を割り振ることもできていなく、なんとなく誰かがやっていたという感じでした。プロジェクトを使用するようになって、きちんと責任者を立て、作業の進捗を共有するようになりました。このやり方であれば、去年誰が何をしたということがしっかりと残るので、前年の反省やノウハウを次の年に生かすことができます。
「サイボウズ Office」を使うことで、情報やノウハウをしっかりと残そうという意識がホテルの従業員の方にも芽生え、働き方に変化を及ぼしています。

――「サイボウズ Office」はこれまでは主に社内の情報共有ツールとして多くのお客様にご利用いただいておりました。しかし、クラウドサービスが始まり手軽にサービスを利用できるようになったことで新たな使い方が生まれているようですね！

そうですね！私もクライアントとの情報共有ツールとして使用していますが、クライアントが増えればその都度「サイボウズ Office」のドメインを増やして、それぞれの中でやりとりをしていきたいと思っています。
ホテル業界はまだほとんどIT化が進んでいない業界のひとつです。よりよいサービスをお客様に提供していくためにも、きちんとノウハウを共有し、効率的にマネジメントを行うことが必要不可欠。そのためにはIT化はとても重要であると考えています。「サイボウズ Office」には他にも色々な機能があるので、もっと使い込んで効率的かつ細やかなサポートを多くのホテルに行って、この業界をもっといいものにしていきたいですね！

岩瀬様の取り組みに弊社製品が少しでも役立っているようで、大変嬉しく思います！
是非、様々なホテルとの情報共有ツールとして「サイボウズ Office」をご利用いただき、またお話を聞かせてください。