Case Study 認定NPO法人 フローレンス

新しい働き方を模索し、発信をする傍ら、フローレンス自身も本部スタッフには週に1度の在宅勤務を推奨している。 在宅勤務では情報漏えいのないように、自宅のパソコンやプリンタは使わないなどのルールを徹底している。 インタビューに応じてくれたフローレンス 働き方革命事業部 二河 等氏も基本的に月曜日を在宅勤務と定めている。なお近々育児のための時短勤務を開始するという。

在宅勤務が多いなか、スタッフの情報共有を支えているのがサイボウズ Officeだ。 アカウント数は約120名。現在稼働中の全ての事業において、情報共有のインフラとしてサイボウズ Officeが使われている。なお外部との連絡や金銭のやりとりなど業務に関わるものは他ツールを用いている。

――とはいえ、現場とのやりとりはメールが中心

現場とのやりとりはメールが中心となっているため、フローレンス内ではメールが重要なツールとなっている。 現時点では「メールを見れば全ての情報をキャッチできる」という状態にしている。勤怠関連なども含め、 多くの連絡をメールで行っており、飛び交うメールの数はおびただしい。その代わり、 メールの記述ルールが徹底しているのもフローレンスならではの特徴となっている。

――グループウェア「サイボウズ Office」と「メール」のすみ分けは？

そうはいうものの、メールは情報伝達のためのツールである。「流れては困る」ような情報やメールでは実現できないグループウェア的な機能はサイボウズ Officeを用いている。

フローレンスには保育現場で働くスタッフも多い。基本的には保育業務が中心となるものの、最近では資料を作成するなど デバイスで作業する人も増えてきているという。こうした近況の変化があるため、二河氏は念のため他ツールと比較検討をしたものの、クラウドで情報共有ができるサイボウズ Officeがツールとして「やはり最適」という 結論に至っている。 「フローレンスですとスタッフのITリテラシーは多岐にわたります。私のようにSIer出身で見れば なんとなく使えてしまう人もいれば、マニュアルがないと不安になる人もいます。 その点サイボウズは日本人が使いやすいようなインターフェースになっているのが心強いです」と二河氏は話す。

実際にフローレンスでよく使われているサイボウズ Officeの機能を見ていこう。 二河氏がまず挙げたのはトップページのカスタマイズ機能だ。

――トップページの活用方法

サイボウズ Officeでは管理者がトップページをカスタマイズできるようになっており、そこにメールで全員に通知するような内容を適宜掲示しているという。例えばシステムメンテナンスの通達や人事部から年末調整の連絡など、全員が確認すべき情報はトップページに掲示している。トップページであればサイボウズ Officeを開いていれば全員が必ず目にするので拡散力は抜群だ。「更新するのは全て私です。今年に入り、更新頻度が高まり活用しています」と二河氏は言う。

――使用頻度が高い機能は「スケジュール」

ユーザーの使用頻度が高いアプリケーションでいえば「スケジュール」がある。フローレンスでも ミーティングが多く、予定調整機能は 欠かせない機能となっている。現場に出ているスタッフも多いため、空き時間を調整するのは至難の業だ。もしメールを介して手動で調整していたらそれだけで多くの時間が取られてしまい、破綻しているかもしれない。関係者のスケジュールを並べて空き時間に予定を入れることができるスケジュール調整機能は二河氏によると「いまやフローレンスには欠かせません」という。

予定調整と関連して設備予約も利用している。ただし設備として登録するものは使用頻度の 高いものに限っている。「使用頻度が高くなると設備として登録し、使用頻度が下がると登録を解除しています」 と二河氏は説明する。設備予約の使い勝手を高めるためのコツと言えそうだ。

――スマートフォンからの利用

さらに多忙なミーティングをこなすために二河氏はスマートフォンも活用している。スマートフォンからサイボウズ Officeの情報にアクセスするためのスマートフォン専用アプリケーションに「サイボウズ KUNAI」がある。 これには「通知一覧」機能があり、スケジュールやメッセージなどの更新情報を一覧できる機能がある。重要な項目やこれから出席しなくてはならないスケジュールを確認することができる。二河氏は愛用しているようだ。

――ミーティングの議事録には「報告書」を利用

続いてスケジュールと関連して活用しているのが「報告書」。ミーティングの議事録を参加者で共有するのに使う。ミーティング中は「ロガー」と呼ばれる記録係が議事録をその場で作成し、ミーティング後に、参加者にあらためて報告する。このときサイボウズ Officeではスケジュールの参加者を自動的に宛先に設定することができるため、効率的に議事録を送信することができるという。

――「ファイル管理」「ワークフロー」の活用

ファイルを共有する「ファイル管理」もフローレンスでは定着したアプリケーションだ。ここには各部署が提供する申請書など、確定したフォーマットを格納するようにしている。

「ワークフロー」アプリケーションは社印を押すような書類の申請、資格手当の申請などで用いている。行政に提出する書類など紙でのやりとりが必要なものをのぞき、電子的に申請できるものは「ワークフロー」を用いるというルールにしている。二河氏は「行政に提出するような書類ですとどうしても紙になりますので、そこはまだペーパーレスに進めないですね」ともどかしさをうかがわせる。

これまで見てきたように、フローレンスではサイボウズ Officeはすっかり定着している。社内からは「空気みたいな存在です。これがないなんて想像できません」という声もある。最たるものが先述したようなスケジュール管理である。二河氏は「サイボウズ Officeがないと参加者をつかまえられません。つかまえられないと、話が進みませんから、ひいては事業が進まなくなります」と話す。

今後は「kintone」や「カスタムアプリ」の利用へと発展させていくことも模索しているという。本部や現場スタッフに 必要なものを「柔軟なカスタムアプリで業務を改善していきたいです」と二河氏は話している。