Case Study 万協製薬株式会社

――サイボウズ Officeをどのような経緯で導入したのでしょうか？

（松浦氏）
サイボウズ Officeを導入する前、万協製薬では「メールって手紙のこと？」と言っていたほどITには詳しくありませんでした。予定を管理するためのツールがあったのですが、とても見にくく、あまり活用できていませんでした。そんな折、講演で対談したサイボウズの青野社長からサイボウズ Officeの話を聞き、試してみました。

導入してみると、画面が楽しかったんですよ。掲示板方式で見やすく、使いやすいから社員が使ってくれるようになりました。当時、私は毎日、「日報」にコメントしたり「掲示板」に書き込みをしたりしていました。すると社員が返信をくれるんです。それが嬉しくて、１日の半分はサイボウズ Officeを見ていました。こうしてサイボウズ Officeが好きになり、今まで使い続けています。

――導入初期にサイボウズ Officeで解決できた課題はありましたか？

（中川氏）
サイボウズ Office導入前は社長の予定を小さなホワイトボードに書いて共有し、社員の予定は共有していませんでした。総務部で社長の予定をホワイトボードに書き込むのですが、古い予定が残ったままだったり、無くなった予定が書いたままになっていたりで、トラブルもありました。当時は社員数も少なく工場も1つだったのでこの方法で運用できましたが、第2工場ができ、社員数が増え、社長の予定が増えていくと、ホワイトボードでの予定管理は厳しくなりました。

サイボウズ Office導入後は、社長だけでなく、全社員の予定を「スケジュール」で一元管理できるようになりました。今はたくさんの来客があり、会議室も複数あるので「スケジュール」が無かったら困りますね。社用車の管理も同様です。昔は事務所に行って鍵があれば車に乗れて無ければ乗れないという運用でしたが、「施設予約」で車の予約管理ができるようになりました。

――万協製薬様は主に外用薬を製造されているそうですね。業務ではどのようにサイボウズ Officeを活用されているのでしょうか？


 


（久保氏）
生産管理課では業務の進行状況や重要な情報を管理するために、「メッセージ」を活用しています。「出荷」や「新製品情報」など業務やテーマごとにフォルダを分けて整理しています。また議題の付け方にルールを設けています。例えば「新製品情報」フォルダ内では、「新製品情報（製品名_容量）」で書くようにしているんです。これによって探したい情報をかんたんに見つけることができます。

――どのように「メッセージ」を活用していますか？

「メッセージ」の本文に表を作成して、新製品ごとの進捗管理に活用しています。確認すべき項目はたくさんあり、それぞれ内容が細かいです。当社では100種類以上の製品を扱っているので、ヌケモレなく管理するのは大変です。なので、「製品ごとに何を確認すべきか」「今どこまで進んでいるか」「どんな変更があったか」といった情報をまとめる表を作成して運用しています。ひと目で状況がわかるので、チーム内での情報共有もスムーズになりましたし、作業のヌケやミスを防ぐという意味でも、すごく助かっています。




――「メッセージ」の書式編集で表を作成されているのですね！更新はどのように行っているのですか？

元の情報を消さずに打ち消し線を引いて、新しい情報を赤字で追記するようにしています。どこが変わったのかが他部署にもひと目で分かります。また、変更履歴を残せるので後から振り返った時に便利です。

――連絡や相談はどのようにしていますか？

コメントでやり取りをしています。連絡を取りたい相手に伝えられることはもちろん、宛先に入っている関係者全員に周知できるんです。

――出荷管理でも表を利用されているそうですね。




（坂藪氏）
はい。出荷も同じように表を「メッセージ」の本文に固定して利用します。表には、「その日の出荷製品一覧」「パレット数」「運送会社」「各製品の出荷判定状況」「出荷時間」などをまとめています。運送トラックをお待たせしないように分単位で記載した出荷時間を表で共有し、トラック到着後すぐに積めるように準備をします。おかげでトラックの待機時間は短いです。

――松浦社長のスケジュール運用について教えていただけますか？

(松浦氏)
私の予定は社員が自由に登録できるようにしています。5分単位で細かく予定が入っており、合計で24時間を超えることもありますが、社員が「社長に参加してほしい」と思った予定をすべて把握できるところが良いんですよ。24時間以上の予定が入ると、その中で大切な予定が沈殿するような感覚になります。

――ユニークな利用方法ですね！

一般的な「スケジュール」の使い方とは違うかもしれませんが、テレビの番組表を見るように覗き込み、一つ一つの予定を解読して「今週はどう行動しようかな？」と考えています。このように自由に予定を入れられるところが私は好きです。

――社員のみなさんはどのように「スケジュール」を利用していますか？

（久保氏）
例えば工場見学会などのイベントを実施する場合は「スケジュール」で進捗管理しています。実施日、参加者、当日の予定、車の手配、関係ファイルの添付など、そのイベント情報を「スケジュール」にまとめ、調整や報告はコメントでやりとりしています。




――他にはいかがでしょう？

（久保氏）
生産管理課では朝に課内メンバーと予定やタスクを確認します。例えば、私はその日の原料発注タスクを「スケジュール」に登録しています。締め切りをリマインドする上でも効果があります。時間を変更したい時には、予定の一覧画面からマウスで予定を直接移動できるところが気に入ってます。




――「スケジュール」以外の機能についてはいかがでしょうか？




（山下氏）
総務部が受託依頼など、社外からのメールを受け取り、「メッセージ」に転送する機能を使って担当者に連絡します。かんたんな操作で、添付ファイルも一緒に転送できます。また、「メッセージ」上のコメントでやりとりができるので助かっています。

――サイボウズ Officeを20年以上ご利用いただきありがとうございます。導入して、どのような効果を感じていますか？

（松浦氏）
サイボウズ Officeは社内コミュニケーションの基盤として長年役立っています。画面が見やすくて、安心感があります。パソコンに入ったらサイボウズ Officeの画面を開きたいと思う「帰ってきたくなる居酒屋」のような存在です。そして親しみやすい一方で、チャットなどプライベートで使うツールとは明確に違う見た目であることも良いと思っています。仕事とプライベートを切り替えやすくなりますよね。社員には休みの日にはしっかり休んでほしいので。公私混同しにくい画面が社員のプライベートを守ってくれています。

――最後に今後の展望をお聞かせください。

万協製薬では必要に応じて他のコミュニケーションツールの導入も検討しますが、「サイボウズ Officeをやめるのはやめてくれ」と社員からも言われました。私も社員とコミュニケーションがとれるサイボウズ Officeが大好きです。私が社長をやっている限りサイボウズ Officeをやめることはないと思います。