Case Study 株式会社スーパーホテル

現在「Office 10」200 ユーザー版をご利用中のスーパーホテル様。
本社に勤務するスタッフ全員と、直営店の支配人などに ID を配布しているのだという。

――出張されている方は多いのですか？

正社員は約 160 名ぐらいです。基本的に毎週月曜日は本社に全員いるのですが、それ以外は、スーパーバイザー職の社員は全国の各店舗を回っています。月曜日は朝礼があり、会長の講話があるので、それをICレコーダーに録音して、別のグループウェアにアップロードしております。

――別のグループウェアと言いますと？

実は弊社では「スーパーウェア」という名前で独自にグループウェアを開発しています。各店舗のスタッフとのコミュニケーションなどは、このスーパーウェアで行っています。

――なるほど。「サイボウズ Office」と被る部分も多いと思うのですが、どう使い分けをされているのですか？

サイボウズでは、設備予約やファイル管理、社内メールでの総務部や経理部からの情報提供など、事務的なデータをやり取りすることが多いですね。一方のスーパーウェアは自社開発なので、ホテルの業務に適合した機能を使う事が多いです。お客様からいただいたアンケート内容をインセンティブにして、各店舗ごとにポイントをつけています。

――事務的なやり取りを自社のグループウェアではなく、サイボウズを選ばれたのはどういう理由からでしょうか？

やっぱり「使いやすさ」ですね。私が情報システムの担当になった 10 年前には、既にサイボウズは導入されていました。
その頃からサイボウズならではの使い勝手の良さで、社内にはすっかり浸透していました。そういう意味では、10年間のデータが我が社の資産でもありますので、そうそう簡単には乗り換えられません。
また、実質社内の情報システム担当は、3 人といったところです。
そういう少ない人数で社内の情報共有を円滑に運用するためには、トラブルがなく、安定したグループウェアが必要だったのです。サイボウズさんは不具合も少なく、非常に助かっています。

スーパーホテル社様では「サイボウズ Office」の各機能を以下のようにご利用になっています。

▼ファイル管理

ファイルサーバー代わりに利用している。
社内資料のひな形などを保存している。
特に外出している人が外部からすぐにひな形を利用できるので便利、との事。

▼社内メール（メッセージ）

総務部や経理部などからの掲示に利用される事が多い。

▼設備管理

会議室の予約システムとして利用している。

▼ワークフロー

費用に関する電子決裁に利用。
10万円以下と10万円以上に分けてフォームを作っている。
ファイルを添付できるので、実際には見積ファイルを添付して申請を流しているそうだ。その他、出張、休暇申請にも利用している。

自社グループウェアがありながらもサイボウズも活用している同社。グループウェアとは同社にとってどういう存在なのか柴田様に伺った。

弊社では、入社してすぐにはグループウェアの ID を渡しません。新入社員に知ってもらいたいことがあります。グループウェアを使いつつも、大事なのは顔を合わせて議論することだと思っています。お客様は画面の中にはいない。この切り分けが大切ですね。

社内の全てのやり取りを全てひとつのグループウェアで行うことなど、不可能に等しい。 「ITツールを使うことの意味」をよく理解されているからこそ、２つのグループウェアを使い分けてスムーズな運用を進められているのではないだろうか。今後もどのような活用をされていくのか、目が離せない。