Case Study 株式会社いいなダイニング

一方通行のコミュニケーションを変えたい！
願いを込めた社内浸透の工夫で
サイボウズ Officeが定着

株式会社いいなダイニング

業種: 卸小売業
利用規模: 51人～100人
よく使う機能: メッセージ・掲示板
企業HP: https://www.iina-dining.co.jp/
掲載日: 2022.02.28

株式会社いいなダイニングはお弁当やお惣菜などの製造販売と、給食事業を展開する会社だ。大阪の十三に事務所と工場を置き、大阪、兵庫、京都でお惣菜やおにぎりの専門店を計34店舗運営している。今回は、熱い想いで社内浸透を推し進めた経営管理部主任の土岐摩以子氏に、導入背景と浸透の工夫、導入効果についてうかがった。

Point

一方通行のコミュニケーションを変えたかった
メールではなくメッセージを使うことがカルチャー変革の鍵
マニュアルや定期的な発信で社内浸透に成功

INDEX

導入背景: 一方通行のコミュニケーションを変革したい

社内浸透の工夫１: 実際の業務を意識した「社内マニュアル」

社内浸透の工夫２: 困りごとに応える「活用資料」

社内浸透の工夫３: オリジナルログイン画面で入り口から楽しく

利用方法: 多店舗経営ならではのお悩みが解決

導入効果: 閉鎖的なコミュニケーションが変化

導入背景

一方通行のコミュニケーションを変革したい

いいなダイニングは、事務所・工場・店舗間のコミュニケーションを行うためのツールとしてサイボウズ Officeを導入した。その背景には、同社が阪急電鉄の子会社だった際、サイボウズが提供する製品の一つであるGaroonを利用していたことがあり、同じ操作感で使えるサイボウズ Officeの導入を決めた。

土岐氏は、もともとシステム担当者だったわけではなく、店舗営業本部担当として店舗運営に携わっていた。その際、レジなどのシステム管理に関わったことがきっかけで、次第に社内のシステムを担当するようになったという。

サイボウズ Officeの導入を開始した当時から、土岐氏にはある目標があった。それが、業界特有の上司から部下への一方的になりがちなコミュニケーションの変革だ。

「この業界は昔ながらの体育会系な体質で、上下関係が厳しいところもあります。そのカルチャーを否定するわけではありませんが、言いたいことを言いにくい閉塞感を生んでいますし、若いメンバーが増えない原因にもなっていると思っています。しかし、いくら上司に『部下の意見を汲み取ってほしい』、そして若い社員に『上司には言いたいことを言っていい』と伝えても、言葉だけで簡単に変わるものではありません。」（土岐氏）

そんなときに土岐氏はサイボウズ Officeの「メッセージ」を知り、業界の風土やカルチャーを変えるようなツールではないかと感じたという。

「メールは一方通行で閉鎖的なやりとりになりますが、『メッセージ』のやり取りはオープンです。軽い気持ちでコメントをしてくれる人が現れて、発言しやすい雰囲気が生まれるかもしれないと思ったのです。サイボウズ Officeというツールを入れることで無意識に変化が起きる、そんな利用効果を夢見ていたので、『メッセージ』を使いたいと導入前から強く思っていました。」（土岐氏）

社内浸透の工夫１

実際の業務を意識した「社内マニュアル」

土岐氏がサイボウズ Officeを社内に浸透させるために真っ先に行ったのは、マニュアルの作成だった。店舗用と事務所用の２種類あり、それぞれの用途に合わせて内容を変えている。同社では、事務所から店舗に向けて情報が発信されることが多いため、店舗用は情報を受信するとき、事務所用は情報を発信するときに利用する機能の使い方を説明しているという。

マニュアルを作るにあたって土岐氏が意識したのは、「実際の業務」に寄せた内容にすることだった。

「特に店舗の店長は、子会社時代にGaroonを使っていなかったので、ITに慣れていませんでした。そんな店長が、サイボウズ Officeの公式マニュアルを検索して自力で必要な情報にたどり着くというのはハードルが高いように感じました。自分が使う機能のことだけ知りたいのが人情。そこで、リアルに起こっている業務を題材にしたデモデータを用意し、マニュアルを作成しました。」（土岐氏）

こうした工夫によって、社員にとって使い方がイメージしやすく、わかりやすいマニュアルとなっている。

社内浸透の工夫２

困りごとに応える「活用資料」

土岐氏は、マニュアルとは別に、社内から寄せられる困りごとに応える形で、活用資料を作成している。例えば「サイボウズ Officeの通知を見てくれない人がいて困っている」という相談を受けたときは、サイボウズ Officeの通知を見ることの大切さを伝える活用資料を作成。トップページの最新情報の通知をこまめに見ることのメリットを、具体的な例をもとに説明している。

「サイボウズ Officeを活用するうちに、だんだんと困りごとが変わっていきます。新しく生まれた困りごとに合わせて、定期的に解決策を考えて作成しています。“◯◯通信”みたいな感じですね。これは導入直後からの取り組みで、当時は頻繁に作っていました。最近は月に1回程度の頻度で作成しています。」（土岐氏）

社内浸透の工夫３

オリジナルログイン画面で入り口から楽しく

土岐氏の工夫はマニュアルや活用資料にとどまらない。社員に「サイボウズ Officeは自分たちのシステムだ！」と感じてほしいという想いから、自らオリジナルのログイン画面を作成しているという。画像は毎月季節に合わせて更新される。

毎月更新されるログイン画面に、社員からは「かわいい、楽しい！」と好評だったという。
「当社には、パソコンやシステムにあまり強くないメンバーが多いため、入口を楽しくして入りやすくしたい、と思って取り組みました。」（土岐氏）

利用方法

多店舗経営ならではのお悩みが解決

浸透までの道のりは決して平坦ではなかったが、今では一通りの業務がサイボウズ Officeで完結する。多くの店舗を展開する同社で、事務所・店舗間、あるいは店舗・店舗間の情報共有をスムーズにする活用方法をご紹介いただいた。

大量のメール処理からの解放

同社では、34の店舗から事務所に対して様々な帳票が提出される。以前はこのやり取りをメールで行っていたため、提出のお願いに対して各店舗から山程のメールが届くことになり事務所は収集処理に追われていた。現在はこの業務を「メッセージ」で行っており、提出依頼用の「メッセージ」を送ると、そのコメント欄に各店舗が帳票を添付する。この変化に事務所のメンバーは「こんな便利なものはない！」と感動したという。提出物収集だけでなく、業務のやりとりなど色々な用途に活用されている。

離れた店舗で働く社員の人柄を掲示板で共有

同社の社員は店舗ごとにバラバラに働いているので、離れた店舗にどんな社員がいるのか把握しづらい。そのため店舗間の異動の際にも、どんな同僚が来るのかわからなかった。そこで土岐氏は入社1~3ヶ月の社員にインタビューし、その内容を社員紹介として「掲示板」に掲載。社員の人柄が伝わるように、プライベートな内容を中心にインタビューして作っているという。離れている社員のことを知ることができるだけでなく、異動の際にも役立てて欲しいという土岐氏の願いが込められている。運用当初こそリアクションは少なかったが、今では多くの「いいね！」がつくなど反応が増えた。

社員紹介だけでなく、社報も「掲示板」で発信している。これまで社報は、紙で作成し店舗に郵送していたが、「掲示板」で発信するようになったことでペーパーレス化を実現できたほか、リアルタイムに情報が伝わるようになった。

導入効果

閉鎖的なコミュニケーションが変化

土岐氏の利用浸透の努力によって、同社ではサイボウズ Officeを通じたコミュニケーションが当たり前になった。この結果、上司から部下への一方的になりがちだった社内のコミュニケーションに変化が生まれているという。

「私は色々な機能の中でも『メッセージ』が肝と考えていたので、『メッセージ』がフル活用されることをゴールに活動しました。しかし導入当時はメールでいいのでは？とよく言われました。なぜ両方要るの？という感覚だったのでしょう。その度にこれはメールとは違うものだと思ってほしい、と粘り強く説明しました。メールは『CC』で送れるとはいえ、一方的なコミュニケーションになりがちです。対して『メッセージ』は、『同じ場所でみんなで話し合っているような場所』というイメージです。離れた店舗の社員とは物理的に距離があるので直接は集まれないですが、『メッセージ』があれば仮想空間のような感じで同じ話題について話し合える。そうすれば色々な仕事が便利になることはわかっていたので、自信を持って伝えられました。」（土岐氏）

はじめは、みんな様子をうかがって誰もサイボウズ Officeに書き込まなかった。しかし次第にうまく書き込んでくれる社員が現れたり、土岐氏からのアプローチで書き込んでくれる社員が増えたりしていったという。

「過去に比べると社内の考え方が変わってきたと感じますし、一方的なコミュニケーションが双方向に変わりつつあります。最近では、『メッセージ』の良さがわかりましたと社員に言われることも増えたんですよ。」（土岐氏）