Case Study 株式会社SRコーポレーション

「え？グループウェア、使っていないの？…と正直、最初は驚きました。」

SRコーポレーションでマーケティング統括部　統括部長を務める白井丈久氏はこう振り返ります。 投資用ワンルームマンションの売買を手がけるSRコーポレーションに、白井氏が転職してきたのは2014年のこと。白井氏の前職は事務機器メーカーのマーケティング マネジャーであり、グループウェアによるスケジュール共有は当たり前のことでしたが、不動産業界自体が情報共有などのIT活用が遅れている傾向がありました。

「私が転職してきた当時は、2フロアにまたがるオフィスはそれぞれの階にホワイトボードがあり、そこにスケジュールが書いてあるという状況でした。会議などを設定するには、他のフロアにいって確認…ということも日常的に行われていました。また、応接室の予約は紙の台帳で管理していて、キャンセルになったら消すというルールでした。しかしながら、手書きのため予約が入っているのかがわかりづらく、ダブルブッキングしてしまうことがありました。」（白井氏）

白井氏がもう1点、大きな課題と考えたのは、紙の資料や文書の多さでした。もともと前職では複合機を活用したペーパレス化を推進する製品やサービスを扱っていた白井氏にとっては、不動産業界の紙の多さはカルチャーショックともいえる状況だったのです。

「なんでも紙に出力しているムダもさることながら、一番非効率だと思ったのは、新たな物件情報が出ても、営業がオフィスにいて紙の図面の存在に気づかなければ、せっかくの顧客提案の機会を逃してしまうことでした。」と白井氏は指摘します。

SRコーポレーションは、都内でも特に通勤に便利なエリアの駅徒歩10分以内にあるワンルームの投資用マンションを手掛けていますが、条件に合致した物件は賃貸に出しても空室になるリスクが低く、人気があります。そのため、なかなか市場に出ないのが実情です。

「お客様から『いい物件が出たらすぐに教えてほしい』と言われていても、オフィスで紙の図面に気づかないと、その要望にお応えすることができません」（白井氏）

また、成約についても、物件の仕入れ部門に営業担当者が電話で伝えてきた順になりますが、ほぼ同じタイミングで2人の営業担当者から成約の電話が入ったり、仕入れの担当者が別の電話中で、代わりに出た社員が伝言した場合などは「誰が一番早かったのか」がグレーな状況になっていました。

本来はマーケティングをミッションに転職してきた白井氏でしたが、こうした「スケジュール共有」と「紙の物件情報」の課題を解決するために、グループウェアの検討にも携わることとなったのです。

白井氏は前職で、サイボウズ製品を取り扱っていた経験から「サイボウズ Office」についても事前に知識を持っていました。

「『サイボウズ Office』は中小企業で必要な機能がまとまっていると評価しています。クラウドサービスのため、初期投資を抑えての導入が可能なので、社内にも説明しやすかったです。」（白井氏）

その一方で、白井氏が苦労したのは「これまでのやり方を変えたくない」という社員が多かったということです。グループウェアを導入することに抵抗を感じている社員に対して白井氏は「例えばスケジュールの共有はなぜ必要なのか…を理解してもらえるように説明しました。みんながグループウェアに情報をインプットすると、どんなに便利になるかをわかってもらうのが重要です。また、これまでの紙や口頭によるコミュニケーションで『言った、言わない』『見た、見ない』などのトラブルが起こったときはチャンスと捉え、グループウェアを活用した業務改善策を提案しました。」と導入当時を振り返ります。

実際に利便性が理解されれば、利用は促進されますが、それが顕著に表れていたのが、掲示板による物件の管理だったといいます。

物件の管理を紙から「サイボウズ Office」の掲示板に移行したことで、営業担当者はオフィスにいなくても新しい物件が出たことをスマホで確認できるようになりました。顧客からの申し込みがあり成約した場合も、掲示板上で営業担当者がコメントすることで「成約」のステータスとするフローになったのです。

「営業担当は掲示板で適した物件を見つけたら、外出先からであってもすぐにお客様に図面を送ることができます。一度、SRコーポレーションを通じたマンション経営で成功すると2戸目、3戸目の購入につながるお客様は非常に多く、SRコーポレーションから提案されるのなら…ということで、メールやLINEのやりとりだけで即決していただくケースも多いのです。営業にとってもお客様にとっても、スピーディーな提案ができることはメリットになっています。いまでは、外出の多い営業担当者も当たり前のようにグループウェアを使いこなしています。」（白井氏）

「スケジュールの共有や、先ほどご紹介した物件情報のように、Excelや紙で管理している情報を『サイボウズ Office』に集約していきたいと考えています。」と白井氏は今後の展望を語ります。

現状、資料請求いただいたお客様の管理や、入居者が入れ替わる際の原状回復工事の進捗管理、レンタカーの利用管理などはすでにカスタムアプリで行っていますが、今後もこれまで紙やExcel台帳などで行ってきた業務を「サイボウズ Office」のカスタムアプリに移行していく方針とのことです。

「カスタムアプリの数を増やしても、発生するコストが変わらないのも、業務改善を進めやすい大きなポイントになります。」（白井氏）

カスタムアプリを手軽に使うための配布アプリの追加やアプリ作成支援を通じて、今後もSRコーポレーションの業務を、サイボウズはサポートしていきます。