Case Study 山梨県立科学館

山梨県立科学館は、1998年に大型天体望遠鏡やプラネタリウム、実験工作室、常設展示室などを備えた施設として開館しました。
平日は幼稚園から中学校のみなさんが学校行事（学習利用）の一環として訪れ、休日はたくさんの家族連れで賑わっています。
同館は職員間の連絡共有ツールとして、2003年より「サイボウズ Office AG」を導入しました。そして2014 年に最新版「サイボウズ Office 10（以下「サイボウズ Office」）」へバージョンアップを行い、現在も社内の情報共有ツールとして利用しています。
今回は同館の中でシステムまわりを担当している事業課 学芸主事の上野 元嗣 氏にお話を伺いました。

――「サイボウズ Office」の導入理由を教えてください。

「サイボウズ Office」を導入した一番の理由は、社内における職員間の連絡手段を設けるためでした。
当館は約 30 名の職員で運営をしています。スタッフは全員シフト制で出社をしているため、なかなか全員と顔を合わせる機会がありません。また、担当部署毎に在席している場所が異なるため、同じ日に出社していたとしても、部署が違えばほとんど顔を合わせることがありません。サイボウズ導入前は、各部署への連絡は内線で行っていました。しかし、営業時間中はほとんどつながらず、限界を感じていました。そのような状況の中で、場所と時間を関係なく、職員同士で情報共有や連絡ができるためのツールとして、「サイボウズ Office」を導入しました。主に利用している機能は「メッセージ機能」です。

――具体的にどのようなやり取りをメッセージ機能で行っていますか？

例えば、部署内の業務の引き継ぎ事項を共有する手段として利用しています。同じ部署内でも、シフトの関係上一週間顔をあわせない場合もあります。そういった時に、誰がいつどのような作業をおこなったのか、次の人に何をしてほしいのかを記録する場として、メッセージ機能を利用しています。

また、社内には部署とは別に、様々なプロジェクトチームがあります。例えば、広報プロジェクトチームや特別展プロジェクトなどがあります。部署を越えたメンバー間での議論をする場としてもメッセージ機能は活躍しています。
メッセージ機能では、テキストの文章だけでなく、画像ファイルや資料なども添付できるため、制作物が多い当館としては、イメージを共有する時や写真データを共有する時などに、とても役立っています。

――「掲示板」の利用方法を教えてください。

掲示板機能では、朝礼で話した内容の記録や会議の議事録を掲示しています。掲示板に載せる理由としては、その日シフトで休みだった人にも、出勤した際に情報共有ができるためです。

――メッセージ機能と掲示板機能はどのように使い分けていますか？

意見がほしいもの、議論をしたい連絡はメッセージ機能を利用しています。掲示板機能は、確認しておくものとして、社内のお知らせを配信する目的で利用しています。そのため、誰がいつ確認したのか確認していないのかを見る必要があるものはメッセージ機能を利用しています。

――サイボウズ Office の導入効果は何ですか？

「サイボウズ Office」を導入した一番のメリットは、場所や時間を気にせず、自分のタイミングで館内の連絡を確認したり、対応できるようになったことです。また、メールとは違い、やりとりが時系列で確認できるので、誰がいつ誰に対してどのような発言をしたのかなどがひと目でわかるようなったことも「サイボウズ Office」を導入してよかったことです。 さらに、部署を横断した連絡も簡単にできるため、担当している業務もバラバラ、普段在席している場所もバラバラな当館としては、部署をまたいだプロジェクトなどを進める際にはとても役に立っています。私たちの中でメッセージ機能は、ただの連絡手段ではなく、場所や時間を問わず議論ができる「デジタル会議室」としても利用しています。

――「サイボウズ Office」の管理者として、社員の方によりよく使ってもらう工夫などはしていますか？

特別に使い方などを強要していることはありません。基本的にはみなさん自由に使ってもらっています。特に操作自体が難しくないので、個々にアレンジし、業務に役立てています。私は、細かくフォルダ分けをして、活用しています。

また、ユーザーのグループも細かく設定しています。グループを細かく設定する理由としてはメッセージ機能を利用する際に、宛先を毎回選択するので、そのときに宛先を選びやすくするためです。社員数は少ないけれども、部署や役職、プロジェクトといった単位で、複数のユーザーカテゴリが存在しています。そのカテゴリごとにメッセージでよく連絡をするので、メッセージを送りやすくするために、ユーザーのグループは細かく事前に設定しています。