Case Study 株式会社一蘭

実は、一蘭様は「Office 10」がリリースされて一番最初にバージョンアップライセンスをお申し込みいただいたお客様でもあります。「Office 10」が出るのを待っていただいたのでしょうか。
「え？一番だったんですか？特に一番を狙っていたわけではないです（笑）。これまで『Office 8』を使っていたのですが、時々動作が重くなるなど挙動が怪しいときがあって。今まで継続サービスに入っていなくて、早く継続サービスを申し込まないといけないな、と思っていたところに『Office 10』が出るという話を聞いたものですから、リリース後すぐに申し込みました。」

※バージョンアップライセンスをお申し込みいただいた場合、一年間、継続サービス期間が付与されます。

「Office 4」の頃からサイボウズをご利用いただいているという同社。バージョンアップを重ね、現在は香港やニューヨークといった海外も含め、全国の店舗や工場、オフィスなどの約70箇所の拠点で利用されているそうだ。
「各店舗では店長を含めて社員が1～2名、それ以外の拠点では全社員にアカウントを配っています。全体では220アカウントぐらいですかね。」
それでもなんと現在も、毎月コンスタントに10名前後のペースで正社員が増え続けているという。それだけの社員に「サイボウズ Office」の使い方を伝えていくのは大変なのでは、と思いきや、入社初日に研修を設けているのだそうだ。

「社内メールの使い方、自分のスケジュールを利用する方法、電話メモの登録の仕方やユーザー名簿を使って研修を行っています」

初日から研修プログラムがきっちり組まれるほど「サイボウズ Office」を使われている同社。では実際にどのようにそれぞれの機能を使われているのだろうか。

○メッセージ
社内の情報共有はほとんどメッセージで行われている。具体的には、新店舗の開発や新商品の開発に関する議論など。

プロジェクトに沿って必要となる工程管理も、メッセージの本文に工程表のようなものを掲示し、工程が完了したら都度、本文を変更して全体の進捗を把握しているという。

「『Office 8』時代には利用していなかったプロジェクト機能が、『Office 10』では基本機能として使えるようになっているので、今後はぜひ使ってみたいですね。」

メッセージ上の議論は活発で、業務以外でも、例えば同社が毎年発行するカレンダーの中に、毎月の格言を掲載しているが、メッセージ上で募集を行ったりするのだそうだ。

○ワークフロー
社内の決裁については、すべてワークフロー機能に集約。具体的には経費の精算や出張申請など。変わったところでは「配偶者への誕生日プレゼント申請」なるものがあるそう。こちらは社長発案で、申請すればラーメン無料券や関連施設の利用券がもらえるそうだ。

○スケジュール
各社員が自分の予定や、設備予約などの目的で利用している。登録は自ら行う。社長の予定だけは社長室が管理している。

○掲示板
「メッセージに比べると、少し敷居が高いように感じてしまいます」

その理由としては、メッセージの宛先が限定なのに比べて、掲示板では内容を読む宛先が必然的に多くなってしまうからだと言う。

ただし、総務からの社内ルールの周知徹底にはもちろん、オススメの本を紹介する読書スレッド、「天然極笑専門店」とのタイトルがついた、クスリと笑えるジョークを言い合うスレッドなどは掲示板で運用している。

「うちの会社は読書を大事にしています。社内には図書館もあるぐらいです。時折、社長自らおすすめの本を掲示板で紹介したりしていますよ。」
また、海外拠点などまだ社内のVPN環境が整っていない場合に社外から「サイボウズ Office」へアクセスする手段として「サイボウズ リモートサービス」も利用している。

企業理念に表されるように、一蘭様では社内の雰囲気はとても柔らかく、社員同士が近しい印象を受けた。その裏側にはたびたび社長の存在が伺える。

商工会議所や大学での講演に度々登場している吉冨社長は、企業理念にも掲げている「従業員を大切にする心」を決して忘れない。それはグループウェア上でのコミュニケーションにもよく表れている。

前述の「配偶者へのプレゼント申請」や「社長のおすすめ本」をはじめ、社員へのコミュニケーションも積極的だ。ある日、サーバーの最適化のために深夜を通して作業をしていた鴨川氏に対して、翌朝「お疲れ様でした」という個人的なメッセージが送られてきた事もあったという。

社長のメッセージは、一蘭様の名刺ひとつ取っても伝わってくる。

「一蘭は役職・肩書のない会社です」

最後に「サイボウズは私達の会社にとって大事なキーのひとつ。そのお蔭で全国・世界中に拠点が増えてもスピード感を持って仕事が進められる」と言っていただいた。

社長が社員を家族のように想い、社員同士も常日頃から気軽に、多くのコミュニケーションを取っているという一蘭様。もちろん社長の強い信念があってこそのものではあるが、そのコミュニケーションの一端を「サイボウズ Office」が担っていればこんなに嬉しい事はない。