有償版で活用度が上がり、情報共有が効率的になったー NPO法人 花の花様

障がいのある人もない人もみんな一緒に生きていける社会を目指し、障がい者への就労支援活動を行っているNPO法人 花の花様。2016年から社内のやりとりにサイボウズLiveを利用していましたが、サイボウズLiveが無料だったからか、あまり活用されていませんでした。

サイボウズLive終了をきっかけに、サイボウズ Officeへと移行。有料版のサイボウズ Officeに切り替わったことで、社内で「活用しないともったいない」という雰囲気が生まれたといいます。

それまで全く使われていなかった掲示板やファイル管理の活用が進んで情報共有が効率化されたほか、メーラーも利用することで仕事に関する連絡を全てサイボウズ Office上に集約させることができました。

また、カスタムアプリでもクレーム共有やパスワード共有ができるようになり、業務効率が向上しました。

有償だからこそ、活用度が上がった

  • cybozuLive
  • サイボウズ Office
みんなに使ってもらえない・・・
有償にしたら、みんな使ってくれるようになった!

サイボウズLiveは無料ツールだったため、社内で「使おう」と呼びかけてもあまり浸透しなかったそうです。有料版のサイボウズ Officeに移行したことで、「せっかく有料なのだから使わないともったいない」という気持ちがスタッフの中で生まれました。

0件だった掲示板が、積極的に活用されるように

サイボウズLiveでは全く使われていなかった掲示板。今は会議の連絡や資料共有など、日々の連絡に必要不可欠なものとなりました。

3件しか登録のなかった共有フォルダも、毎日アップロードされるように

サイボウズLiveでは3件しか登録がなかったファイル管理。現在では、行政に提出する書類を中心に、食事注文票や花見参加表、名簿のフォーマットなどが共有されるようになりました。

スケジュールの利用しやすさが向上

サイボウズLiveのイベントでは、「他の人のスケジュールもカレンダーに入ってしまう」という点に悩まされていましたが、サイボウズ Officeでは個人ごとに予定が管理できるようになり、見やすくなりました。

メーラー機能で、仕事に関する連絡はサイボウズ Officeに全て集約できるように

サイボウズLiveにはないWebメーラーの機能で、サイボウズ Officeにアクセスすれば社外からのメールも返信できるようになりました。

カスタムアプリでパスワード共有やクレーム共有も実現

共通パスワード管理
気になったことアプリ(クレーム共有)

それまではAmazonやアスクルなどのパスワードを誰が把握しているかもわからず、電話やメールで聞き回っていましたが、カスタムアプリで共有することによりその手間がなくなりました。また、クレーム共有などそれまでサイボウズLiveではできていなかったことも実現できました。

これからサイボウズ Officeに乗り換える方へ一言

スケジュール共有だけでなく、パスワード共有やクレーム共有などもできるようになりました。カスタムアプリやワークフロー、メーラーの機能など、サイボウズLiveよりも使える機能の幅が広くなったので助かっています。

サイボウズLiveの時は全く浸透しなかったのに、今では理事長も「サイボウズ Officeがないと仕事が回らない」と言うぐらいまで社内に浸透しています。