サイボウズ Office

サイボウズ Office

Case Study 入交電設株式会社

大切な社員が働きやすく、誇れる会社に
サイボウズ Office導入をきっかけに会社に変化を起こした後継経営者

業種
建設業
利用規模
6人~50人
よく使う機能
カスタムアプリ・ワークフロー・掲示板
掲載日
2021.07.01

入交電設株式会社は昭和11年創業の電気設備工事会社で、山口市を中心に道路照明・信号機などの電気工事の設計から施工までを手がけている。


「建設業だから働き方を変えるのは難しい」-そんな空気が漂う社内で、取締役の隅つばさ氏は「社員が働きやすい環境を作りたい」「意見を言えないまま退職してほしくない」という想いで働き方を改善する取り組みを開始。


2019年にサイボウズ Officeを導入し、社員の声を柔軟に取り入れながら業務のデジタル化を推進してきた。ただ業務を効率化するだけでなく、変化に後ろ向きだった会社の雰囲気までも好転させた隅氏に、サイボウズ Officeが社内でどのような役割を担っているのかをうかがった。

Point

  • 社員が感じている課題をヒアリングしながら業務改善を促進

  • 10代から80代の社員までかんたんだからみんなで使える

  • サイボウズ Officeをきっかけに"変化"に積極的な会社に

導入背景

建設業だからといって、働き方をあきらめない

長年続く方法から脱却すべく、はじめてのシステム導入

隅氏は2018年に「両親が繋いできた会社を手伝いたい」という気持ちで、父が社長を務める同社に入社した。隅氏が入社して目の当たりにしたのは、不便だとは感じていてもなかなか変えられず、長年続けている仕事の進め方だった。

例えば、お取引先様の情報をまとめた顧客台帳は紙で保管されており、それを束ねたファイルが社内や倉庫内に大量に置かれている状態だった。問い合わせがあれば、電話を受けた社員が、大量のファイルから情報を探さなくてはいけない。災害時には重要な顧客情報を守れる保証もなく、事業継続の観点から見ても問題がある状態だった。

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大量の顧客情報は紙の状態で保管されていた

紙になっていればまだ良い方で、隅氏がさらに問題だと感じたのは、情報や業務フローが紙にもなっておらず属人化してしまっている点だった。
「それは〇〇さんに聞いてください」
これから後継ぎとして、事業を引き継いでいく立場として、情報が目に見える状態で蓄積されていないのは大問題だ。

そんな社内の状況を見て、どうにか情報をデジタル化できる方法はないか、社員の業務の手間を減らせる方法はないか、と考えた隅氏はサイボウズ Officeと出会う。
「システム導入に携わるのはこの時が初めてでした。サイボウズ Officeに決めたのは他のどのツールよりも触りやすいインターフェースだったからです。ITのことを何も分からない私と社員が一から作り上げていくことを考えた時に、とっつきやすさは一番大切なことでした。」(隅氏)

「建設業に働き方改革はない」変化に後ろ向きな社内の雰囲気を変えたい

工期厳守の建設業界では長時間労働の常態化が課題となっており、入交電設も例外ではなかった。また、同業界は3K(きつい・きたない・危険)のイメージと結びつきやすく、人手不足・採用難も大きな課題だった。

建設業なのだから、働き方を変えることはできない。業界を理由に変化を起こすことを諦めてしまう空気が社内にあったと隅氏は語る。
「現場の社員も聞けば意見を言ってくれます。しかし、変化に後ろ向きな会社の雰囲気の中で、働き方について思っていることを心の中に溜め込んでいるようでした。」(隅氏)

そんななか、サイボウズ Officeの導入を検討し始めた隅氏は山口県主催の働き方シンポジウムに参加した。偶然にも、シンポジウムの講演を担当したのはサイボウズ チームワーク総研だった。

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サイボウズ チームワーク総研の講演を聞き、働き方改革への想いが強くなったと語る隅氏

「シンポジウムでサイボウズの”チームワークあふれる社会を創る”というミッションや”公明正大な姿勢を大事にする文化”を知り、まさにこの時代に、自社に必要な考えだと思いました。うちもこんな会社にしていきたい、社員はイキイキ働けるだろうな、という思いがこみ上げてきました。サイボウズ Officeを使って働き方改革をしていくことに間違いはないと確信した出来事でした。」(隅氏)

社員一人ひとりが働きやすい環境をつくりたい、この想いから入交電設のサイボウズ Office活用が始まった。

活用と浸透

社員の声を聞きながら、寄り添う活用で浸透に成功

ツールを使って何を変えるのか、社員が声を上げられる場づくり

サイボウズ Officeの全社導入を決めたのと同時期に、隅氏は社員が会社や働き方について意見できる会議を開始した。同会議のなかで、「上司の声が現場に降りてこない」「休みづらい」など、仕事に対する社員の本音を聞くことができたという。

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サイボウズ Officeは、あくまで情報共有ツール。何を解決するためにサイボウズ Officeを使うのか、社員にメリットを理解してもらえないと活用は進まない。
同社では、サイボウズ Officeの導入と同時に、社員の声を吸い上げる体制をつくったことで、業務改善がどんどん進んでいった。

社員にとってのメリット、使いやすさを最優先

10代から80代までの社員が所属し、年齢層が幅広い同社。サイボウズ Officeの導入に前向きな若手社員がいる一方で、新しいシステムの導入に抵抗を感じる社員も少なくなかった。
中小企業の活動に必要な複数の機能をワンパッケージにまとめたグループウェアであるサイボウズ Officeだが、たくさんの機能をいきなり使いはじめると社員の抵抗感を助長してしまうと考え、まずは「掲示板」とカスタムアプリ「作業日報」に絞ってスタートした。

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社員への情報発信は掲示板で行っている
社員のみなさんは「社外に出ていても掲示板で情報をキャッチできるようになりました」と効果を実感している

「作業日報」アプリで入力の手間・集計の手間を削減

特に、カスタムアプリ「作業日報」には「社員の仕事をラクにしたい」という想いが詰まっている。
サイボウズ Officeを導入する前は、1枚の紙に全員が日報を書き込んでいたので、社員は現場から疲れて帰ってきた後に”日報待ちの行列”に並ぶ必要があった。また、その紙の日報をベースにして労務担当者が労働時間を集計するのだが、記入した本人は集計結果を確認することができず、自分の時間外労働時間を把握できていない状態だった。

「労働時間を工期に左右される建設業では時間外労働は仕方ないとされる風潮がありますが、今は時間外手当を払えばいいという時代ではなくなりました。プライベートを大切にしたい社員は、そんな職場からは離れていってしまいます。」(隅氏)

そこで隅氏は「記入がラクになり、一人ひとりが自分の労働時間を意識できる」日報アプリを作成した。

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”日報行列”を解消したカスタムアプリ「作業日報」

スマートフォンからも操作可能なので、日報入力の場所を選ばない。日報のためだけに会社に戻ってくる必要もなくなり、毎日できていた社員の行列はなくなった。
そして、カスタムアプリの集計機能によって、記入者本人も労務担当者も手間なく労働時間を確認できるようになった。自分がどれだけ時間外労働をしているのか知ることで、働き方への意識が高まっていったという。

「楽になる!」を感じられたことで「使ってみたい!」の声が上がり始める

「掲示板」とカスタムアプリ「作業日報」の次に隅氏が使いたいと考えていたのは、申請・決裁業務を電子化できる「ワークフロー」だった。休日出勤の申請をする機会が多いが、紙の申請書では決裁まで時間がかかり、決裁が下りる前に休日出勤日を迎えるということが度々起こっていた。
隅氏が「ワークフローを使ってみたい」と社員に相談すると、「日報」アプリの便利さを感じていた現場社員は「やりましょう!」と同意してくれた。変化に後ろ向きだった社内の雰囲気は、徐々に変わっていた。

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スマートフォンでサイボウズ Officeを操作する社員のみなさん
「紙の申請書を書くのは大変だったが、スマートフォンでかんたんに提出できるようになりました」との声が上がっている

「ワークフロー」の導入時にも、社員の使いやすさを考え、フォローすることは怠らなかった。
使い慣れるまでは、操作方法をレクチャーするだけでなく、承認者に隅氏自身が入り、申請が途中で止まってしまわないようにフォローした。「ここが使いづらい」という声があれば、設定を一から見直した。今では隅氏のフォローがなくても、「ワークフロー」を使った申請はスムーズに進み、休日出勤日までに決裁者まで申請が届かない問題が解消された。

「アプリの使い方を丁寧に伝え、できたら一緒に喜び、前向きに使ってもらえるようにしました。また、操作に失敗して使うのが嫌になりそうな社員がいたら、話をちゃんと聞き、失敗の原因を変えられる場合はアプリを改善しています。」と、社内浸透の工夫を語る隅氏。

誰でも業務アプリを作成できる「カスタムアプリ」のさらなる活用を

入交電設では、自社の業務に合わせたアプリケーションをかんたんに作成できる「カスタムアプリ」の活用も進んでいる。隅氏が社員にヒアリングを重ね、アプリケーションを作成。サイボウズ Office導入のきっかけにもなった「顧客台帳」や、社員のサイボウズ Officeで運用したいという声から生まれた「工務部工程表」など様々なアプリケーションが誕生した。

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カスタムアプリ「工務部工程表」

「今後は、私以外の社員にもカスタムアプリを作れるようになってほしいと思っています」(隅氏)
サイボウズ Officeの「カスタムアプリ」を使えば、ユーザーの誰もが業務改善に役立つアプリケーションを作成することができる。隅氏はこれからの活用促進について、社員も運用管理に積極的に巻き込みながら進めたいと語ってくれた。

働き方の変化

「サイボウズ Officeでできた」が
次の変化の後押しに

サイボウズ Officeが社内のIT化促進の入り口になった

サイボウズ Office導入前は「建設業だから働き方を変えるのは難しい」と変化に後ろ向きな空気が漂っていた同社。はじめて導入したサイボウズ OfficeというITツールで業務を改善できたことが、入交電設の「小さな成功体験」になった。この「小さな成功体験」は、社内のITツールに対する抵抗感・今までのやり方を変えることへの不安を軽減することにつながった。例えば、今までの施工管理体制を大きく変える、ウェアラブルカメラの導入には誰もが協力的だった。

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ウェアラブルカメラを使って作業する様子

2018年に後継ぎとして入社し、もとから同社に勤める社員と少なからず距離を感じていたという隅氏。不安を抱えながらも「大切な社員が働きやすい環境をつくりたい」という想いで走ってきたことで、共感してくれる社員が少しずつ増え、気づけば変化に前向きな風土ができていた。

この効果の大きな要因は何だったのか、隅氏に伺うと次のように答えてくれた。
「サイボウズ Officeはとにかくかんたんで、社員の誰にとっても使いやすいツールです。実際にみんなで使いながらプラスの効果を感じられたので、社員がサイボウズ Officeを認めてくれました。」

同業他社にうらやまれる新卒採用に大成功

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山口県「働き方改革最終報告会議」で発表する隅氏

同社のこうした取り組みは、山口県内で自然と注目を集めるようになった。サイボウズ Officeを導入した2019年度、山口県が選ぶ「誰もが活躍できるやまぐちの企業」に認定され、求職者に配布される県の冊子などで紹介された。その結果、2020年は新卒4名・中途4名の社員を採用に成功し、一緒に働く仲間を増やすことができた。山口県外での就職を希望する若者が多いなか、建設業で新卒社員の採用ができるのはめずらしく、同業他社には「あり得ないことだ」と驚かれたという。

今後の展望

家族・友人に自慢したくなる会社を作りたい

隅氏が今、サイボウズ Officeに最も期待しているのはコミュニケーションへの良い影響だ。

誰も疎外されない社内コミュニケーション

誰でも使えるサイボウズ Officeだからこそ、社員の年齢層が幅広くても、誰もが疎外されずにコミュニケーションに参加できている。

同社に65年間勤務する最高齢の社員、越峠 實氏もサイボウズ Officeを利用している。「掲示板」や「カスタムアプリ」で自ら情報発信し、若手社員と積極的にコミュニケーションをとっている。
下は10代の社員から、上は越峠氏まで、年齢に関係なくサイボウズ Officeでコミュニケーションを取れる環境が同社にはある。

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カスタムアプリ「社員紹介」
越峠氏は同僚の自己紹介を読み、コミュニケーションのきっかけにしている

社員の気持ちを汲み取れるコミュニケーションを

このサイボウズ Officeのコミュニケーション機能を、今後はもっと活用していきたいと隅氏は語る。

案件によっては2〜3ヶ月間、遠方に赴かなければいけない現場社員。以前、遠方の現場に出張していた社員が突然離職してしまったことがあり、その社員にもっと声をかけていればと後悔した。

「以前、遠い現場で起こったトラブルをきっかけに辞めた社員がいました。もう少し何か言ってあげることができていたらと後悔しています。大事な社員なのでもう誰一人辞めてほしくありません。これからは、サイボウズ Officeを強みに社員とコミュニケーションをとっていきます。誰もが意見を言いやすく、働きやすい環境を作って、消化不良で辞める人をなくしたいです。」(隅氏)

サイボウズ Officeを導入したことで、遠方にいる社員も社内の情報にアクセスしやすくなった。スマートフォンから入力できる「日報」を見れば、遠方の現場で今日何があったのか確認できる。サイボウズ Officeは新たなコミュニケーション手段として定着し、以前は課題だったはずのコミュニケーションを「会社の良いところ」に変え始めている。

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入交電設のみなさんのお仕事風景

入交電設のサイボウズ Office活用はこれからも続いていく。隅氏の夢は「入交電設を社員が家族や友達に自慢したくなるような会社にすること」だ。その時にサイボウズ Officeは絶対に必要だと、最後に語ってくれた。

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