Case Study 京都センチュリーホテル株式会社

井上様はもともと、系列グループである京都センチュリーホテル様で情報システムをご担当されていました。2012年頃、社長が「グループウェアを導入して、社内の情報共有を進めるべきだ」と提案され、グループウェア導入の準備に入られたそうです。しかし、当時井上様はサイボウズの事は知らなかったとの事。付き合いのある販売店からサイボウズを進められ、実際にデモをご覧になって導入決定に至ったとの事でした。

社長自ら導入を促進されたとあって、導入後の活用もスムーズ。社長の意思が社内に浸透しているおかげでトラブルもなく、順調に運用が進んだそうです。

現在、井上様が勤務されている琵琶湖ホテル様でも同様で、出向されてからまだ1ヶ月弱でしたが、やはり社長のメッセージがスタッフの隅々に届いており、特に問題もなく、導入はスムーズだとの事でした。通常、慣れないツールを使うことへの抵抗感、という話を我々も聞くことが多いのですが、京都ホテル様でも琵琶湖ホテル様でも、抵抗感はほぼゼロだったそうです。

そんな琵琶湖ホテル様の「サイボウズ Office」で現在主に利用されている機能は、スケジュール、掲示板など。ではどのように活用されているのか、機能ごとに見て行きましょう。

○スケジュール

社長がグループウェアを促進されているだけあって「たとえ他人のスケジュールでも、空いているところは自由に登録をして良い」というルールで運用されています。あらかじめ、自分の休みだけは最低限登録しておくことが必須のようですが、他人に予定を登録されて重複するのは、前もって自分で予定を登録しておかなかった本人の責任、という事になるそうです。

○掲示板

グループウェア導入前はなかなかスタッフに届きづらかった「社長からのメッセージ」を、掲示板機能を使って運用されています。時系列で社長からのメッセージを掲示し、それをトップページからリンクするような形で活用されています。京都センチュリーホテル様と琵琶湖ホテル様の両方のスタッフがいるため、リンクの見せ方を井上様ご自身で工夫されているそうです。

○ファイル管理

以前はファイル自体を共有することが少なかったそうです。たまに他のスタッフのファイルを見たい場合は、個人のPCまで行って見せてもらっていたとの事。現在は、チーム単位でファイルを共有される事が多いようです。

○Webメール

ホテルならではの使い方、というのが Webメール（Eメール）です。婚礼、宿泊などお客様とのやり取りが頻発する琵琶湖ホテル様では、それぞれのセクションで代表メールアドレスを管理。セクションに属するスタッフ全員にそのメールアドレスを登録することで、メールの共有が楽になったそうです。

このように、トップ（社長）の「社内の情報共有を進めたい」という思いを各機能にきちんと反映させる事で、グループウェアがより使いやすくなり、社長の意思が確実に伝わるようになったそうです。

「活用は進んでいると思います」と答える井上様。トップダウンで導入し、抵抗はほぼゼロだったというものの、運用管理者の井上様がその陰で工夫を積み重ねている事は少なくありません。

例えば、各セクションからの要望や問い合わせ。ほぼご自身で調べ、解決する。サイボウズのサポートに頼る事はあまりないと井上様は言います。

サイボウズ導入前も万端に資料の準備を行い、社内から納得いく形で導入を進めたとの事で、活用に至るまでは並ならぬ工夫の跡も垣間見られました。

ところで、現在サイボウズを含め、システムを管理されているのは井上様おひとりとの事。きついと思われた事はありませんか？と尋ねると「システムに関わる人間が複数いると、意思決定が揺らぎがちなので、今のままがちょうどいいんですよ」と笑顔で答えていただきました。

では、サイボウズを導入して社内に効果はあったのでしょうか。

「時間的なものも含め、社内の業務連絡に費やすコストが半分以上減りました」

社長からのメッセージも含め、スタッフ間のコミュニケーションは、直接お客様を相手にするホテル業界では最も重視すべき事項。グループウェア導入前はそこに費やす時間も半端ではなかったことが想像されます。しかし、サイボウズを導入して効率化だけでなく、確実にメッセージが届くようになった事は、社内だけでなくお客様に対しても良い影響を及ぼしたのではないでしょうか。

「滋賀県といえば琵琶湖ホテル。名門のホテルとして誇りを持っています」

取材中に井上様から出た言葉。社長の意思を、グループウェアを通じてスタッフが受け止め、業務に活かしていく。そしてそんな言葉を裏付けるように、平日にも関わらず多くのお客様で賑わうロビーがとても印象的でした。

最後に今後の展望を伺うと「グループ系列でまだ導入していないホテルがあるので、そちらでもぜひ導入を進めたいですね」とおっしゃっていただきました。

トップダウンでスムーズな導入、活用が行われている同社。京都センチュリーホテル様や琵琶湖ホテル様で成功されたように、きっと他のホテルでも障壁なく導入、活用が進むのではないでしょうか。